CRM и ERP для аренды спецтехники: как объединить заявки, учёт и документы

ЯМЦК занимается арендой спецтехники и благоустройством. Заявки, оплаты, долги и расчёты зарплат вели в таблицах, тетрадях и мессенджерах. Руководителю приходилось вручную сверять данные, чтобы понять, кто не оплатил заказ и сколько компания зарабатывает на каждом направлении.

Для ЯМЦК мы разработали сайт и единую систему управления арендой спецтехники и благоустройством. Связали в ней весь путь заказа: от заявки и назначения машины до закрытия смены, выставления счёта и сверки оплаты.

• Объединили заявки и учёт техники. Заявки с сайта сразу попадают в общую очередь, где диспетчер ведёт и обращения из других каналов. В системе он назначает технику и водителя, видит статус выезда и проверяет, не забронирована ли машина на другой объект.

• Добавили согласование выезда при задолженности. Если у клиента накопился долг, система приостанавливает заявку и отправляет руководителю в MAX сумму задолженности. Он может разрешить или отклонить выезд прямо с телефона.

• Перенесли работу водителей в MAX. Водитель получает адрес, время и детали задания, затем отмечает три этапа: «Принял», «На объекте», «Завершить». Диспетчер видит эти отметки в панели, а завершённая смена автоматически попадает в журнал работ.

• Связали документы и оплаты с заказами. Из заявки можно сформировать счёт, договор, акт, УПД и путевой лист. Система получает данные об оплатах из 1С и сопоставляет платежи с выездами.

• Настроили расчёт зарплат и управленческий учёт. Зарплата водителей рассчитывается по часам или как процент от выручки, с учётом простоя и премий. Руководитель видит доходы, расходы и задолженность отдельно по аренде и благоустройству.

По оценке ЯМЦК, прозрачный учёт приносит компании от 150 000 ₽ в месяц. Руководитель видит с телефона, какие заказы оплачены, где есть просрочка и сколько компания зарабатывает на аренде спецтехники и благоустройстве.

Около 70% оплат из 1С система сопоставляет с заказами автоматически. Счета, акты и УПД формируются из данных заявки, а зарплата водителей рассчитывается по правилам компании на основе закрытых смен.

Диспетчер видит в одной панели, кто принял заявку, какая техника уже на объекте и какие работы завершены. Водители отмечают этапы в MAX, поэтому диспетчеру не нужно обзванивать их, чтобы уточнить статус выезда.