Автоматизация работы строительно-отделочной компании

Основная трудность в работе компании – нет общего рабочего пространства.

Так же необходимо было решить следующие проблемы:

· Заказ от менеджеров передается замерщикам в бумажном виде или по почте.

· Отследить ход выполнения проекта невозможно.

· Не автоматизирована работа между сотрудниками и с клиентами через современные каналы коммуникаций в мессенджерах, соцсетях, чате на сайте.

· Нет объективной оценки нагрузки на эти каналы коммуникаций и понимания качества обработки клиентских обращений.

· Ручная работа по фиксации данных о клиенте в CRM.

· Отсутствие системы в работе с клиентами, менеджеры по продажам работают «как-то», а не «как надо».

· Нет возможности оперативно получить аналитическую информацию: как быстро мы реагируем на клиентов, сколько сделок в работе, где «затык», почему клиенты отказываются работать с нами и т.д.

· Отсутствуют автоматические отчеты по продажам.

· Руководитель тратит много времени на сбор информации.

· Информация предоставляется самими менеджерами, не всегда может быть объективна.

· Задачи сотрудников не ведутся в единой системе, руководитель должен все помнить и контролировать «вручную».

· У каждого руководителя «своя система» управления задачами.

· Нет прозрачности в работе, какие задачи делались, что решали в процессе, какой был результат.

· Без обсуждения с подчинёнными нет возможности оценить их загрузку.

· Нет системности во взаимодействии с привлекаемыми субподрядчиками.

· Не используется эффективно ценный актив – накопленная клиентская база.

· Отсутствует системный процесс по повторным продажам.

Начало работ, предпроектный анализ и составление технического задания

· Первым этапом мы подготовили техническое задание.

· Провели аудит бизнес-процессов.

· Провели интервью с руководителями отделов для выявления потребности в автоматизации с учетом специфики работы компании.

· Отрисовали карту бизнес-процессов в виде блок-схемы, формализовали все в виде технического задания по внедрению Битрикс24.

· Создали дорожную карту по внедрению Битрикс24 с конкретными сроками и стоимостью работ.

· Настройка сервера и безопасности платформы Битрикс24

· Установка коробочной версии и добавление пользователей

· Формирование структуры компании

· Назначение руководителей и разграничение прав доступа по ролям

· Подключение почты сотрудникам и настройка почтового сервера

· Настройка телефонии Мегафон АТС

· Подключение мессенджеров и социальных сетей к Б24

· Подключение сервисов СМС и настройка шаблонов

· Интеграция сайта

· Настройка стадий лида

· Настройка стадий сделок: продажа, производство, логистика и снабжение, рекламации

· Настройка дополнительных направлений бизнеса: дизайн интерьера, клининг, вентиляция

· Автоматизация в лидах и сделках: настройка роботов и бизнес-процессов

· Настройка шаблонов документов

· Настройка отчетов

· Выгружаем информацию из Битрикс24 в виде Счета

· В Счете переносятся данные по номенклатуре, ценам и контрагентам

· Получаем данные в 1С в виде Заказа покупателя

· Из 1С после оплаты (на основании заказа делается выписка или платёжное поручение) поступит отметка об оплате (частичных оплат нет)

· Рассылки по базам

· Ретаргетинг и ремаркетинг

· Look-a-like Яндекс, google, VK, FB

· Вебинары

· Видео-инструкции

· База знаний компании

· Система анкетирования и тестирования новых сотрудников компании

· Сопровождение сотрудников заказчика в чате на портале

Обучение делится на несколько этапов:

· Обучение основным функциям: живая лента, чаты и звонки, задачи и группы, внутренний диск компании, десктопное мобильное приложение.

· Обучение сотрудников отдела продаж, работа с лидами, сделками, правила заполнения карточки контакта и компании, список дел на сегодня, правила автоматизации в системе, настроенные на основании ТЗ (пр. автоматическая генерация документов с 1С, автоматические email-рассылки, смс, Whatsapp и т.п.)

· Обучение других отделов компании: производственный отдел, логистика и снабжение, бухгалтерия и финансы, отдел кадров и т.д.

· Обучение руководителей: как контролировать эффективность сотрудников, какие отчеты есть в системе и как их формировать.

Формат обучения: живой или по скайпу.

  После проведения обучения формируем обучающие материалы:

· Письменные регламенты и инструкции по работе с системой для каждого отдела / должности.

· Видео-инструкции по работе с системой для каждого отдела / должности.

· Служебные записки

· Выдача наличных

· Бизнес-процессы: отпуск, командировка, больничный

· Согласование договоров

· Рабочие графики: дата начала и окончания рабочего дня

· Рабочий табель: больничный, отпуск, командировка

· База кандидатов и мастеров с указанием специализации

· Аттестация и обучение персонала внутри портала

· Живая лента

· Чаты и звонки

· Наладили работу Отдела продаж в системе Битрикс24.

· Подключили и настроили средства коммуникации с клиентами.

· Оптимизировали передачу заказа в производство и логистику - автоматизировали регистрацию сделок в CRM.

· Настроили обмен данными с почтой и соцсетями компании.

· Обучили сотрудников работе в системе с учетом выполненных настроек.