Автоматизация работы с партнёрской сетью для строительной компании

ООО "ДФ ОПТ" работает с партнёрской сетью, через которую поступает основная часть заявок на покупку строительных материалов.

Ранее компания использовала связку Битрикс24 и МойСклад, однако при росте числа партнёров стало важно не только закрывать операционные задачи, но и иметь собственное имиджевое решение, которое будет отражать дилерскую модель работы без необходимости платить за каждого нового участника сети.

Дополнительной проблемой стали отзывы партнёров о работе с текущими инструментами. Многие отмечали, что им сложно разобраться в интерфейсе, в результате чего программой регулярно пользовались не более 40% из них. Остальные передавали заявки в обход системы, что затрудняло их учёт и контроль, увеличивало нагрузку на менеджеров и время обработки обращений.

Требовалась система управления заявками (crm) с простым и понятным интерфейсом, которая не отпугивает партнёров, а, наоборот, становится для них удобным рабочим инструментом и конкурентным преимуществом при развитии партнёрской сети, мотивируя партнёров активнее работать и брать больше заявок.

Заказчик выделил 3 основные задачи:

1. Внедрить и доработать систему управления заявками (crm) под дилерскую модель бизнеса, которая станет единым рабочим инструментом для управляющей компании и партнёров.

2. Создать имиджевое решение с простым и понятным интерфейсом, чтобы партнёры действительно использовали систему в ежедневной работе, а не обходили её.

3. Обеспечить возможность масштабирования системы вместе с ростом партнёрской сети без усложнения процессов и без роста затрат.

В качестве платформы для системы управления заявками (crm) Заказчик выбрал нашу платформу АСТАРТ, так как она позволяет реализовать собственное решение на базе готового продукта:

- не тратить время и бюджет на разработку базового функционала;

- гибко дорабатывать систему под свои бизнес-процессы и дилерскую модель;

- контролировать логику и интерфейс решения;

- масштабироваться вместе с ростом партнёрской сети без увеличения затрат.

Также в рамках проекта был реализован ряд доработок, которые учитывают специфику дилерской модели и напрямую влияют на прозрачность работы с заявками и удобство партнёров.

На первом этапе реализовали ключевые интеграции, необходимые для переноса текущих процессов:

- Настроили загрузку базы заявок, контактов и компаний. Выполнили импорт из ранее используемых систем без потери данных о текущих клиентах, истории взаимодействий и работе с заявками.

- Реализовали интеграцию с Flexbe для автоматической передачи заявок с сайта в систему.

- Сделали интеграцию с Битрикс для сохранения непрерывности процессов и корректной работы с обращениями из разных источников.

- Настроили телефонию с автоматическим открытием карточки заявки и созданием новых обращений при входящих звонках.

Реализовали партнёрский кабинет с доступом к собственным заявкам и воронкам продаж. Партнёры получили возможность работать с запросами и управлять своими сотрудниками в системе управления (crm): в веб-интерфейсе и в мобильном приложении партнёра.

Выстроили логику работы с заявками для управляющей компании и партнёров. УК может передавать заявки и при этом отслеживать как общую воронку, так и показатели по каждому партнёру отдельно. Для партнёров настраивается планируемое количество заявок на месяц, что позволяет контролировать выполнение договорённостей и загрузку партнёрской сети.

На общей доске размещаются заявки, которые УК желает передать партнёрам. Можно посмотреть информацию о запросе, необходимых товарах, но контактные данные скрыты. Партнёр, заинтересованный в заявке, забирает её в свою воронку — после этого контакты становятся доступны, а заявка исчезает из общей доски для остальных. Такой подход позволяет выстроить прозрачный и конкурентный механизм распределения заявок без дублирования обращений.

Сделали вкладку «Товары», которая позволяет формировать смету непосредственно внутри Карточки заявки и использовать её для автоматического создания документов (счёт, коммерческое предложение, ТОРГ-12).

Смету можно собрать двумя способами:

1. загрузить данные о товарах и услугах из файла excel или изображения;

2. добавить позиции вручную с выбором из справочника «Товары и услуги», при этом стоимость и себестоимость подставятся автоматически автоматически.

Поставщики часто передают запросы в виде накладных или счетов с большим количеством позиций (30, 50, 100). Перенос товаров в КП или счёт вручную занимает много времени и повышает риск допустить ошибку.

Для решения проблемы реализовали распознавание данных по фото, сканам и изображениям документов. Решение реализовано с использованием ГигаЧат и корректно работает даже:

- с нечеткими изображениями,

- с рукописным текстом,

- с частично перекрытыми данными (например, печатью).

Точность распознавания данных — 99%. Это существенно снижает время на ввод данных и подготовку КП и счетов.

Расширены возможности справочника «Товары»: реализована загрузка номенклатуры через файл для работы с большим объёмом позиций, а также настройка различных цен для разных партнёров. Это позволило учитывать индивидуальные условия работы с каждым участником сети.

Для работы с обращениями из мессенджеров реализована интеграция с сервисом WhatCRM. Менеджеры получили возможность вести переписку с клиентами в Telegram, WhatsApp, Авито и Max прямо из системы учета заявок crm. Все входящие и исходящие сохраняются в Карточке, что позволяет вести полную историю коммуникаций и не терять обращения из чатов.

Реализовали функционал работы с исполнителями через Telegram-бот. Если по заявке требуется подобрать исполнителя, менеджер может разослать запрос выбранным исполнителям или всем, подписанным на бота, прямо из карточки заказа. Исполнители отвечают через бота, указывая стоимость и условия выполнения, а все ответы автоматически фиксируются в системе.

Менеджер видит отклики внутри системы управления (crm) и назначает подходящих на заявку. Для каждого партнёра формируется индивидуальная ссылка для регистрации в боте, благодаря чему каждый работает только со своей базой исполнителей.

В результате система учета заявок (crm) стала не просто операционным инструментом, а конкурентным преимуществом заказчика — партнёры получают удобный рабочий кабинет и, как следствие, мотивированы активнее работать с заявками именно от этой управляющей компании.

Система объединила ключевые процессы компании в одном месте, упростила работу с партнёрами, их заявками, товарами, и позволила управляющей компании масштабировать сеть без увеличения затрат.