Импортозаместили Confluence и перенесли знания для 1000 сотрудников SPLAT Global на платформу TEAMLY

SPLAT Global – компания-производитель средств для гигиены полости рта, экологичных продуктов для ухода за домом, а также натуральной косметики. Большая команда занимается полным циклом создания этих средств – от разработки рецептуры до дизайна упаковки. Каждый продукт компании содержит в себе огромное количество знаний и «литературного наследия», а также большие таблицы, карточки проектов, продуктов и образцов сырья, «минутки» (протоколы встреч).

Команда SPLAT Global давно работает с базами знаний – с 2018 года процессы многих подразделений были выстроены в Confluence. В 2021 году Atlassian анонсировал закрытие версии Server – без технической поддержки и обновлений продукты и приложения становились небезопасными. Миграция на версию Cloud была невозможной по ряду причин, к которым в 2022 году добавился еще и уход Atlassian с российского рынка. Перед SPLAT Global встал вопрос о переносе целой системы отлаженной работы на новую платформу.

Перед командой TEAMLY стояли следующие задачи:

• Заменить текущее решение на базе Confluence на российское программное обеспечение, чтобы избавить команду SPLAT Global от рисков санкционного влияния и решить проблему невозможности получать обновления и техническую поддержку.

• Перевести 15 подразделений SPLAT Global на работу в новом решении.

• Бесшовно выполнить интеграцию решения в текущие бизнес-процессы.

Для реализации проекта по миграции базы знаний необходимо было выполнить следующий комплекс работ:

1️⃣ Провести масштабный аудит текущего состояния базы знаний.

2️⃣ Подобрать новое российское решение. В сравнении участвовало несколько российских решений, которые оценивались по ряду критериев, ключевыми из которых были:

• Возможность автоматического переноса данных, чтобы все структуры, вложения и ссылки мигрировали на свои места и систему управления знаниями не пришлось выстраивать заново вручную.

• Похожий функционал. В Confluence сотрудники компании не ограничивались базовыми инструментами и использовали плагины для еще бо́льших возможностей — новое решение должно было не уступать в функциональности. Важно было сохранить привычную организацию пространства и понятную логику инструментов, чтобы сотрудники безболезненно включились в работу.

• Удобный интерфейс, который не будет проигрывать Confluence в usability и поможет облегчить ежедневную работу с большими таблицами.

• Демократичное ценообразование и отсутствие проблем с продлением лицензии.

3️⃣ По результатам сравнения провести пилотные миграции из Confluence на выбранное решение и оценить качество переноса и сохранности знаний.

4️⃣ Реализовать пул доработок совместно с командой ИТ-поставщика для учёта специфики переносимой базы знаний.

5️⃣ Выполнить полную миграцию более 20 000 единиц контента из Confluence на платформу TEAMLY в self-service формате.

6️⃣ Обеспечить бесшовный переход сотрудников 15 подразделений на новую базу знаний и обучить их работать в ней.

• Процедуры системы менеджмента качества (СМК): протоколы внутренних аудитов, risk assessment и др.

• Фиксирование информации по разработке новых продуктов и изменению старых: проведение исследований в собственной лаборатории, создание рецептур и упаковки.

• Сохранение документации по проектам и систематизация знаний, которые команда создает во время работы с продуктом.

• Развитие базы знаний и накопление полезного опыта сотрудников IT-департамента.

• Необходимо было быстро мигрировать на новое решение, что потребовало чёткого планирования и согласования усилий всей команды — как со стороны SPLAT Global, так и со стороны TEAMLY.

• Текущее коробочное решение Confluence Server стало end-of-life продуктом и требовало оперативной замены.

• В компании использовался весь стек Atlassian: помимо Confluence, были внедрены Jira и Jira Service Desk. Некоторые процессы работали в связке Jira и Confluence.

• У менеджеров SPLAT Global есть определенная свобода при выстраивании рабочих процессов в подразделениях — из-за этого отсутствовала единая практика в области управления знаниями и каждый менеджер организовывал хранение информации под себя.

• Некоторые виджеты и плагины для визуализации данных невозможно перенести из Confluence — на новой платформе приходилось находить другие способы решения задач.

• При миграции иногда терялись вложения, страницы или ссылки — в таких случаях повторно запускали миграцию пространств или добавляли часть данных вручную.

✅ Выполнили полное импортозамещение Confluence Server и провели миграцию знаний на российское решение TEAMLY для 1000+ сотрудников.

✅ Помогли перестроить работу 15 подразделений SPLAT Global на новом решении.

✅ Всего за 6 месяцев интегрировали решение в текущие бизнес-процессы без остановки производства.

✅ Не просто сохранили процессы управления знаниями в привычном виде, но ещё и точечно оптимизировали их.