Автоматизация отчетности проектов с почасовой оплатой в digital-агентстве

Клиент — digital-агентство Manao Dev, специализирующееся на проектной B2B-разработке с почасовой оплатой. Команда одновременно ведет несколько проектов, выполняет разные типы работ (разработка, дизайн, исправление ошибок, внутренние задачи) и ежемесячно формирует отчеты для клиентов.

При росте количества проектов ручная подготовка отчетов стала занимать значительное время и сопровождалась риском ошибок. Данные о задачах, времени, оплатах и документах находились в разных разделах системы, что усложняло контроль и согласование.

Необходимо было создать единую систему отчетности, которая позволит:

- получать полный список выполненных задач за выбранный период

- видеть фактические трудозатраты по каждой задаче

- формировать итоговое количество часов и сумму к оплате

- быстро переходить к исходным задачам в планировщике

- исключить ручной сбор данных и повторный учет работ

- обеспечить прозрачность расчетов для клиентов и бухгалтерии

Дополнительным требованием стала возможность хранения истории отчетов и корректной работы с оплачиваемыми и неоплачиваемыми задачами.

Для решения задачи была разработана двухэтапная система отчетности, интегрированная с CRM и планировщиком задач.

На первом этапе реализована версия отчетов, формируемых на основе фильтров задач.

Менеджер задавал параметры отчета: период, проект или рабочую группу, тип задач, статус выполнения, процент оплаты и диапазон дат. Система формировала список задач и итоговые трудозатраты, после чего создавалась ссылка для клиента.

После согласования отчета:

- готовились документы на оплату

- создавалась сделка в CRM

- после оплаты задачи отмечались как оплаченные

Данное решение позволило автоматизировать базовый процесс формирования отчетов, однако в ходе эксплуатации были выявлены ограничения.

Для устранения выявленных проблем была разработана новая версия системы на базе канбана и смарт-процессов CRM.

Ключевым изменением стало выделение отчета в отдельную сущность с собственной карточкой и связями с задачами, проектами и компаниями.

Это позволило построить сквозной процесс: задачи → отчет → сделка → документы → оплата

Менеджер создает карточку отчета и формирует список задач с помощью фильтров по проекту, компании, статусам и датам. Все задачи уже связаны с нужными объектами, поэтому ручная проверка не требуется.

Система автоматически:

- отображает список работ за период

- подсчитывает суммарное время

- выделяет задачи, не подлежащие оплате (например, баги)

После проверки менеджер отправляет клиенту ссылку на брендированную страницу отчета с детализацией работ и итоговой суммой.

После согласования отчет становится основанием для выставления счета.

Сделка на оплату создается непосредственно из карточки отчета, а все документы автоматически привязываются к нему. После поступления оплаты отчет переводится в статус «Оплачено», а включенные задачи получают отметку полной оплаты и исключаются из будущих отчетов.

Электронные версии документов сохраняются в системе, что обеспечивает быстрый доступ к истории расчетов.

Система хранит все отчеты независимо от их статуса, что позволяет клиентам и сотрудникам возвращаться к любому периоду. Менеджеры получают уведомления об оплате, а офис-менеджеры могут продолжить работу с документами без дополнительных запросов.

В результате все данные по задачам, времени, оплатам и документам объединены в едином рабочем контуре.

В результате внедрения системы отчетности агентство получило единый инструмент контроля задач, времени, оплат и документов по всем проектам. Процесс подготовки отчетов стал стандартизированным и независимым от ручного сбора данных.

Основные изменения:

- значительно сократилось время подготовки и согласования отчетов

- исключены ошибки при подсчете часов и формировании сумм к оплате

- обеспечена прозрачность расчетов для клиентов

- появился доступ к текущим и архивным отчетам за любые периоды

- устранено повторное попадание оплаченных задач в новые отчеты

- централизовано хранение документов по каждому отчету

Менеджеры получили возможность формировать отчеты в несколько кликов, а клиенты — просматривать детализацию работ в удобном формате со ссылками на задачи.

Система позволила выстроить полный цикл учета: от выполненной задачи до поступления оплаты. Все действия фиксируются в CRM, что повышает управляемость проектов и финансовую прозрачность.

Решение масштабируется при увеличении количества клиентов и проектов и используется в ежедневной работе команды.