Автоматизация товарных накладных Wildberries: 5 минут вместо 10 часов

Клиент — селлер Wildberries. Каждую неделю его бухгалтер формировал товарную накладную по уведомлению о выкупе.

Для этого нужно было обработать еженедельный отчёт маркетплейса, оставить только продажи, сопоставить товары с внутренним справочником и вручную заполнить документ.

Каждая отдельная накладная требовала времени и внимательной проверки. За месяц на повторяющиеся операции уходило несколько полных рабочих дней.

Мы разработали отдельную программу, которая повторяет привычный алгоритм бухгалтера. Теперь для формирования документа достаточно указать номер уведомления и нажать кнопку «Получить ТТН».

Задача

Нужно было автоматизировать еженедельное формирование товарных накладных для селлера Wildberries.

Исходные данные находились в трёх источниках:

уведомлении о выкупе;

еженедельном отчёте Wildberries;

внутренней таблице товарных номеров.

Во внутреннем справочнике хранились названия и описания продукции, товарные коды и GTIN.

При этом перенести данные из отчёта Wildberries напрямую в накладную было невозможно. Сначала бухгалтеру требовалось отобрать нужные операции, определить каждый товар и дополнить сведения данными из внутренней таблицы.

Перед нами стояли следующие задачи:

находить данные по номеру уведомления;

определять связанный с ним еженедельный отчёт;

оставлять только операции со значением «Продажа»;

сопоставлять позиции отчёта с внутренним справочником;

объединять количество одинаковых товаров;

формировать накладную по шаблону клиента;

передавать готовый документ в систему электронного документооборота;

останавливать формирование документа при расхождениях.

Как бухгалтер формировал накладные вручную

Работа начиналась с уведомления о выкупе. Затем бухгалтер открывал соответствующий еженедельный отчёт Wildberries и оставлял в нём только строки с продажами.

После этого начиналась сверка товаров.

Определить позицию только по названию было нельзя. Названия могли совпадать или быть очень похожими, хотя речь шла о разных товарах.

Поэтому бухгалтер сопоставлял сразу несколько параметров:

код номенклатуры;

артикул поставщика;

размер товара.

После определения позиции нужно было найти её во внутреннем справочнике и перенести в накладную товарные коды, название, описание и другие необходимые данные.

Если один товар встречался в отчёте несколько раз, бухгалтер вручную объединял количество по соответствующим артикулам и размерам.

Такой процесс повторялся каждую неделю. В результате за месяц на формирование комплектов документов уходило несколько рабочих дней.

Мы не стали создавать ещё одну промежуточную таблицу. Клиенту требовался единый инструмент, который самостоятельно проходит весь путь от номера уведомления до готовой накладной.

Для этого мы разработали отдельную программу и перенесли в неё рабочий алгоритм бухгалтера.

Разобрали реальный процесс работы

Сначала бухгалтер показал весь процесс целиком: от получения уведомления до проверки готового документа.

Это позволило выявить правила, которые не были описаны в инструкциях, но использовались в ежедневной работе.

Например, одинаковое название ещё не означало, что перед бухгалтером один и тот же товар. Для точного сопоставления требовалось учитывать артикул, внутренний код и размер.

Мы зафиксировали:

• источники данных;

• последовательность действий;

• правила сопоставления товаров;

• структуру строки в накладной;

• обязательные поля;

• условия, при которых документ нельзя формировать автоматически.

После этого рабочая логика была перенесена в программу.

Автоматизировали обработку отчёта

В интерфейсе программы предусмотрено поле для номера уведомления и кнопка «Получить ТТН».

После запуска программа:

1. Находит данные выбранного уведомления.

2. Определяет связанный с ним еженедельный отчёт.

3. Оставляет только строки с операциями «Продажа».

4. Сопоставляет товары с внутренним справочником.

5. Объединяет количество по одинаковым позициям и размерам.

6. Формирует накладную по шаблону клиента.

7. Передаёт готовый документ в систему электронного документооборота.

В основание документа автоматически добавляются номер и дата уведомления. Остальные поля заполняются по правилам, которые ранее использовал бухгалтер.

Настроили формирование товарных строк

Название позиции в накладной должно иметь определённую структуру. Поэтому текст из отчёта Wildberries нельзя было просто скопировать в документ.

Программа формирует строку из нескольких элементов:

• GTIN;

• кода покупателя;

• кода поставщика;

• названия товара;

• описания;

• страны производства.

Количество рассчитывается на основании найденных артикулов и размеров.

Если одна позиция несколько раз встречается в отчёте, программа объединяет значения и переносит в накладную итоговое количество.

Добавили защиту от ошибочных совпадений

При работе с бухгалтерскими документами нельзя автоматически выбирать наиболее похожий товар.

Для каждой строки программа должна найти однозначное соответствие по установленным параметрам. Если определить позицию невозможно, она передаётся бухгалтеру на проверку.

Дополнительно программа проверяет:

• общее количество товаров;

• наличие обязательных кодов;

• заполнение необходимых полей;

• соответствие товаров внутреннему справочнику.

При обнаружении расхождения накладная не считается готовой. Пользователь получает понятное сообщение с причиной остановки.

Так программа не только ускоряет обработку, но и не позволяет незаметно перенести в документ неподтверждённые данные.

Как теперь работает бухгалтер

После внедрения программы процесс выглядит следующим образом:

1. Бухгалтер запускает программу.

2. Указывает номер уведомления.

3. Нажимает кнопку «Получить ТТН».

4. Проверяет сформированный документ.

Программа запускается отдельным файлом и не требует сложной установки.

Бухгалтеру больше не нужно очищать отчёт, искать каждую позицию во внутреннем справочнике, вручную объединять количество и заполнять накладную строка за строкой.

Вместо выполнения механических операций специалист контролирует уже сформированный документ.

До автоматизации бухгалтер каждую неделю вручную обрабатывал отчёт Wildberries, сопоставлял товары с внутренним справочником и формировал накладную.

В сумме за месяц эта работа занимала несколько полных рабочих дней.

После внедрения программы весь процесс сократился до нескольких действий:

• ввести номер уведомления;

• запустить формирование;

• проверить готовую накладную.

Программа самостоятельно обрабатывает отчёт, сопоставляет позиции, объединяет количество, заполняет документ и передаёт его в систему электронного документооборота.

В результате:

• освободилось несколько рабочих дней бухгалтера в месяц;

• еженедельное формирование накладной сократилось до нескольких кликов;

• снизился объём ручного переноса данных;

• товары сопоставляются по единым правилам;

• спорные позиции не попадают в документ без проверки;

• процесс стал меньше зависеть от внимательности сотрудника.

Мы не меняли привычную логику работы бухгалтера, а перенесли её в программу. За специалистом осталась финальная проверка, а повторяющиеся операции теперь выполняются автоматически.