Автоматизация оплаты счетов для сети из 75+ кафе: разгрузка директора и контроль платежей

⚡Клиент

Крупная федеральная сеть кафе самообслуживания (пицца, роллы) с богатой историей и высокими стандартами качества. Сеть насчитывает более 75 филиалов по всей России, что подразумевает огромный поток операционных расходов и сложную структуру юридических лиц.

❓Проблема

Процесс оплаты был хаотичным: Исполнительный директор был перегружен согласованием малых сумм, отсутствовал единый реестр заявок, а отсутствие контроля статусов приводило к просрочкам платежей и потере важных счетов.

Внедрили автоматизированную систему управления платежами в Битрикс24 — умный маршрут обработки счетов, который разгружает топ-менеджмент и обеспечивает сквозной контроль от заявки до фактической оплаты.

✅ Настроили:

• Умная маршрутизация по суммам — автоматический выбор согласующего: низкобюджетные счета уходят Финансовому директору, крупные — Исполнительному, что освобождает время руководства для стратегических задач

• Автоматическое распределение по юр. лицам — система сама направляет заявку на нужного бухгалтера в зависимости от юридического лица-плательщика

• Система автоматического замещения — если согласующий отсутствует, задача мгновенно переходит к заместителю, исключая остановку бизнес-процесса

• Визуальный контроль через «Канбан» — прозрачный реестр всех заявок, где сразу видно, на каком этапе «застрял» счет и кто ответственен за задержку

• Единая карточка заявки — все документы (счета, платежки) и комментарии хранятся в одном месте, создавая полную историю

• Мгновенные уведомления — заявители и ответственные получают оповещения о каждом изменении статуса (принято, отклонено, оплачено)

➤ Разгрузка топ-менеджмента: Исполнительный директор согласовывает только критически важные платежи

➤ Прозрачность 100%: руководство в любой момент видит реестр всех заявок и их текущие статусы

➤ Скорость согласования: автоматические уведомления и маршруты ускорили прохождение счетов

➤ Исключение просрочек: контроль дедлайнов и визуализация задержек на канбане позволяют платить вовремя

➤ Порядок в бухгалтерии: автоматическое распределение по ЮЛ и бухгалтерам исключило путаницу в платежах

➤ Безопасность и контроль: права доступа настроены так, что каждый видит только свой сегмент работы

➤ Цифровой архив: больше никаких поисков счетов в почте или мессенджерах — всё в карточках заявок

➤ Процесс больше не «по памяти» — финансовый поток компании работает по четкому алгоритму