Автоматизация согласования договоров в Битрикс24

Создать прозрачный, управляемый и полностью цифровой процесс согласования договоров между сотрудниками компании и контрагентами внутри Битрикс24, с фиксацией решений и уведомлениями на каждом этапе.

- Организовать единый вход в процесс из Ленты новостей Битрикс24.

- Собрать структурированную форму для ввода всех реквизитов по договору и контрагенту.

- Автоматически создавать карточку на наглядной канбан‑доске с маршрутизацией по стадиям.

- Настроить задания для каждого участника: руководитель инициатора → юрист → бухгалтерия → главный бухгалтер → финдиректор → руководитель компании.

- Дать возможность отправлять договор на доработку предыдущим участникам с комментариями.

- Фиксировать в карточке протокол решений и историю изменений.

- Включить систему уведомлений в чат и на e‑mail, включая причины отказов.

- Зафиксировать финальный шаг: загрузка скана подписанного договора и указание формата подписания (ЭДО/бумажный носитель).

Шаг 1. Запуск процесса из Ленты

Сотрудник‑инициатор запускает бизнес‑процесс «Согласование договора» прямо из Ленты новостей. В один клик открывается мастёр‑форма — это снижает порог входа и дисциплинирует запуск из единой точки.

Рис. 1 — Окно запуска бизнес‑процессов и выбор процесса «Согласование договора»

Шаг 2. Заполнение формы договора

Инициатор вносит все ключевые реквизиты: компанию‑контрагента, ИНН, предмет и сумму договора, сроки действия, условия оплаты и доставки, формат подписания и контактные данные. Обязательные поля помечены звёздочкой — это исключает неполные заявки.

Рис. 2 — Структурированная форма ввода данных по договору.

Шаг 3. Создание карточки и канбан‑управление

После отправки данные автоматически сохраняются в карточку на канбан‑доске направления «Согласование договоров». Карточка стартует на стадии «Согласование руководителем инициатора». Сумма и ключевые параметры видны на превью.

Рис. 3 — Канбан‑доска процесса с автоматически созданной карточкой.

Шаг 4. Задания участникам и маршрутизация

Руководителю инициатора приходит Задание со всей информацией и кнопками: утвердить, отклонить или отправить на доработку. Аналогичные задания получают юрист, бухгалтерия, главный бухгалтер, финдиректор и руководитель компании. При доработке карточка автоматически возвращается ответственному этапу.

Рис. 4 — Задание участнику с полным описанием договора и выбором решения.

Шаг 5. Карточка как «протокол согласования»

В карточке хранится вся история: вложения, комментарии, смены стадий и итоги каждого участника. Это единый источник правды и полноценный журнал аудита, который всегда доступен всем участникам.

Рис. 5 — Карточка с вложениями, связями и лентой изменений.

Шаг 6. Фиксация итогов по ролям

Итоговое решение и комментарии каждого участника фиксируются отдельными блоками: руководитель, юрист, бухгалтер, главный бухгалтер, финдиректор и др. Любое отклонение сопровождается обязательным указанием причины и рассылается всем участникам.

Рис. 6 — Раздел «Итоги» с решениями и комментариями по ролям.

Шаг 7. Уведомления и e‑mail

Система уведомляет сотрудников в реальном времени в Битрикс24 и направляет e‑mail (например, юристу) о необходимости согласования. Каждый видит статусы и причины отказов — коммуникация становится прозрачной.

Рис. 7 — Системные уведомления о задачах и ключевых событиях процесса.

Единый, управляемый процесс согласования в Битрикс24 вместо разрозненной переписки и файлов.

Сокращён цикл согласования за счёт автоматической маршрутизации, типовых заданий и исключения повторного ввода данных.

Прозрачность: канбан‑доска с актуальными стадиями и суммой договора, видимость ответственных на каждом шаге.

Контроль качества: обязательные поля, фиксирование причин отказов и обязательная доработка с комментариями.

Юридическая чистота: сохранённая история действий и «протокол согласования», пригодный для аудита.

Информирование: мгновенные уведомления в Битрикс24 и письма на e‑mail, чтобы ни один шаг не был пропущен.

Подписание и закрытие: финальный этап с загрузкой скана подписанного документа и фиксацией формата (ЭДО/бумага).