Автоматизация процесса согласования отпуска

Кейс: Автоматизация процесса согласования отпуска в Битрикс24

В компании не был выстроен и автоматизирован процесс согласования отпуска, а это значило:

- Каждый раз перед выходом в отпуск у сотрудника возникали вопросы: а как писать заявление? А где взять шаблон? А куда отнести? И множество других вопросов.

- Вопросами постоянно отвлекали HR или бухгалтера, а у них много своих задач :)

- Непонятный алгоритм обмена документами.

- Отсутствие шаблонов заявлений.

Даже если написать памятку с алгоритмом согласования отпуска, со временем она все равно потеряется.

Автоматизировать процесс согласования отпуска через бизнес-процессы в Битрикс24.

1. Разместили процесс согласования отпуска в ленте новостей, куда у всех сотрудников есть доступ.

2. Прописали алгоритм процесса.

Пока не будут заполнены поля с датами отпуска и не прикреплено заявление на отпуск, бизнес - процесс не запустится.

3. После запуска бизнес-процесса сотруднику придет уведомление, чтобы он понимал, что происходит с его заявлением.

В ленте новостей тоже можно будет отследить бизнес-процесс

4. А вот что происходит у непосредственного руководителя:

Уведомление

Само задание.

Руководитель может утвердить или отклонить отпуск.

Если отпуск отклоняется, то руководитель указывает причину и бизнес-процесс с заданием возвращается сотруднику с комментарием. Например, были неверно указаны даты.

Сотрудник переписывает заявление, прикрепляет и задание вновь приходит руководителю.

А если руководитель утвердил отпуск, то сотруднику приходят уведомления:

5. Уведомление и задание у директора:

Такой же алгоритм подтверждения или отклонения

6. Уведомление у сотрудника при подтверждении:

7. Уведомление и задание у бухгалтера

После того, как бухгалтер вложил в задание приказ, бизнес-процесс возвращается сотруднику.

8. Уведомление и задание у сотрудника.

9. Дополнительное задание сотруднику, чтобы бухгалтер не искал оригиналы документов.

10. Возвращение бизнес — процесса бухгалтеру

11. И последнее уведомление сотруднику:

Какие проблемы решились благодаря автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24?

Выстроен четкий алгоритм процесса.

Участникам процесса приходят уведомления и задания. Каждый знает, что должен сделать.

Из процесса полностью убран HR, никто его не отвлекает.

Налажен документооборот между сотрудником и бухгалтером.

Уведомления о заданиях приходят в Битрикс24, на почту и отображаются в ленте новостей. Никто не пропустит задание :)