Автоматизация процесса согласования и проверки при увольнении сотрудника в Битрикс24

Боли бизнеса клиента:

ТОО «СЛК» — Степная Логистическая Компания, работающая в сфере оптовой продажи табачной продукции. Для таких компаний особенно важно, чтобы процесс увольнения сотрудников проходил строго по регламенту: с участием бухгалтерии, службы безопасности, IT, отдела кадров и руководителей подразделений. Ошибки или задержки на любом этапе могут привести к финансовым потерям, рискам по документам и организационным сбоям.

До автоматизации процесс согласования и проверки при увольнении был разрозненным и зависел от ручного контроля. Основные сложности заключались в следующем:

1) информация по увольнению собиралась из разных источников и не была централизована;

2) документы и подтверждения передавались между отделами не в единой системе;

3) согласование зависело от человеческого фактора: задачи могли задерживаться, теряться или возвращаться без прозрачной истории;

4) не было удобного механизма контроля, на каком этапе находится процесс и кто сейчас отвечает за следующий шаг;

5) возвраты на доработку требовали дополнительных коммуникаций и усложняли маршрут согласования;

6) итоговый комплект документов формировался вручную, что увеличивало нагрузку на сотрудников и создавало риск ошибок.

Для клиента это означало лишние временные затраты, недостаточную прозрачность процесса и риски пропуска обязательных проверок перед увольнением сотрудника.

Мы систематизировали действующий регламент клиента и автоматизировали процесс согласования и проверки при увольнении в Битрикс24.

В основе решения — единый цифровой сценарий, который запускается с заполнения формы инициатором процесса. После этого в Битрикс24 автоматически создается карточка смарт-процесса, где фиксируются все данные по сотруднику, основания увольнения и необходимые документы.

Далее мы выстроили пошаговый маршрут согласования между всеми участниками процесса:

- бухгалтерия проводит первичную проверку;

- ревизор выполняет следующий этап контроля;

- IT прикладывает акты приема-передачи оборудования;

- начальник отдела согласовывает прохождение этапа со своей стороны;

- служба безопасности выполняет обязательную проверку;

- отдел кадров формирует и прикладывает приказ об увольнении;

- НОП добавляет подписанный скан приказа;

- бухгалтерия завершает процесс финальным расчетом сотрудника.

Отдельное внимание было уделено логике возвратов. Если какой-либо этап не подтверждается, система не просто останавливает процесс, а автоматически направляет задачу на доработку нужному сотруднику или в нужное подразделение. После устранения замечаний задача возвращается на повторное согласование. Это позволило сохранить управляемость процесса даже в нестандартных ситуациях.

Также мы реализовали централизованное хранение всех документов внутри карточки процесса и финальное автоматическое формирование PDF-файла «Обходной лист сотрудника». Таким образом, весь цикл — от инициации увольнения до выпуска итогового документа — стал единым, прозрачным и управляемым в рамках Битрикс24.

В результате проекта ТОО «СЛК» получило формализованный и полностью управляемый процесс увольнения сотрудников в единой системе.

Что изменилось для бизнеса:

1) процесс стал прозрачным: в любой момент видно, на каком этапе находится согласование и кто отвечает за следующий шаг;

2) все участники работают в едином цифровом контуре Битрикс24, без разрозненных коммуникаций и потери данных;

3) обязательные проверки больше не зависят только от ручного контроля, так как система сама маршрутизирует задачи по утвержденному сценарию;

4) возвраты на доработку стали контролируемыми и логичными, без хаоса в согласованиях;

5) все документы по увольнению собираются в одной карточке, что упрощает доступ к информации и внутренний контроль;

6) финальный «Обходной лист сотрудника» формируется автоматически, что снижает ручную нагрузку на сотрудников и минимизирует вероятность ошибок.