Автоматизация процесса подбора перевозчиков с возможностью сравнения стоимости и выбора предложения

Сегодня для компаний, в работе которых присутствуют процессы, связанные с перевозкой грузов, важно внедрить удобную систему для организации слаженного и оперативного взаимодействия всех участников процедуры управления транспортной логистикой.

Цель задачи - повысить эффективность в процессе подбора перевозчика для выполнения рейсов по заданному маршруту в указанный срок.

Что сделали мы?

Проект был реализован на двух смарт-процессах. Для удобства, основной процесс “Логистика” был выделен в отдельный пункт главного меню.  

Инициатор заявки создает карточку и заполняет поля.

Поля в разделах ОБЩИЙ и МАРШРУТ:

Раздел ОБЩИЙ: 1 - “Наименование продукта” 2 - “Количество” 3 - Выбираем единицу измерения из предложенных вариантов 4 - Указываем свой вариант, если в поле 3 нет нужного значения 5 - Дата и время подачи транспорта.

Раздел МАРШРУТ 6 - Заполняем данные откуда забрать (компания, город, улица, контактное лицо, контактный номер) 7 - Заполняем данные куда доставить (конечный пункт) 8 - Промежуточный пункт заполняем если есть, их может быть несколько

После создания заявки, карточка будет находиться в стадии “Новая заявка”, сотрудникам отдела Логистики в колокольчик (правое вертикальное меню) придет уведомление "Новая заявка"

Далее, любой сотрудник отдела логистики может взять заявку в работу, для этого необходимо перетащить карточку на стадию “Заявка в работе” либо открыть карточку и сверху выбрать стадию “Заявка в работе”.

После выполненных манипуляций сотрудник становится ответственным за исполнение заявки, в карточке в разделе “Общий” автоматически заполняется поле “Ответственный отдел Логистики” и в блоке Автоматизация (см. левое вертикальное меню) появляется красная метка с цифрой, что означает - у вас новое задание.

Ответственный сотрудник отдела Логистики переходит в задание “Предоставить 3-5 компаний для перевозки продукции”.

и заполняет поля (со звездочкой обязательные - информация по 3м перевозчикам, 4й и 5й заполняется по желанию)

После выполнения задания “Предоставить 3-5 компаний для перевозки продукции” карточка автоматически перемещается в стадию “На проверку инициатору”, Инициатору заявки ставится задание “Для заявки “......” выберите перевозчика” (уведомление - красная метка с цифрой в блоке Автоматизации) и руководителю Инициатора заявки приходит уведомление в колокольчик.

Второстепенный процесс “Перевозчики” связан с главным процессом “Логистика” и добавлен в карточку Заявки. После выполнения Задания ответственным сотрудником отдела Логистики, в карточке Заявки в верхнем меню в разделе “Перевозчики” появится список перевозчиков со статусом “Заявка обработана”. 

Теперь инициатор заявки переходит в своё задание, знакомится с информацией и принимает решение.

Если ни один из предложенных вариантов не подходит, выбирается в пункте Другое - “Нет подходящего перевозчика”.

После выполнения задания “Для заявки “......” выберите перевозчика”, карточка автоматически переходит в стадию "Согласовано/подготовка к рейсу" 

В карточке, перейдя в раздел верхнего меню “Перевозчики”, можно посмотреть как изменились статусы Перевозчиков

Если ни один из предложенных перевозчиков не был выбран, карточка автоматически вернется на начальную стадию и работа с карточкой начинается заново, список перевозчиков дополнится новыми, после повторного подбора.

Далее создается задание на ответственного отдела Логистики “Заполните информацию по перевозчику “....” и прикрепить скан заявки “....””. Необходимо заполнить все обязательные поля и сохранить задание.

Нужные поля в карточке заявки раздела “ДАННЫЕ ПО ПЕРЕВОЗЧИКУ/ДОКУМЕНТЫ” заполняются автоматически, также карточка автоматически переносится в стадию "Сбор закрывающих документов"

Исполнителю заявки придет уведомление в колокольчик “Прикрепите скан УПД, ТТН, после этого Заявку можно закрыть. Срок три недели от даты ……...”

После завершения рейса Исполнитель заявки прикрепляет скан УПД, ТТН в поле карточки “Скан закрывающих документов” раздела “ДАННЫЕ ПО ПЕРЕВОЗЧИКУ/ДОКУМЕНТЫ” и закрывает заявку

Создан эффективный инструмент для упрощения коммуникации и обмена данными между всеми участниками процесса выбора перевозчиков, тем самым сократились временные затраты и возможные ошибки при передачи информации. По каждой заявке сохраняется история - какие перевозчики были предложены, какой был сделан выбор, кто был инициатором и кто исполнителем и др.. Работать с информацией стало удобнее - появилась возможность сохранять список перевозчиков в виде реестра, фильтровать их по разным критериям, выгружать в Excel.