Автоматизация работы склада интернет-магазина кофейных капсул

Компания производит и продаёт капсулы для кофемашин под собственным брендом. Постоянные клиенты получают кофемашину в бесплатную аренду.

Задача:

Автоматизировать процессы сбора заказов и учёта товаров.

Выстроили и автоматизировали процесс приемки и реализации товара;

Внедрили партийный учет;

Ускорили работу сотрудников и снизили число ошибок;

Дали информацию в реальном времени для закупщиков.

Компания закупает кофейные зерна и доставляет их на аутсорсинговую производственную площадку. Производство перерабатывает зерна, добавляет ароматизаторы и фасует продукцию по капсулам. Капсулы раскладываются по коробкам и отправляются курьерской службой на склад компании. Там осуществлялась приемка поставки, фиксация пришедшего товара в Excel-файл, после чего штатный сборщик компании фасовал капсулы по фирменным брендированным упаковкам, которые, в свою очередь, были закуплены у другого подрядчика и также доставлены на склад курьерской службой.

Каждую собранную партию сборщик фиксировал в тетрадке, а в конце дня переносил данные в эксель. Таким образом, сборщик был единственным источником реальных товарных данных для всей компании. Насколько корректно он занесет в таблицу информацию о SKU и их количестве, настолько четко сработают остальные коллеги.

На основании полученной таблицы закупщик заказывал новые партии кофейных зерен и упаковочного материала, маркетолог следил за остатками на сайте, а отдел продаж получал информацию о дефиците и профиците, которая нужна для оперативного управления розничным сбытом.

Из-за человеческого фактора данные в таблице отставали от реальности, а порой и вовсе ей не соответствовали. Из-за этого время от времени закупалось не то, что следовало бы закупить в первую очередь, на сайте была не актуальная информация, продавцы договаривались об отгрузках SKU, которых по факту не было в наличии, а об адекватном прогнозировании товарооборота не могло быть и речи.

Раз в месяц производилась инвентаризация, во время которой сотрудники вручную считали остатки сырья, сверяли это с остатками упаковки, прикидывали прогнозируемый остаток продукции. Часто эти цифры не сходились и вместо прогнозируемых условных 150 упаковок кофе компания получала меньше.

Проблемы:

Информация в Excel-таблице не всегда соответствует действительности;

Отсутствует информация о нерасфасованных остатках на складе;

Информация на сайте об остатках заполняется вручную, исходя из устаревших данных в Excel-таблице;

Списание товара происходит с опозданием, что приводит к неразберихе в учёте;

Допускаются ошибки в расфасовке товара (несоответствие содержимого упаковке).

Мы внедрили систему работы с терминалами сбора данных (ТСД).

Сборщик теперь сканирует штрих-коды на коробках с нерасфасованной продукцией и на розничных упаковках. Система автоматически проводит списание сырья и заводит поступление готового товара.

С помощью ТСД комплектовщик стал допускать меньше ошибок при сборке. Если отсканировать коробку с одним товаром, а при комплектации взять упаковку от другого, система выдаёт уведомление, что такого сочетания упаковки и содержимого быть не должно, и сборщик исправляет ошибку.

Автоматизировали учет закупок и настроили корректный расчёт прибыли

Внедрили партийный учет сырья и себестоимости продукции на базе 1С: Управление Торговлей. Это позволило корректно рассчитывать прибыль от каждой партии по итогу реализации.

Косвенный эффект — в случае обилия претензий от покупателей партийный учет позволяет вычислить конкретную партию кофе, на которую поступило большое количество рекламаций. 

Связали сайт, CRM и 1С.

Товар резервируется в момент заказа на сайте и списывается со склада по факту сборки.

В интернет-магазине теперь всегда отражаются корректные остатки с учетом резервов по еще не собранным заказам.

Если заказ поступил не с витрины сайта, а из другого источника, то 1С и сайт всё равно узнавали о резервах — обмен данными стал производиться в реальном времени. Например, заказы из колл-центра, занимающегося телемаркетингом, после подтверждения менеджером переводятся в статус «Подтвержден», что автоматически резервирует товар в 1С на сайте.

Эффект позволил повысить производительность труда и снизить число ошибок на складе. С точки зрения бизнеса это привело к снижению числа рекламаций и ускорению работы склада, то есть к снижению финансовых потерь на возвратах и оплате переработок.