Автоматизация работы с договорами и интеграция с 1С

Наш клиент — крупная текстильная компания, занимающаяся производством, поставкой высококачественных товаров для сна для оптовых и розничных покупателей. Компания активно развивает ассортимент, участвует в крупных тендерах, внедряет современные технологии в производство и поддерживает долгосрочные партнёрские отношения с заказчиками по всей стране.

Процесс согласования договоров в компании велся в разрозненных каналах: по электронной почте, в мессенджерах и через бумажный документооборот. Это приводило к затягиванию сроков, потере файлов и затруднениям в отслеживании статусов согласования.

Для решения этих задач руководство компании приняло решение внедрить в работу CRM-системы Битрикс24 индивидуальный бизнес-процесс согласования договоров.

В результате был реализован единый процесс для согласования договоров. Это важный этап, от которого зависит скорость заключения сделок и качество сотрудничества.

Процесс позволяет дальнейшее развитие продукта.

Задачи:

► Возможность контролировать сроки согласования и подписания договоров.

► Автоматический выбор руководителя (согласующего) для ответственного за договор.

► Прозрачность процесса.

► Работа над договорами в одном пространстве.

► Интеграция договоров Битрикс24 с 1С.

С помощью Битрикс24 была настроена централизованная система управления договорами, которая автоматически назначает задания согласующим в зависимости от условий договора, исключая необходимость ручного отслеживания этапов и назначения ответственных. 

Теперь все договоры — как текущие, так и завершённые — доступны в одном месте, что упрощает их поиск и управление. Весь процесс от согласования до подписания ведётся в единой системе, обеспечивая прозрачность и оперативность.

Также дополнительно была настроена интеграция с 1С, которая исключает ошибки при переносе данных и обеспечивает точную и автоматическую синхронизацию информации между системами.

Теперь сотрудники разных отделов имеют единое место для ведения договоров – от согласования руководителем отдела до подписания двумя сторонами. 

Также была настроена индивидуальная настройка доступа для того или иного отдела.

Подписанные или отказные договора также можно посмотреть внутри процесса.

Карточка договора содержит всю самую главную информацию. Нажав на карточку, можно будет просмотреть историю согласования, проконтролировать прикрепленные файлы и комментарии.

Не нужно самостоятельно следить за процессом согласования и определять чье согласование требуется, а чье нет. 

Процесс сам ставит задания на согласования и определяет в зависимости от условий договора согласующего.

Удобно просматривать задания по согласованию в одном месте.

В карточке компании можно просматривать текущие и заключенные договора и их статусы на отдельной странице.

Теперь сотрудники могут работать с договорами только в Битрикс24, система сама перенесет заключенный договор в 1С и сохранит нужную информацию о нем в базе.

✔ Исключена необходимость вручную отслеживать этапы согласования и определять ответственных.

✔ Автоматическое назначение заданий согласующим в зависимости от условий договора.

✔ Удобный доступ ко всем договорам компании — как текущим, так и завершённым.

✔ Централизованное ведение договоров в единой системе — от согласования руководителем до финального подписания сторонами.