х2 рост чистой выручки после запуска b2b-кабинета: кейс импортёра «Колибри кофе»

Клиент — импортёр «Колибри кофе». Компания поставляет в Россию зелёный кофе. Зёрна закупает напрямую у фермеров Южной Америки, Азии и Африки. Также предоставляет заказчикам ростеры для обжарки зёрен и ведёт курсы обжарщиков кофе.

В компании всё держалось сугубо на ручном управлении — заметки писали на магнитной доске и в Microsoft Outlook, контакты клиентов — в блокноте, заказы оформляли по телефону, а часть информации вообще держали в голове. Из-за этого руководитель бизнеса погрязла в рутине и собиралась нанять ещё одного сотрудника. Но затем познакомилась с Вебфлай и решила автоматизировать процессы

Задачи:

— создать личный кабинет для оптовых клиентов,

— внедрить Битрикс24, автоматизировать рутинные процессы,

— интегрировать CRM с 1С и b2b-кабинетом.

Работа над проектом началась в 2017 году и проходила в несколько этапов. Для выполнения задач мы решили:

— создать MVP личного кабинета и тестировать на оптовых покупателях,

— собрать фидбэк от пользователей и доработать b2b-кабинет,

— внедрить Битрикс24, с его помощью автоматизировать документооборот, настроить автоматическую конвертацию валют, вести календарь аренды ростера, отправлять автоматические напоминания менеджеру и письма клиентам, разбить платежи на части и автоматически выставлять счета клиентам,

— интегрировать Битрикс24, 1С и b2b-кабинет.

Разработали личный кабинет для оптовиков на CMS 1С-Битрикс

На площадке клиенты могут купить кофе напрямую у фермера и сэкономить на закупке за счёт отложенной поставки. Производители кофе не теряют деньги, им выгодно сотрудничать с «Колибри кофе», а не продавать зерно через биржи, где цены сильно опускают. 

На b2b-портале покупатели самостоятельно оформляют заказы 24/7, есть история покупок, автоматическая конвертация валют, бонусная система, автоматическое выставление счетов на оплату и актов, отслеживание поставки и календарь аренды ростера. 

MVP личного кабинета протестировали на клиентах «Колибри кофе». Обратная связь от них легла в основу будущих итераций b2b-портала: обновился дизайн, появилась адаптивная вёрстка под мобильные устройства и новые функции.

Интерфейс b2b-кабинета «Колибри кофе»

Настроили автоматическую конвертацию валют

Менеджерам не нужно выставлять счёт в долларах, напоминать клиенту про правильную конвертацию по курсу ЦБ, а потом получать оплату с ошибками. Благодаря автоматической конвертации, цифры стали сходиться.

Разработали календарь аренды ростера в Битрикс24

У «Колибри кофе» 3 ростера для разных целей обжарки с разной тарификацией. Раньше приходилось вести запись людей самостоятельно. Сейчас система автоматически показывает "окна" в графике: после того, как клиент заказал кофе, CRM рассчитывает необходимое количество часов для выполнения обжарки купленного кофе и предлагает в календаре выбрать подходящий слот. Менеджеру остается утром открыть календарь и посмотреть, к какому времени прогреть забронированный ростер.

Скриншот: календарь аренды ростера в Битрикс24

Настроили напоминание клиентам о новом заказе

В Битрикс24 настроили бизнес-процесс: CRM собирает данные из 1С, отслеживает даты заказов и оповещает менеджера, если клиент давно ничего не покупал. В определённую дату Битрикс24 ставит менеджеру задачу связаться с клиентом и узнать, нужна ли помощь с профилями обжарки и надо ли оформить новый заказ. Система не запутается в датах и не пропустит ни одного покупателя.

Дата напоминания настроена исходя из даты последней доставки и региона проживания клиента. Для каждого из 7 федеральных округов рассчитан свой интервал времени (от 1 до 3 недель) с учётом логистики. Также закладывается время, необходимое для того, чтобы заказчик обжарил и попробовал кофе.

Если покупатель не оформляет заказ, то менеджер оставляет в CRM комментарий с датой повторного созвона. А если оформляет, то «Колибри кофе» получает новую заявку и прибыль за счёт простой автоматизации. 

Скриншот: Автоматическая задача в Битрикс24 на звонок клиенту

Настроили связку b2b-кабинета, 1С и Битрикс24

Приёмка заказа, выгрузка его в программу, формирование счёта, исполнение, формирование бухгалтерских документов и начисление бонусов происходят автоматически и практически мгновенно. Система позволяет разбить платежи на части и автоматически выставляет счета за выбранный период.

В результате получилось разгрузить персонал и сделать сервис максимально дружелюбным к новым сотрудникам: благодаря работающей связке 1С — Личный кабинет — Битрикс24, погружение в работу новичка теперь занимает всего час, против долгих месяцев обучения и контроля, как было ранее.

После запуска b2b-кабинета у «Колибри кофе» 

— чистая выручка выросла в 2 раза при органическом росте оборота на 15%,

— штат сотрудников остался на прежнем уровне — 3 человека, не пришлось нанимать дополнительного сотрудника,

— сократили число ошибок в документах и накладок в графике,

— автоматизировали рутинные действия: заполнение документов, составление счетов и актов, отправку писем и напоминаний клиентам и другие,

— освободили время собственницы бизнеса на развитие проекта.