Автоматизация уведомлений пациентам: Битрикс24, 1С и защита от дублей

Клиент — частная медицинская клиника.

После создания записи сотрудники вручную сообщали пациенту дату и время приёма, а затем напоминали о визите. При большом количестве записей этот процесс занимал значительную часть рабочего времени и зависел от внимательности администраторов.

Требовалось автоматизировать отправку сообщений пациентам:

— сразу после создания записи;

— за день до приёма;

— в день посещения;

— с указанием даты, времени и кабинета.

При этом система должна была учитывать изменения, поступающие из 1С и Битрикс24, и не отправлять сообщения, если запись отменена, перенесена или уже прошла.

Дополнительные требования:

— исключить повторные сообщения;

— корректно работать с несколькими телефонными номерами пациента;

— не отправлять уведомления по удалённым и отменённым записям;

— распределять отправку сообщений во времени;

— не превышать ограничения канала связи;

— сохранять статус каждого отправленного уведомления;

— позволить сотрудникам контролировать процесс в Битрикс24.

Главной задачей было не просто настроить рассылку, а создать безопасный сценарий, который проверяет актуальность записи непосредственно перед отправкой.

Была разработана система автоматических уведомлений на базе Битрикс24, 1С и n8n.

Каждая запись пациента связана со сделкой в отдельной воронке Битрикс24. В карточке сохраняются:

— идентификатор записи из 1С;

— дата и время приёма;

— кабинет;

— контакт пациента;

— статус записи;

— признак отмены;

— статусы отправки каждого уведомления.

После создания записи система запускает сценарий первичного сообщения. Перед отправкой проверяется наличие необходимых данных, актуальность записи и корректность номера телефона.

Для последующих напоминаний настроены отдельные сценарии:

1. Напоминание за день до приёма.

Система выбирает только актуальные записи на следующий день, исключает отменённые и проверяет, не было ли уведомление отправлено ранее.

2. Напоминание в день приёма.

Время отправки рассчитывается с учётом времени визита. Пациент получает сообщение заранее, но не слишком рано и не после начала приёма.

3. Контроль изменений.

Перед каждой отправкой повторно проверяются дата, время, кабинет, стадия сделки и признак отмены. Если запись была изменена или удалена, старое сообщение не отправляется.

Отдельно реализована обработка телефонных номеров. Если в карточке пациента указано несколько номеров, система выбирает подходящий номер, нормализует его формат и проверяет возможность отправки.

Для защиты от повторных сообщений в Битрикс24 используются отдельные поля:

— уведомление после записи отправлено;

— напоминание за день отправлено;

— напоминание в день приёма отправлено.

После успешной отправки соответствующее поле обновляется. Повторный запуск процесса не приводит к повторной рассылке.

Чтобы избежать блокировок и превышения лимитов, сообщения передаются небольшими пакетами с задержками. Нагрузка распределяется во времени, поэтому система может безопасно обрабатывать большое количество записей.

Также были устранены нестандартные ситуации:

— сообщения по прошедшим датам;

— уведомления после отмены записи;

— повторная отправка при перезапуске процесса;

— использование неверного номера;

— дубли из-за нескольких телефонных полей;

— отправка по старому времени после переноса приёма.

Все основные операции выполняются автоматически, а сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе Битрикс24.

В результате клиника получила автоматизированную систему коммуникации с пациентами на всех основных этапах записи.

Реализовано:

— сообщение сразу после создания записи;

— напоминание за день до приёма;

— напоминание в день посещения;

— автоматическая подстановка даты, времени и кабинета;

— проверка актуальности записи перед отправкой;

— исключение отменённых, удалённых и прошедших записей;

— защита от повторных уведомлений;

— корректный выбор номера при наличии нескольких телефонов;

— нормализация телефонных номеров;

— пакетная отправка с задержками;

— контроль статуса каждого сообщения;

— синхронизация данных между 1С и Битрикс24.

Администраторам больше не нужно вручную отслеживать все предстоящие записи и отправлять однотипные напоминания.

Пациенты своевременно получают актуальную информацию о приёме, а сотрудники могут видеть в карточке сделки, какие уведомления уже были отправлены.

Система продолжает корректно работать при повторных запусках, изменении времени приёма, отмене записи и временных сбоях внешнего сервиса.