Автоматизированные процессы для косметологической компании

Ситуация до внедрения

С ростом бизнеса возникла потребность в систематизации работы с клиентами и упрощении внутренних процессов. Менеджеры тратили слишком много времени на ручные действия, а руководителю не хватало прозрачности в управлении и отслеживании продаж. Привычные инструменты работы с клиентами перестали обеспечивать необходимую скорость и эффективность процессов.

Менеджеры по продажам вели переписку с клиентами через WhatsApp и использовали городские группы для рассылок. Активные клиенты фиксировались в 1С только после подписания документов, поэтому всё взаимодействие до этого момента оставалось «в тени». Также было сложно отследить, насколько быстро обрабатываются заявки с сайта. Документы, прайс-листы и задачи распределялись по разным каналам и все это, в совокупности, замедляло работу.

Запрос клиента

Основные запросы компании при внедрении системы заключались в следующем:

· Упорядочить клиентскую базу и видеть путь клиента от первого контакта до сделки;

· Фиксировать и сохранять коммуникации в едином окне;

· Организовать удобное хранение документов и прайс-листов;

· Поставить задачи для всех сотрудников, включая логистику и склад, и контролировать их выполнение;

· Сегментировать клиентов для персонализированных предложений.

Структурировать клиентскую базу, перенеся личные контакты менеджеров в Компании и Контакты Битрикс24.

Упростить и уменьшить неэффективное время сотрудника, путем автоматизации заполнения данных роботами, при прохождении сделки по воронке продаж.

Уменьшить количество человеческих ошибок и получить аналитику по занятости, путем постановки задач на менеджеров и отслеживания их выполнения.

Мы предложили решение на базе Битрикс24. Настроили воронки продаж, чтобы путь клиента стал виден с первого контакта. Подключили сайт к CRM, чтобы заявки автоматически распределялись между менеджерами и сразу попадали в работу.

Чтобы не ломать привычный стиль общения с покупателями, интегрировали мессенджеры через Wazzup, поэтому все чаты и переписки сохранились в системе, а история взаимодействий с клиентом всегда под рукой.

Отдельно проработали автоматизацию, чтобы многие рутинные процессы выполнялись без ручного участия сотрудников. Система сама создаёт и завершает задачи, фиксирует , отслеживает отправку писем и двигает сделки по стадиям. Для менеджеров это означает меньше ручной работы и больше внимания самим клиентам.

Помимо этого произвели настройки структуры данных и прав доступа. Контакты, компании и сделки стали связаны между собой, информация не теряется, и каждый сотрудник видит именно то, что нужно для его работы. Руководитель же получает полное представление о работе отдела, включая скорость обработки заявок и статистику продаж

После запуска Битрикс24 компания получила единый инструмент, полностью отвечающий поставленным целям:

· Клиентская база стала структурированной и удобной для работы. Менеджеры больше не держат десятки переписок и задач в голове, потому что вся информация собрана в одном месте и фиксируется автоматически.

· Заявки не теряются, этапы сделок прозрачны, каждый клиент находится «в поле зрения» с момента первого контакта. Документы и прайс-листы доступны в пару кликов.

· Задачи автоматически ставятся сотрудникам, включая как отдел продаж, так и сотрудников склада, а также фиксируется их выполнение;

· Руководитель получил прозрачный инструмент контроля, который позволяет видеть движение сделок, количество клиентов на разных этапах и эффективность работы отдела.