Цифровизация продаж логистической компании

Сфера грузоперевозок растет, а на фоне этого увеличиваются и требования клиентов. Тут важны не только опыт и компетенции, но и оперативность, качество сервиса и персональный подход менеджера к каждому заказчику. А эти конкурентные преимущества способна дать грамотная автоматизация, без которой в логистическом бизнесе уже сложно обойтись.

Штат компания Заказчика активно расширяется, и количество заказов, взаимодействие с клиентами и перевозчиками быстро растёт.

Задач и коммуникаций уже стало так много, что некоторые из них начали теряться, а о сроках оплат и отгрузок помнить всё сложнее. Оперативно контролировать менеджеров-логистов стало практически невозможно.

Появилась необходимость ускорить работу менеджеров с новыми обращениями и исключить потерю потенциальных клиентов. Необходима была программе, которая объединяла бы информацию по всем сделкам в одном месте, своевременно напоминала о важных событиях, и жестко контролировала доступ к информации менеджерам.

Выполненные работы:

— Внедрение CRM: воронки и туннели продаж.

— Интеграция по API с ATI.SU, Почтой России, Мовизор, 1С:Бухгалтерия.

— Создание кастомных финансовых отчетов для руководителя.

— Автоматизация документооборота: Договора, заявки, счета.

— Настройка IP-телефонии.

Настроены нестандартные права доступа пользователей:

— На уровне пользовательских полей в карточке Сделки.

— Запрет на скачивания документов в формате Microsoft Word.

— Запрет на редактирование полей Сделок после определенных стадий.

Настроены две воронки продаж «Обработка заявки» и «Контроль поставки» которые находятся в одном туннеле продаж.

В процессе перехода по стадиям сделок, мы интегрировали Битрикс24 с сервисами ATI.SU, Мовизор, Почта России и 1С:Бухгалтерия.

Интегрировали шаблоны документов в карточки Сделок и Компаний.

Оцифровка бизнес-процессов обработки заявки: от Лида до доставки груза и полных взаиморасчетов с Заказчиком и Перевозчиком.

Мы интегрировали Битрикс24 с порталом АвтоТрансИнфо (ati.su) по API на уровне полей и этапов Сделок.

На стороне Битрикс24 были реализованы справочники: местоположений ответственных менеджеров, типов грузов, типов размещения грузов и др. по требованию API площадки. При передаче данных на сайт ati.su учитываются правила методов API.

В сделке созданы специальные пользовательские поля, необходимые для создания и отслеживания груза на площадке, а также системные поля, информирующие о статусе интеграции и ошибках обмена. При переводе сделки в определенную стадию, происходит обмен данными с сервисом.

Онлайн-сервис контроля Movizor — это система мониторинга грузов и грузового транспорта. Мы интегрировали Битрикс24 с помощью официального API Мовизора.

В рамках проекта реализован следующий сценарий работы:

— При переводе сделки в определенную стадию, Битрикс24 создает в Мовизоре «Объект» с реквизитами из сделки, и посылает SMS на телефон водителя, для подключения к сервису.

— После доставки груза, сделка переводится в стадию «Груз доставлен», и Битрикс24 посылает запрос по АПИ для отключения водителя от системы.

Настроен обмен Счетами между Битрикс24 с 1С:Бухгалтерия. Как работает интеграция:

— Логист (менеджер) создаёт счет в сделке.

— Счет можно скачать, а отправить клиенту по Email прямо с портала.

— В режиме реального времени счет создаётся в 1С:Бухгалтерии.

— После оплаты клиентом, Бухгалтер на стороне 1С указывает статус у счета. И статус «Оплачен» у счета сразу отображается на стороне Битрикс24.

Модуль 1С Синхронизация Битрикс24 использует REST API. Это позволяет отслеживать, какие запросы 1С шлет в Б24 и отлаживать их, если возникнут ошибки. Также REST API позволяет делать любые нестандартные интеграции с 1С.

Для интеграции с «Почтой России» мы использовали трекинг-сервис для корпоративных клиентов. С помощью сервиса Битрикс24 теперь умеет отслеживать статусы отправлений через API.

Реализована следующая логика работы:

— Логист указывает в сделке трек-номер отправления документов Заказчику.

— В 8 часов утра Битрикс24 посылает запрос по API к сервису «Почта России» и обновляет статус отправления, записывает его в специальное системное поле.

— Когда отправление вручено получателю, то в сделке заполняется дата вручения.

— Далее, «дата вручения» уже используется в Отчетах руководителя для контроля оплат.

В штатной поставке Битрикс24 есть очень удобный и гибко настраиваемый модуль шаблонизации документов. С его помощью мы подготовили и внедрили 50 универсальных шаблонов документов: договоров и заявок на перевозку между Логистами, Заказчиками и Перевозчиками.

Гибкость модуля позволила настроить шаблоны от нескольких юридических лиц заказчика, не увеличивая количество шаблонов, а производя смену реквизитов через пользовательские поля. Для логистов это очень удобный инструмент. А для руководства — гарантия безошибочного форматирования и контроля за точностью формулировок.

Мы также настроили ограничение прав доступа на редактирование документов после их создания. Менеджеры могут скачать документ только в формате PDF, без возможности редактирования.

Завершающей задачей проекта было разработка отчетов для руководства по финансовым показателям компании в режиме реального времени.

Для построения отчетов использовались значения из сделок и счетов CRM.

— CRM значительно упростил работу клиента. Сотрудники, имеющие доступы к воронке, могут легко ориентироваться в сделках, а руководители быстро принимать решения по согласованию тех или иных сделок.

— Снизилась нагрузка на логистов по формированию документации, правильно заполнив карточку сделки и нужные поля можно быстро создать договор / заявку и отправить его клиенту.

— Благодаря курсу пользователей новые сотрудники быстро адаптируются в системе.

— Теперь CRM-система позволяет собственнику управлять работой команды: он видит загруженность всех сотрудников, их результаты, а также все процессы, происходящие в компании.

— Благодаря интеграции каналов входящего трафика с CRM все контакты клиентов корректно аккумулируются и систематизируются в CRM.

— Кроме того, нам удалось сэкономить не менее 2-х часов в день в рабочем времени менеджеров, автоматизируя документооборот. Время на подготовку и редактирование документов сократилось, что позволяет направить лишние часы и минуты продавцов на более важную задачу — на продажу.

— Руководитель компании владеет прозрачной информацией о работе персонала: видит весь процесс совершения сделок и влияния сотрудников на нее. В системе отображена вся информация по сделкам: записи звонков, документации, комментарии менеджеров и подрядчиков.

— Благодаря корректной настроенной Воронке Продаж руководитель может рассчитывать объективную конверсию, а также видеть, на каком этапе и по чьей вине «отваливаются» клиенты.

— Битрикс24 помогла собственнику больше продавать, а также дала объективную и корректную аналитическую информацию, позволяющую держать руку на пульсе и выстраивать эффективную бизнес-стратегию роста и развития.