Cоздание бизнес-процесса по согласованию договоров на Битрикс24

— «Стандартпласт» — крупная компания, в которой ежедневно заключается множество разных договоров. Причем для каждого типа договора – свои цепочки согласований. В обязательном порядке договор подписывает руководитель отдела, а юридический отдел дает разрешение.

Примеры договоров:

Договор поставки сырья

ДС об изменении порядка оплаты, цен, объема поставляемого/закупаемого сырья

Договор поставки ГП офис и ОП

Договор поставки оборудования ТМЦ

Дополнительное соглашение о пролонгации, смене реквизитов

Дополнительные соглашения об изменении порядка оплаты, цен - на сырье

Договор оказания услуг(подряда), аренды и пр.

Договор по государственному оборонному заказу (ГОЗ)

— Длительная процедура согласования договоров, которая проходит последовательно, то есть подпись идет последовательно от одного звена – к следующему, и пока предыдущее ответственное лицо не подпишет, другие звенья даже не знают о запуске процедуры.

— Не было контроля сроков согласования

— Не учитывалось отсутствие ответственных за согласование: тех, кто был на больничном, в отпуске или в командировке.

В итоге процесс согласования и подписания договора мог длиться более месяца.

После ухода автозаводов из России и возросшей конкуренции на рынке производителей шумоизоляции, компания столкнулась с новыми реалиями. Планы продаж не выполнялись, срывались поставки. Требовалось ускорение процесса согласования договоров, и часть функций по этому процессу взяли на себя юристы компании.

Цель: согласование договора максимум за 5 дней!

— Уведомлять ответственного если договор не согласован более суток.

— Переносить на заместителя, если ответственный отсутствует.

— Собирать комментарии согласующих для передачи сотруднику юридического отдела — запараллеливание процесса.

— После подписания договора, уведомлять инициатора и сотрудников бухгалтерии для заведения договора и контрагента в программу учета.

Добавили глобальные константы и теперь ответственного достаточно поменять только в 1 месте. Масштабировали и теперь глобальные константы можно использовать для всех процессов компании, а ранее константы были привязаны к конкретному бизнес-процессу.

Ранее привязка была только по типу договора и некоторые обязательные звенья могли быть пропущены, из-за чего оценка заключения могла быть неверной, возрастали риски невыполнения требований к срокам поставки и оплаты по договору.

Сейчас после подтверждения руководителя сотрудника, инициировавшего процесс, согласование договора идет параллельно между всеми участниками.

Если договор не подписан в течение 2-х дней, система предупреждает ответственного.

Реализовали напоминание ответственному на подписание оригинала договора и уведомление о подписи всем участникам цепочки согласования не только внутри портала Битрикс24, но и на почту.

Если в течение 3-х дней договор не согласован ответственным, то ему уходит соответствующее уведомление, а процесс переходит в юридический отдел. Юристы собирают комментарии по договору и решают, передавать ли его на подпись генеральному директору.

Раньше заведение нового контрагента (покупателя/поставщика) в базу осуществлялось через отдельное письмо инициатора и на основании уже подписанного договора. Сейчас задание с ИНН и необходимыми реквизитами отправляется ответственному экономисту автоматически. Таким образом, ускорили процесс за счет запараллеливания процесса, а также автоматизировали процесс — не приходится делать вручную и меньше шанс забыть.

Реализовали напоминание ответственному на получение оригинала договора и уведомление о подписи всем участникам цепочки согласования не только внутри портала Битрикс24, но и на почту.

— Срок согласования договоров уменьшился до 5 дней.

— Снижаются риски реализации договора за счет того, что юристы в курсе комментариев участников, могут точнее оценить сложности и принять более верное решение о заключении договора.

— За счет автоматизации добавления новых контрагентов в 1С процесс ускоряется, исключаются ошибки и потери данных.

Проблемы в процессе

Назначение заместителей ответственных. В компании не было четкого регламента, кто за что отвечает. Совместно с юридическим отделом мы собрали информацию и разработали регламент замещения ответственных за подписание договоров лиц. Это позволило значительно высвободить время руководителей, а их заместителям выдать дополнительные полномочия. Сопутствующие услуги 1. Обслуживание и обновление портала. Мы регулярно обслуживаем портал компании, смотрим за обновлениями и изменении в составе согласующих, участвуем в цепочке увольнения сотрудников. Проверяем нет ли на них просроченных задач и не участвуют ли они в БП компании.2. Переделали остальные бизнес-процессы на глобальные константы: поиск, прием и увольнение сотрудников, составление КП менеджером промышленной группы, производственные инструкции, согласование рабочих регламентов и инструкций и многое другое. Об автоматизации этих процессов вы так же можете ознакомиться в кейсах.

Что дальше

Перевод остальных БП на глобальные константы. Например, при увольнении или смене сотрудников на занимаемой должности, достаточно будет изменять ответственного только в одном месте.Почему выбрали Битрикс24?— Так исторически сложилось: изначально приобрели и использовали как ленту корпоративных новостей, и уведомляли о днях рождения сотрудников, использовали для бронирования переговорных, далее специалисты нашей компании развивали функционал портала. Мы добавили бизнес-процессы, горячую линию, настроили CRM, базу знаний, курсы для обучения новых сотрудников.— Для сотрудников Битрикс24 – привычная и комфортная среда. — Развивается компания и развивается продукт Битрикс24, его хватает для автоматизации текущих процессов, так же мы видим потенциал для масштабирования.