Цифровой HR в Ижевском заводе тепловой техники: 46 сервисов в единой платформе

Разработка HR-платформы, объединяющей в себе доступ к HR-сервисам и информации, является ключевым фактором для успешного роста компании, улучшения управления персоналом и повышения общей эффективности бизнес-процессов. Когда в компании есть корпоративный портал с подключенными HR-сервисами, сотрудники оперативно получают HR-услуги, быстро проходит обработка запросов (например, отпусков), понятно и логично выстроена коммуникация с отделом кадров и сокращена бумажная работа. Кроме того, с помощью единой HR-платформы руководство получает прозрачную аналитику процессов, а уровень лояльности сотрудников к компании растет.

В связи с ростом команды и увеличением кадровых запросов на Ижевском заводе тепловой техники (ИЗТТ) возникла необходимость создать единую точку доступа к сервисам и информации, предоставить инструменты для оперативного получения HR-услуг и взаимодействия сотрудников с отделом кадров.

«Ижевский завод тепловой техники» специализируется на проектировании, производстве, поставке и сервисном обслуживании теплового оборудования. Сегодня ИЗТТ — один из крупнейших производителей и лидер российского рынка тепловой техники. На предприятии работают более 1000 квалифицированных сотрудников.

Предпосылки проекта:

1. Высокая продолжительность процесса от создания заявки до ознакомления с приказом.

2. Риск ошибки при оформлении большого количества заявок.

3. Безопасность хранения персональных данных.

4. Низкий уровень коммуникации между сотрудником и руководителем в выходные дни.

5. Низкая скорость обмена документами между предприятием и сотрудником.

6. Отсутствие возможности оперативного получения информации по запросу.

7. Случаи нарушения сроков ознакомления с документами.

> 50 % рабочего времени на ручное оформление документов работниками.

Цели проекта:

1. Разработать веб-портал, который будет удовлетворять потребности сотрудников на 90% в предоставлении услуг в области HR и бухгалтерии.

2. Осуществить автоматизацию 30 сервисов HR и бухгалтерии.

3. Сократить время на обработку документов на 10%.

Задачи:

1. Разработать личный кабинет сотрудника на базе Битрикс24 и автоматизировать получение HR-услуг

2. Разработать мобильное приложение, повторяющее функционал системы

3. Внедрить подписание ЭЦП

4. Реализовать разделение прав доступа пользователей в зависимости от полномочий в бизнес-процессах компании

5. Выполнить интеграции с внутренними и смежными системами

Команда экспертов компании «Факт» реализовали систему на базе Битрикс24, сделав доработки базовой платформы под требования ИЗТТ. С целью обеспечения отказоустойчивости была построена трехуровневая серверная архитектура. Разработана и реализована ролевая модель пользователей и настроена интеграция с контроллером сквозной аутентификации для обеспечения безопасности хранения персональных данных. Для большего вовлечения сотрудников выполнено уникальное брендирование личного кабинета.

Для выгрузки данных из различных смежных систем был выполнен ряд интеграций.

1. С «1С:Предприятие» для наполнения личного кабинета информацией о сотрудниках;

2. С MS Active Directory для авторизации и выгрузка информации о структуре подчиненности и должностях сотрудников;

3. С внешним сервисом управления командировками для формирования графиков, командировок, графиков отсутствий и выплат по командировочным расходам;

4. С удостоверяющим центром «СБК Контур» для реализации процесса электронного подписания документов.

5. С решением Dadata для получения информации об адресах для удобства формирования заполнения личных данных.

HR-портал был реализован в уникальном корпоративном стиле ИЗТТ и содержит персонализированную для пользователя информацию:

• список сервисов для пользователей формируется по частоте их запросов;

• каждый сотрудник помимо заготовленных шаблонов запросов HR-услуг может сделать индивидуальный запрос;

• реализована возможность обращения ко всей истории запросов сотрудника.

Сотрудник в режиме онлайн с любого устройства может воспользоваться HR-сервисом, выбрав нужный из каталога.

Карта внедренных HR-сервисов включает в себя все возможные HR-услуги, которые могут понадобиться сотруднику: от оформления отпусков и изменений в графике работ до получения средств под отчет и выпуска ЭЦП. Список HR-сервисов которыми может воспользоваться сотрудник:

• Управление рабочим временем, от контроля времени работы до запросов на отпуск и отгул;

• Кадровый резерв с возможностью введения заместителей и перевода по должностям;

• Реализована возможность отслеживать денежные операции: премирование, надбавки, льготы и пр.;

• Сформированы сервисы для кадровых процессов: изменение личных данных, выпуск сертификата для ЭЦП;

• Сотрудник может в любое время запросить более 11 справок и документов в один клик, от трудового договора до расчетного листа.

Для того чтобы сделать личный кабинет более понятным и дружественным для пользователей, была внедрена альтернативная система поиска необходимых HR-сервисов на основе жизненных ситуаций. При выборе определенной ситуации, пользователь автоматически перенаправляется на страницу со списком подходящих сервисов. Это удобное решение позволяет сотрудникам быстро находить необходимые HR-сервисы и создает позитивный опыт работы с личным кабинетом.

Конструктор создания запросов предоставляет возможность быстро оформить HR-услугу всего за несколько кликов, избегая необходимости заполнять бумажные заявления. Такой подход помогает сэкономить как время сотрудников, так и ресурсы компании.

Каждый HR-сервис имеет собственную цепочку согласования, по которой отправляется созданная сотрудником заявка. Автоматизация процесса согласования и подписания позволяет исключить ошибки, сделать процесс прозрачным, сократить длительность согласования ряда документов в 5 раз, а трудоемкость оформления заявки на 70%. 

На основе интеграции с Удостоверяющим центром организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателем.

• Разработан сервис для автоматического выпуска электронно-цифровой подписи (ЭЦП);

• Внедрена возможность подписания заявлений и документов HR-сервисов при помощи ЭЦП.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

1. Вовлеченность персонала в работу сервиса 99%.

2. Разработали и внедрили Личный кабинет сотрудника с автоматизацией 46 HR сервисов.

3. На 70% снизили время на обработку запросов.

Какие еще результаты получили:

1. Реализовали возможность автоматического выпуска ЭЦП.

2. Реализовали интеграционный слой между смежными системами, обеспечивающими кадровый документооборот.

3. Разработали полнофункциональное мобильное приложение.

4. Автоматизировано 1100 рабочих мест. 

Векторы развития в 2024 г:

1. Завести в Личный кабинет сотрудника HR процессы:

— Подбор и адаптация

— Наставничество

— Обучение и развитие

 — Оценка и аттестация персонала

— Геймификация

— Вопрос директору

2. Реализовать дашборды для генерального директора и директоров площадок