CRM Битрикс24 для завода и конструкторского бюро

Завод металлоконструкций в Ростовской области им. М.И. Платова.

Основным направлением деятельности завода является конструкторская, технологическая и производственная деятельность, направленная на обеспечение предприятий металлургической, горнодобывающей и химической отраслей, а также железнодорожных путей сообщения. Предприятие ведет собственные разработки, имеет доп. офисы в Москве, Хабаровске, Екатеринбурге, Перми и Кемерово.

Клиентами АО "Завод имени М.И. Платова" являются крупные и средние государственные и коммерческие компании металлургические заводы, химической, добывающей промышленности, а также компании связанные с транспортной, строительной, энергетической и торговой отраслью.

На момент обращения к нам клиент был озадачен вопросом автоматизации отделов продаж и производства, чтобы повысить общую продуктивность работы всех взаимосвязанных в процессе обработки сделки ведомств.

Вместе с тем улучшить качество работы с заказчиками, держать на контроле важные моменты, быстрее решать оперативные вопросы в процессе сделок.

Для установки клиентом была выбрана коробочная версия Битрикс24.

Первым шагом к внедрению является аудит бизнес-процессов компании и написание на его базе технического задания, которое определит требования и опишет точный объем работ. Аудит проводится путем интервьюирования топ-менеджеров и ключевых фигур компании. По итогам аудита формируется процессно-событийная модель с декомпозицией бизнес-процессов, формируются оптимальные технические решения для настройки Битрикс24.

Мы настроили организационную структуру компании внутри Битрикс24.

Далее настроили роли сотрудников и права доступа к разделам CRM

Подключили сбор заявок с сайта в CRM

Настроили воронку отдела продаж, воронку конструкторского отдела, воронку производства, воронку оплаты от клиентов.

Настроили автозадачи менеджерам ОП, которые включаются в процессе прохождения клиента (сделки) по воронке продаж

Автозадачи:

1. квалифицировать заявку, получить данные для расчета

2. сделать расчет, подготовить КП, согласовать КП с руководителем. Отправить КП клиенту.

3. согласовать КП и заключить договор.

4. составить и отправить договор клиенту.

Настроили автозадачи в воронке конструкторского отдела:

1. направить приказ в конструкторский отдел.

2. указать ответственного конструктора.

3.отправить и согласовать с клиентом чертеж.

4. отправить уведомление за производство.

5. отправить заявку на согласование с коммерческим директором и нач. производства, проектировщиком.

Настроили пользовательские поля в карточках: компаний, контактов, сделок.

Создали реестры (списки) документов, которые используются для хранения данных по заказам, производству и закупке.

Настроили автоматические бизнес-процессы на основе списков документов:

1. Бизнес - процесс проверки заполнения поля в сделке.

2. Бизнес-процесс работы с реестром заявок для создания копии сделки со всеми данными для воронки конструкторского отдела.

3. Бизнес-Процесс добавления копии сделки в реестр производства из реестра заявок.

Загрузили в CRM Битрикс24 шаблоны документов:

- заявка на производство

- заявка на разработку тз

- договор

Автоматизировали составление отчетов для руководителей по результатам работы отдела продаж.

Последним этапом было комплексное обучение сотрудников и техническая поддержка проекта.

Благодаря системе Битрикс24 компания решила одну из приоритетных своих задач - автоматизацию бизнеса: когда процесс продаж органично перетекает в производственный процесс, а участники процесса понимают свои задачи/сроки и контролируют ход сделки.

В результате такого слаженного процесса, сотрудники успевают делать больше - как продаж , так и продуктов, что говорит о повышении эффективности работы сотрудников. Автоматизация повторяющихся действий и ручной работы помогла избавиться от рутины и освободить время для важных дел.

Автоматизация также улучшила и качество работы с клиентами, снизился «человеческий фактор» в работе со сделками.

Руководству гораздо легче осуществлять контроль как за деятельностью сотрудников, так и за ключевыми показателями компании, благодаря уведомлениям, оповещениям, авто-отчетам.

Битрикс24 позволила оптимизировать занесение и хранение информации о клиентах и обращениях, организовать хранение истории коммуникаций, отслеживать сроки, планировать события в календаре, автоматизировать повторяющиеся процессы.

Систематизация и защита клиентской базы, как одна из важных задач компании, так же была решена и больше не вызывает вопросов и сомнений.

Регламентированность действий сотрудников - не нужно искать инструкции и вспоминать, кто и что должен делать - все задачи и уведомления автоматически появляются у ответственных в нужный срок.

Повышение эффективности коммуникаций - вместо переписки в почте и телефонных звонков, бегания по отделам с листом бумаги, поиска и согласования последней версии документа - вся необходимая информация автоматически передается ответственным на нужном этапе, а вся история прохождения документа видна в самом процессе.

Учет документов и заявок - не нужно вспоминать, оформил ли сотрудник заявку на отпуск и кто заказывал курьера - все документы хранятся в едином реестре, со сроками, суммами, ответственными и т.д.