Автостэлс: интегрировали коробочную версию Битрикс24 и перенесли все данные из облака за 1,5 месяца

ИТ-специалисты RDN Group совместно с заказчиком провели аудит текущего портала и сформировали Техническое Задание для перехода в коробочную версию, в которое входили следующие задачи:

1. перенести чаты и сообщения живой ленты из облака в коробку,

2. выполнить интеграцию с внутренней системой компании,

3. перенести контакты и компании,

4. перенести пользователей системы,

5. перенести структуру компании,

6. перенести сайты и базы знаний.

Этапы работ:

1. Интеграция с ActiveDirectory.

2. Сцепка между пользователями в Облаке и в Коробке.

3. Перенос чатов и живой ленты.

4. Перенос контактов компаний и добавление смарт-процессов.

Для реализации проекта был выбран “Коробочный портал Битрикс24 Enterprise” коробочная версия.

Работы начались с комплексного анализа системы заказчика. Следует отметить, что аналитическая работа проводилась не только на начальном этапе, но и осуществлялась на протяжении всего проекта. Такой подход позволил оперативно привлекать дополнительные ресурсы при необходимости и обеспечил соблюдение установленных сроков реализации проекта, составляющих 1,5 месяца.

В рамках взаимодействия с заказчиком была проведена детальная оценка значимости модулей и содержащейся в них информации. По результатам анализа было принято решение о переносе только наиболее критичных модулей, включая чаты, пользователей и структуру компании, при этом перенос задач был исключен ввиду их незавершенного оформления и отсутствия критически важной информации.

Дополнительно была выявлена необходимость создания отдельного модуля данных, связанного с CRM, а также настройки смарт-процессов для будущей интеграции с хранилищем данных и процессингом.

На основании проведенного анализа были подготовлены черновые варианты будущих настроек.

В ходе проекта была реализована интеграция с Active Directory, что позволило значительно повысить контроль доступа сотрудников к системе. В частности, при увольнении сотрудника и его отключении в Active Directory доступ к порталу автоматически прекращался.

Дополнительно была внедрена нестандартная логика распределения пользователей по структуре компании, благодаря чему процесс добавления и удаления сотрудников стал централизованным и синхронизированным со всеми внутренними системами.

В рамках проекта был разработан скрипт для сопоставления пользователей облачного портала с учетными записями, загруженными из Active Directory. Дополнительно был создан скрипт для переноса профилей пользователей, который не только дополнил их данные на новом портале, но и автоматически распределил сотрудников по тем же подразделениям, что и в облачной версии.

Облачная версия Битрикс24 имеет ряд ограничений с точки зрения администрирования. В частности, администратор портала не обладает возможностью самостоятельно создавать вебхуки для переноса информации. В связи с этим, при миграции чатов из облачной версии в коробочную, процесс создания вебхуков возлагается на пользователей.

Для оптимизации данного процесса заказчик организовал централизованный сбор необходимых данных. В результате был сформирован перечень вебхуков для каждого сотрудника, участвующего в переносе, с соответствующими правами доступа.

Процесс загрузки чатов занял три дня, в течение которых сотрудники продолжали вести переписку в портале, что потребовало дополнительной дозагрузки данных. Основная сложность миграции заключалась в особенностях работы Битрикс24 с чатами: система затруднительно предоставляет данные, а также чаты могут быть взаимосвязаны. Это требовало исключения дублирования сообщений и сохранения целостности архивов.

Например, при выгрузке чатов двух пользователей, содержащих пересекающиеся переписки, необходимо было обеспечить корректное объединение данных, чтобы избежать создания дубликатов.

Следует отметить, что чаты в Битрикс24 формируются на основе различных событий, включая календарные записи, задачи, новости, обращения в смарт-процессах, а также групповые чаты, создаваемые в рамках социальных групп проектов.

В ходе проведенной аналитики и разработки детального технического задания был реализован программный код, который позволил не только корректно перенести чаты, но и сохранить их содержимое, включая файлы, документы и изображения.

Для заказчика принципиально важным было перенести из живой ленты не все сообщения, а исключительно публикации от определенного пользователя. Это позволило сохранить значимую информацию и избежать перегрузки нового портала избыточными данными.

В связи с этим перед переносом была проведена выборка необходимых сообщений, после чего осуществлен их целевой перенос в новую систему.

Перенос данных о контактах и компаниях был выполнен с использованием механизмов импорта и экспорта. При этом левая часть карточки не подлежала миграции, поскольку содержала большое количество взаимосвязей, а информация в ней была неструктурированной. Заказчик принял решение, что будет перенесена только статичная информация из левой части карточки, чтобы не затягивать сроки перехода.

В ходе миграции был разработан новый смарт-процесс, обусловленный изменением подходов к хранению информации о клиентах. В рамках загрузки данных компании его элементы создавались автоматически.

В результате выполненных работ все необходимые данные были успешно перенесены из облачной версии Битрикс24 в коробочную. Система была интегрирована в ИТ-инфраструктуру компании заказчика. Проект был реализован в кратчайшие сроки — 1,5 месяца, при этом процесс миграции прошел без потери ключевых данных.