Ерп система для кофеен

 У заказчика была сеть кофеен разных брендов, в которых использовались кофемашины с различными системами телеметрии. Из-за отсутствия единой системы управления многие рабочие процессы велись вручную. Остатки ингредиентов, воды и расходных материалов сотрудники фиксировали в таблицах, а информацию о выездах специалистов, выполненных работах и качестве обслуживания приходилось собирать из разных источников. Из-за этого руководству было сложно контролировать работу сотрудников, отслеживать фактические остатки на каждой точке, своевременно замечать нехватку ингредиентов и получать полную картину состояния всей сети. Основная задача заключалась в создании единой ERP-системы, которая объединила бы данные кофемашин разных брендов, учёт остатков, управление выездами сотрудников и контроль качества обслуживания. Система должна была сократить объём ручной работы, уменьшить количество ошибок при учёте и предоставить руководству прозрачный контроль над всеми кофейными точками и сервисными процессами.

Решение

Мы разработали комплексную ERP-систему для централизованного управления сетью кофеен, кофемашинами разных брендов, сервисными сотрудниками и финансами бизнеса.

Основная цель проекта — объединить все ключевые бизнес-процессы в одной платформе: от получения данных с оборудования и контроля остатков до оценки работы персонала и расчёта общей прибыльности сети.

1. Интеграция с телеметрией кофемашин

Реализовали API-интеграцию для получения данных от кофемашин и внешних систем телеметрии. Система рассчитана на работу с оборудованием разных брендов, использующих различные протоколы и форматы данных.

В едином интерфейсе собираются доступные сведения о продажах, ошибках оборудования, расходе ингредиентов и состоянии кофемашин. Это позволяет сократить количество ручных операций и получать актуальную информацию о работе оборудования.

2. Единая карта кофеен и управление сетью

Создали централизованный справочник торговых точек с отображением кофеен на карте.

Для каждой точки предусмотрена отдельная карточка с информацией об оборудовании, продажах, остатках, сервисных заявках и истории обслуживания.

Также предусмотрен учёт новых открывающихся точек, что позволяет планировать расширение сети, добавлять новые объекты в систему и организовывать их дальнейшее обслуживание и контроль.

3. Управление выездами и сервисными заявками

Разработали модуль управления заявками на обслуживание кофемашин.

Система позволяет регистрировать неисправности, назначать ответственных сотрудников, устанавливать приоритеты и отслеживать выполнение работ. Предусмотрено разделение обращений по степени срочности, чтобы критические неисправности обрабатывались в первую очередь.

Руководитель может контролировать статус каждой заявки, исполнителя, историю работ и результат обслуживания.

4. Учёт остатков и расходных материалов

Автоматизировали учёт ингредиентов, воды и расходных материалов, ранее фиксировавшихся в отдельных таблицах.

Предусмотрели контроль остатков на кофейнях, учёт пополнений и расхода, а также фиксацию запасов после обслуживания оборудования.

Система помогает выявлять нехватку ингредиентов, планировать поставки и контролировать расхождения между фактическими остатками и учётными данными.

5. AI-проверка качества обслуживания

Внедрили подход к контролю качества работ на основе фотоотчётов сотрудников с использованием искусственного интеллекта и проверки руководителем.

После обслуживания сотрудник загружает фотографии, подтверждающие состояние оборудования и выполнение необходимых операций. AI анализирует отчёт по заданным критериям и помогает выявлять возможные нарушения стандартов обслуживания.

Результаты проверки сохраняются для последующего анализа. Руководитель может просматривать отчёты, оставлять комментарии и принимать окончательное решение по качеству выполненных работ.

Такой подход позволяет не ограничиваться фактом закрытия заявки, а оценивать качество результата.

6. Личные кабинеты сотрудников и оценка эффективности

Разработали систему персонального учёта работы технических специалистов.

Каждый сотрудник может видеть назначенные заявки, историю выполненных выездов, результаты проверок качества и собственные показатели эффективности.

Предусмотрен расчёт заработка с учётом выполненных работ и установленных тарифов, включая повышенную оплату срочных выездов. Это делает начисления более прозрачными для сотрудников и упрощает контроль затрат на обслуживание для руководства.

7. Финансовая аналитика и полный P&L для владельца

Предусмотрели финансовый контур, позволяющий владельцу оценивать экономику бизнеса не только по выручке, но и с учётом основных расходов.

В финансовой модели учитываются:

* выручка по кофейням и оборудованию;

* расходы на ингредиенты, воду и расходные материалы;

* заработная плата сотрудников и стоимость сервисных выездов;

* аренда торговых точек;

* налоги;

* расходы на мобильную связь и обслуживание SIM-карт;

* прочие операционные расходы.

На основе этих данных формируется управленческая картина доходов и расходов (P&L), позволяющая оценивать прибыльность отдельных точек и сети в целом, выявлять наиболее затратные направления и принимать решения на основе финансовых показателей.

Для владельца это возможность видеть не просто сумму продаж, а реальную экономику бизнеса с учётом затрат на содержание сети.

8. Централизованное управление и масштабирование

Объединили ключевые процессы в единой системе с разграничением прав доступа для владельца, руководителей, менеджеров и технических специалистов.

Каждая роль получает необходимые инструменты: сотрудники — задачи, заработок и показатели качества; менеджеры — контроль заявок и обслуживания; владелец — общую картину работы сети, финансовые показатели и динамику развития бизнеса.

В результате ERP-платформа создаёт единое пространство для управления оборудованием, персоналом, запасами, качеством обслуживания и финансами, снижая зависимость от ручного учёта и упрощая масштабирование сети кофеен.

Результаты проекта

В результате разработки ERP-системы ключевые процессы управления сетью кофеен были объединены в единой цифровой платформе. Вместо разрозненных таблиц, ручного сбора данных и отдельных инструментов контроля бизнес получил централизованную систему для работы с оборудованием, сотрудниками, остатками и финансами.

1. Централизованный контроль сети

Руководство получило единое рабочее пространство для контроля кофеен разных брендов и кофемашин с различными системами телеметрии. Информация о состоянии оборудования, продажах и сервисных обращениях стала доступна в структурированном виде.

2. Прозрачный учёт остатков

Учёт ингредиентов, воды и расходных материалов был перенесён из разрозненных таблиц в единую систему. Это создало основу для более оперативного контроля запасов, своевременного пополнения и сокращения ошибок ручного учёта.

3. Контроль выездов и качества работ

Процесс обслуживания стал более прозрачным: заявки назначаются ответственным сотрудникам, выполнение работ фиксируется, а результаты подтверждаются фотоотчётами. AI-проверка и контроль со стороны руководителя помогают выявлять возможные нарушения стандартов и повышать качество обслуживания.

4. Прозрачная система мотивации сотрудников

Сотрудники получили возможность отслеживать выполненные работы, результаты оценки качества и собственный заработок. Руководство, в свою очередь, получило инструменты для анализа эффективности персонала и контроля расходов на сервисное обслуживание.

5. Контроль финансовой эффективности

Для владельца предусмотрена единая финансовая картина бизнеса с учётом выручки и основных операционных расходов: аренды, налогов, зарплат, ингредиентов, мобильной связи и других затрат.

Это позволяет оценивать прибыльность отдельных точек и сети в целом, видеть структуру расходов и принимать более обоснованные управленческие решения.

6. Подготовка к масштабированию

Система предусматривает подключение новых торговых точек и оборудования к единой инфраструктуре управления. Это упрощает организацию обслуживания расширяющейся сети и позволяет развивать бизнес без пропорционального увеличения объёма ручного учёта.

Итог: создана единая ERP-платформа, объединяющая операционное управление, сервисное обслуживание, контроль качества, учёт запасов и финансовую аналитику. Решение формирует основу для повышения прозрачности бизнес-процессов, сокращения ручной работы и дальнейшего масштабирования сети кофеен.