Автоматизация точечного подбора персонала в Битрикс24

Автоматизировать процесс от получения заявки на подбор персонала до закрытия вакансии. При условии возможностей отслеживания воронки подбора, загруженности менеджеров, причин отказа, эффективности источников и качества подбора персонала.

1) Автоматизация заявки на точечный подбор (БП)

2) Автоматизация подбора персонала в Битрикс24 (БП)

3) Настройка аналитики в Битрикс24 (БП)

Заявка на подбор — это бизнес-процесс, который любой из заказчиков может запустить с главной корпоративной страницы, заполнив основные данные.

Мы реализовали возможность выбора ключевых компетенций, по которым и будет происходить оценка всех кандидатов по конкретной вакансии.

Далее заявка проходит путь от согласования бюджета на нее, до назначения ответственного рекрутера.

Процесс согласования заявки — это важный этап, от которого зависит насколько качественным будет результат. А качественный он — когда заказчик доволен новым сотрудником.

Поэтому, прямо из карточки заявки есть возможность связаться с заказчиком и уточнить детали перед началом подбора.

А также, отправить заявку на корректировку, если для старта поиска недостаточно данных.

После согласования параметров поиска, рекрутер работает с вакансией по чек-листу, который мы согласовали с заказчиком.

В карточке каждой вакансии собирается статистика по работе с ней в виде воронки подбора. Таким образом, можно наглядно оценить слабые места в подборе и вовремя предпринять меры.

В системе мы реализовали все этапы подбора, которые имеются в компании.

А также выделили несколько категорий персонала, поскольку сценарии подбора каждой категории отличаются друг от друга.

Реализовали автоматический перенос данных из резюме с hh.ru в карточку соискателя

Прямо из карточки соискателя можно совершать звонки через корпоративную телефонию, записи разговоров будут сохранены в карточке, что позволит работать над уровнем лояльности рекрутеров.

Письменная коммуникация реализована через почту, в том числе использование шаблонов писем.

И, конечно, интегрировали с привычными для клиента мессенджерами.

Также, все коммуникации доступны и из свернутого вида карточки.

При переносе карточки соискателя на этап «Не дозвонились», система высылает уведомление через час повторно связаться с кандидатом.

При назначении собеседования, система запрашивает данные: дату, время и формат мероприятия, а далее автоматически высылает кандидату письмо с этими данными, а также создает в календаре встречу с актуальным описанием и вложенным файлом резюме.

Помните, мы выделили компетенции во время подачи заявки на подбор?

Самое время оценить кандидата по ним.

После собеседования, система высылает задание внести информацию о результатах проведения встречи и поставить оценки каждой компетенции.

Эта оценка сохраняется в карточке кандидата и в дальнейшем будет сравнена с оценкой заказчика.

Далее, резюме с комментариями и оценкой рекрутера уходит заказчику. Если он готов рассмотреть кандидата, указывает время, участников и формат мероприятия.

Кандидат получает автоматическое письмо с приглашением на встречу со всеми указанными данными, а всем участникам в календарях система создает событие с описанием и прикрепленными файлами резюме.

В день мероприятия все участники получают напоминание о собеседовании, а карточка перемещается в колонку «Интервью сегодня».

После собеседования заказчик получает задание оценить кандидата по тем же компетенциям, которые выбрали для оценки еще на старте подбора.

Заказчик может выбрать варианты: отклонить (с обратной связью), согласовать, выслать тестовое задание, поместить в кадровый резерв. В данном случае, заказчик выбрал выслать тестовое задание, карточка сама переместилась на этап «Тестовое задание» и система выслала файл с заданием, который мы прикрепили к вакансии в процессе ее формирования.

Оценка компетенций заказчика сохраняется в карточке кандидата и находится рядом с оценкой рекрутера, что позволяет более объективно произвести оценку.

Из карточки кандидата можем создать чат одним кликом. Он будет иметь название с именем кандидата, а участниками будут представители заказчика. Плюс этой возможности в том, что вы точно не потеряете обсуждение кандидата в личных чатах.

А также, можете осуществить быстрый созвон на эту же тему.

Получение и проверку тестового задания пока оставили в ручной обработке. Но и этот участок можно автоматизировать с помощью форм, например.

При переносе карточки на стадию «Подготовка оффера», система запрашивает сумму заработной платы и дату выхода.

А после - сама генерирует и высылает кандидату оффер.

Все данные система берет из вакансии, указывает в оффере, при этом используя фирменный шаблон заказчика.

Если кандидат отказался, выбираем варианты негативного сценария развития событий и система обязательно попросит указать комментарий для дальнейшего анализа данных.

А в случае положительного решения кандидата, вакансия переходит на этап «вакансия закрыта»

Самый важный блок возможностей для руководителя подбора — это аналитика данных. Ведь очевидно, что работа с людьми — это очень гибкий процесс, в котором важно вовремя среагировать на изменения для достижения цели.

Каждая вакансия умеет собирать аналитику воронки подбора и хранит эти данные в карточке вакансии.

Можем посмотреть оформленных сотрудников конкретным менеджером по подбору за конкретный промежуток времени.

А также количество вакансий в работе/ закрытых за конкретный период вместе с воронкой подбора.

Также, можем проанализировать причины отказов

И, конечно, эффективность источников подбора.

Качество подбора также поддается анализу с помощью сбора информации по прошедшим и не прошедшим испытательный срок сотрудникам.

Все эти данные мы можем выгружать в Excel.

И, конечно, можем работать с кандидатами из кадрового резерва, переводя их на любой этап воронки подбора

Нам удалось

1) конкретизировать параметры поиска и выдавать более качественный результат подбора;

2) обеспечить точечную и быструю коммуникацию с заказчиком;

3) получить ориентиры по оценке кандидата, выбрав компетенции для оценки;

4) сэкономить время на перенос данных кандидатов в систему с помощью парсинга;

5) сэкономить время рекрутеров на коммуникации с кандидатами путем автоматических сообщений и назначений встреч;

6) и обеспечить руководителя большим арсеналом аналитических возможностей:

- воронка подбора;

- результат подбора конкретным ответственным за период;

- анализ источников подбора;

- анализ причин отказа;

- анализ качества подбора (прошедшие испытательный срок).

7) создать кадровый резерв для экономии времени подбора в будущем.

Таким образом, мы автоматизировали уже привычный процесс подбора, сделав его более быстрым и комфортным. Сотрудники получили удобную базу для ведения кандидатов, а руководитель — инструмент, обеспечивающий прозрачность всех процессов.

Также, можете ознакомиться с возможностью автоматизации массового подбора персонала.

https://workspace.ru/cases/hr-v-bitriks24-avtomatizaciya-massovogo-podbora-personala/