Как автоматизировать работу группы охранных компаний с помощью кастомной ERP-системы «Кукушка»

К нам обратилась крупная охранная компания «АКМ» с задачей автоматизировать проверку охранников на объектах. Разработали ERP-систему «Кукушка», которая работает в связке с IP-телефонией Ростелекома. Теперь весь процесс работы охранников контролируется автоматически, руководство моментально оповещается о происшествиях и получает ежедневный отчет о состоянии объектов.

О заказчике

Группа охранных компаний АКМ работает с 2005 года в Москве и других регионах России.

Под охраной АКМ более 300 объектов: бизнес-центры, банки, логистические комплексы, торговые центры и др.

В штате — более 800 сотрудников охраны.

Среди клиентов — Газпром, Роснефть, ЦУМ, Озон и другие известные компании.

За время работы группа АКМ предотвратила более 2 000 случаев противоправных действий на охраняемых объектах.

Какие проблемы были на старте

Группа АКМ несет ответственность за безопасность клиентов и сохранность имущества, поэтому тщательно контролирует работу сотрудников. До внедрения системы штатные менеджеры периодически обзванивали посты охраны: проверяли, присутствие охранников на рабочем месте и уточняли ситуацию на объектах.

Это было трудозатратно и малоэффективно: сложно оценить, вовремя ли охранник заступил на смену, не покидал ли пост во время дежурства, не ушел ли раньше времени и т.д. Соответственно трудно было выстроить систему штрафов и премирования, которая напрямую зависит от соблюдения сотрудниками режима работы.

Назрела необходимость в комплексном инструменте контроля и управления объектами охраны. Таким инструментом стала система «Кукушка».

Какие задачи решила «Кукушка»

Заказчик поставил перед нами две основные задачи:

– проверка соблюдения режима работы сотрудниками охраны,

– моментальное оповещение о происшествиях.

Настройка ролей в системе

Настроили в системе 3 ключевые роли пользователей:

– администратор,

– менеджер,

– работник.

Администратор имеет полный доступ к системе, может управлять всеми функциями, добавлять менеджеров и управлять их полномочиями.

Менеджер имеет ограниченный набор функций, установленный администратором: добавляет работников, настраивает график работы постов и периодичность обзвонов, контролирует ситуацию на объектах, формирует отчеты.

Работник не имеет доступа к веб-интерфейсу и взаимодействует с системой только через звонки.

Каталог объектов охраны

Создали карточки объектов, которые содержат полную информацию: название, адрес, номер телефона, данные заказчика. К каждому объекту добавляется группа постов, за каждым постом закрепляется курирующий менеджер и охранники.

В верхнее поле карточки объекта выведены данные по последней проверке. Успешная проверка подсвечивается зеленым, не пройденная — красным. Так менеджер сможет оперативно отреагировать на ситуацию.

База охранников

На каждого работника заполняется карточка с максимально полной информацией: паспортные данные, наличие удостоверения охранника, водительских прав, медкнижки, личного оружия, есть ли долги, алименты и т.д. Каждому охраннику присваивается личный PIN для идентификации в системе.

Карточка охранника отражает текущую ситуацию:

– на каком объекте сотрудник находится в данный момент,

– список событий за последние сутки.

При необходимости можно деактивировать охранника в системе. После этого его PIN будет недействительным и он не сможет заступить на пост.

Импорт и экспорт данных

В штате АКМ более 800 сотрудников, которые охраняют более 300 объектов. Вводить вручную персональные данные каждого охранника и информацию по всем объектам трудозатратно, а также может привести к ошибкам.

Для быстрого и безошибочного импорта данных из базы заказчика разработали возможность интеграции с модулем SAAS. Теперь информацию по сотрудникам и объектам можно скачать через приложение.

Также разработали экспорт и импорт из системы в Excel и обратно. Эта функция будет полезна для подготовки отчетов, бухгалтерской документации и другой работы с данными.

Заступление на пост и завершение смены

Проверка охранников реализована с помощью IP-телефонии Ростелекома и АТС Asterisk. При заступлении на объект охранник звонит на единый номер Кукушки со специального телефона, который привязан к посту, и вводит свой личный PIN. АТС Asterisk считывает код через DTMF-сигналы.

Если охранник не успел ввести PIN или ошибся, он может перезвонить и сделать это заново. Если введен неверный PIN, система перезвонит через минуту и попросит ввести код.

По завершении смены охранник снова звонит на Кукушку и повторяет процедуру.

Прохождение проверки

Во время смены система периодически обзванивает объекты: ведет диалог с сотрудником, просит ввести PIN. Если охранник не ответит, система перезвонит ему заданное в настройках количество раз.

Периодичность обзвона менеджер может установить для каждого объекта в зависимости от внутренних критериев.

Все данные о прохождении проверок фиксируются в системе и руководство может отслеживать работу охранников в режиме реального времени.

Голосовые уведомления для охранников

Если надо сделать объявление для сотрудников, можно запустить обзвон с голосовым сообщением. Это решает проблему коммуникации с более чем 800 охранниками, которые работают в разном режиме на разных объектах.

Разработали систему уведомлений о происшествиях. Менеджер получит одновременно смс и сообщение от чат-бота в телеграм, если случится экстренная ситуация:

- охранник не заступил на объект в установленное время;

- дважды введен неверный PIN;

- система не дозвонилась до охранника два раза подряд;

- охранник позвонил на номер Кукушки и ввел код SOS.

Система отчетов позволяет проводить выборку по объектам, работникам, датам и времени вплоть до каждой минуты. Можно с точностью определить, что происходило на объектах и как работал каждый из сотрудников.

Система автоматически формирует ежедневный отчет о работе на всех объектах и отправляет его на электронную почту руководству компании.

В планах — добавить в систему новые функции, которые вполне способны заменить штатного бухгалтера.

Настройка режима работы и расчет заработной платы

Система позволяет установить режим работы каждого поста охраны и почасовую ставку оплаты. С учетом этих данных Кукушка будет автоматически рассчитывать зарплату каждому сотруднику.

Допустим, охранник работает в торговом центре. Смены бывают разные по продолжительности — 4–6 часов в день. Один день в неделю выходной. Чтобы рассчитать зарплату за месяц, бухгалтер должен запросить данные о количестве отработанных дней и часов и почасовой ставке на каждом посту.

Кукушка автоматически рассчитает зарплаты всем охранникам и составит отчет руководству.

Система штрафов и премирования

На зарплату охранников влияет время опозданий и прогулов, а также количество не пройденных проверок. За все нарушения на сотрудников налагаются штрафы, которые учитываются в системе. При расчете зарплаты Кукушка будет автоматически вычитать суммы штрафов.

Система будет рассчитывать рейтинг для каждого сотрудника по показателям качества работы: соблюдение режима и прохождение проверок. На основании этого рейтинга руководство сможет распределять премии.

Результаты внедрения

До внедрения системы Кукушка в компании АКМ работали штатные специалисты, которые обзванивали объекты с проверками. На этот процесс уходило много ресурсов, при этом он был недостаточно эффективен.

Теперь контроль объектов охраны осуществляется автоматически: это позволяет вести ежечасный мониторинг постов, моментально узнавать о происшествиях и оперативно на них реагировать.