Чат-бот для медицинского центра Неббиоло

Задачи – задействовать ещё один из каналов для записи в медцентр с небольшими затратами.

Из ресурсов у Неббиоло есть:

- сайт, работающий на adxCMS – это наша платформа, которая легко и комфортно адаптируется под чат-бот;

- 5 администраторов;

- МИС Медеск.

В интернете много гидов и руководств по самостоятельному созданию чат-ботов на разных конструкторах. Но мы понимаем, что времени на изучение платформ, проработку сценариев, сборку чат-ботов и последующую поддержку у профессионалов, работающих ежедневно по своей специальности попросту нет.

Поэтому решение — корпоративный чат-бот, который сделают программисты и обучат администраторов медицинского центра.

Все задачи:

1) создать чат-бот с несколькими сценариями;

2) интегрировать чат-бот с МИС Медеск;

3) внедрить чат-бот в ежедневную работу медцентра;

4) подготовить инструкции и материалы для внедрения;

5) обучить администраторов пользоваться чат-ботом;

6) показать чат-бот на сайте компании.

Разбили работу на несколько этапов:

1) Сценарии и путь клиента:

2) Управление чат-ботом;

3) Интеграция с МИС Медеск;

4) Обучение администраторов;

5) Внедрение чат-бота в рабочий процесс.

У чат-бота пять основных сценариев:

- записаться на приём;

- вопрос администратору;

- о чат-боте;

- переход на программы (выбор программы наблюдения для детей или программы врачебного сопровождения).

Администратор управляет чат-ботом в той же панели администрирования, что и сайтом. Все, что нужно иметь администратору — браузер, в который он входит под логином и паролем.

Функции, которые доступны администратору:

- персональные чаты с клиентами;

- просмотр и контроль заявок на запись;

- редактирование текстов сообщений в чат-боте;

- управление данными по врачам:

- редактирование списка специалистов;

- добавление новых специальностей;

- добавление новых врачей и управление их карточками.

Врачи клиники в ежедневной работе используют облачную информационную систему. В ней формируются карточки врачей, расписание врачей, хранятся данные по пациентам.

Из Медеск мы берем основнные данные по врачам — фотографию, ФИО, роль, описание врача. Эти данные публикуем на сайте, в чат-боте.

Расписание врачей со свободными слотами мы так же показываем в чат-боте. Каждые 10 минут мы проверяем не изменилось ли расписание, и, если изменилось обновляем в базе для сайта и чат-бота.

Все заявки от пациентов попадают:

- в систему администрирования сайта;

- в МИС Медеск;

- дублируются на основную электронную почту медцентра;

- уведомление уходит на дополнительный мобильный номер медцентра.

Даже простая система требует обучения.

Мы провели презентации для собственника и директора Оксаны Алексеевны Макеевой и обучили ответственного сотрудника медцентра.

В течение месяца консультировали и отвечали на вопросы администраторов.

Для того, чтобы пациенты могли воспользоваться чат-ботом, они должны о нем узнать.

Есть несколько «точек касания», когда уместно сообщить пациентам о новой возможности:

- холл, кабинеты (нарисовали листовки, буклеты, плакаты с QR-кодом);

- ресепшен (мы подготовили скрипты, которые нужно было проговаривать администратору в момент получения от пациентов оплаты после приема);

- сайт (на сайте есть активная кнопка перехода в чат-бот);

- рассылки, соцсети (размещали активные ссылки к контактам на чат-бот). 

Итого:

- календарные сроки разработки: 3,5 рабочих недели

- отладка: 1 неделя

- внедрение и обучение:

- первое обучение — 3 часа

- поддержка администраторов консультациями — 1 месяц

Подобный чат-бот хорош для медицинских центров тем, что «запись на прием» интегрирована с уже работающей МИС, что невозможно полноценно сделать на платформах-конструкторах.

Второй эффект нашего решения — защита персональных данных пациентов. Медицинские центры работают с «чувствительными данными», которые требуют взвешенных IT-решений.

Итоговая цена чат-бота низкая и разовая: компания не будет платить абонентскую плату — лицензия на использование платформы вечная.

Технологическая гарантия — 3 года.