Автоматизация отдела продаж генерального дистрибьютора Albany Assa Abloy

· Оптимизировать временные затраты.

· Консолидировать сбор информации.

· Внедрить CRM-систему, чтобы сотрудники могли пользоваться ей самостоятельно.

· Настроить уведомления, напоминания и автоматические действия системы, для упрощения работы сотрудников.

На этапе предпроектного обследования и интервью с руководителем, выделили 3 направления сделок и настроили 4 воронки:

· Продажа

· Дилерская сделка

· Сервисная сделка

· Продажа запчастей

На каждом направлении отразили поэтапную работу с клиентами. Вот, что получилось в четырех воронках:

Продажа

Дилерская сделка

Сервисная сделка

Продажа запчастей

Помимо стадий были настроены карточки сделок, контактов, компаний под нужды клиента.

Варианты коммуникаций с клиентом:

· Виджет на сайт

· WhatsApp

· Подключена общая почта

· Телефония Mango

Все новые клиенты, которые оставляют обращение на сайте попадают сразу в сделки и там же проходит первоначальная обработка обращений.

Реализация бизнес-процессов:

Бизнес-процесс запускается автоматически на стадии “Монтаж” в воронке “Продажа”, а также вручную из карточки сделки.

Из карточки сделки наследуются поля:

· Родительская сделка

· Наблюдатель Ответственный менеджер

· Сумма за монтаж (из направления "Продажа")

Инициатор должен заполнить обязательные поля.

Бизнес-процесс запускается вручную из “Живой ленты” на портале. После запуска инициатор заполняет необходимые поля.

Если инициатор работает в отделе сервиса, БП идёт на согласование руководителю отдела сервиса. Далее процесс идёт на согласование директору.

· После того как согласование выполнено, ставится задача бухгалтеру:

· Постановщик: директор

· Исполнитель: бухгалтер

· Наблюдатель: инициатор

· Срок выполнения: Дата платежа из БП

Бизнес-процесс запускается вручную из карточки сделки или “Живой ленты”. Инициатор заполняет необходимые поля.

Если инициатор принадлежит отделу сервиса, БП приходит на согласование Руководителю отдела сервиса. Далее БП идёт на согласование Директору. После того как командировка согласована, она вносится в График отсутствий. За 3 рабочих дня до начала отпуска ставится задача Бухгалтеру на выдачу денежных средств и внесение данных в ЗУП.

Бизнес-процесс запускается вручную из карточки сделки или “Живой ленты”. Инициатор заполняет необходимые поля.

Если инициатор принадлежит отделу сервиса, БП приходит на согласование Руководителю отдела сервиса. Далее БП идёт на согласование Директору. После того как отпуск согласован, он вносится в График отсутствий. За 7 рабочих дня до начала отпуска ставится задача Бухгалтеру на выдачу денежных средств и внесение данных в ЗУП.

Координатор сервиса в воронке “Сервисная сделка” запускает БП:

· Выбирает техника

· Указывает дату

· Пишет наименования запчастей, необходимые взять на складе

· Пишет комментарий

Технику приходит БП с информацией из сделки. Во время выезда на объект техник вносит необходимые данные в БП. Данные заносятся в выбранную сделку, сделка меняет стадию на “Технический акт подписан”.

По факту выполнения сервисного обслуживания вся информация вносится в «список договоров», с пометкой, когда было проведено последнее обслуживание. По каждому сервисному договору указывается периодичность и последняя дата обслуживания, что позволяет сформировать следующую дату обслуживания, и дата попадает в календарь. Координатор заходит в календарь и смотрит загруженность техников и монтажников и назначает обслуживание по тому или иному договору. Если нужно создать сделку, координатор переходит в элемент списка через календарь и вручную запускает процесс создания сделки.

· Произведен анализ состояния имеющегося портала Битрикс24: участники и роли, структура данных, текущие настройки, сценарии работы.

· Настроен модуль CRM в соответствии с потребностями отдела продаж, распределительного центра и производства.

· Произведена настройка ролей и прав доступа для сотрудников в CRM Битрикс24

· Сделан экспорт клиентской базы в CRM Битрикс24.

· Выполнена настройка роботов и внедрение автоматизированных бизнес-процессов обработки заказов.