Автоматизация финансового учета перевозок для транспортной компании

Автоматизация финансового учета перевозок для «Помор Шиппинг»

Автоматизировали формирование финансовых документов

Доработали механизм создания бухгалтерских документов на основании заявок экспедирования ММП.

Система формирует и связывает с перевозками:

• счета на оплату;

• реализации товаров и услуг;

• поступления;

• счета-фактуры.

Настроили корректную последовательность создания документов, обработку разных вариантов формирования, пересчет валют, расчет НДС и работ у со случаями, когда фактический плательщик отличается от заказчика.

Это сократило объем ручного переноса информации и позволило бухгалтерии работать с документами, сформированными непосредственно из данных перевозки.

Разработали финансовый отчет по перевозкам

Создали в 1С единый финансовый отчет, который заменяет ручной Excel-файл из трех листов и более чем 2 100 строк.

Отчет собирает информацию из заявок экспедирования, финансовых документов и учетных регистров. Данные можно анализировать:

• по контейнерам;

• по типам контейнеров;

• по клиентам;

• по видам перевозок;

• по месяцам;

• по юридическим лицам.

В отчете отображаются основные и дополнительные доходы, фактические расходы по отдельным участкам перевозки, авансы, оплаты, НДС и итоговая прибыль.

Дополнительно учли расходы на аренду, терминальную обработку, фрахт, автовизиты, идентификацию и другие услуги. Доходы от подключения контейнеров и настройки температурного режима выделены отдельно, поскольку выставляются клиентам дополнительными счетами.

Система рас считывает прибыль по каждой перевозке и позволяет быстро выявлять убыточные или не оплаченные заявки.

Перенесли учет дополнительных расходов в 1С

Ранее непредвиденные расходы велись на отдельном листе Excel, который содержал около 927 строк и не был связан с заявками экспедирования.

Разработали отдельный механизм учета дополнительных затрат внутри 1С.

При выборе контейнера система связывает расход с соответствующей заявкой. За счет этого затраты на ремонт, аренду контейнеров и дополнительные услуги автоматически учитываются при расчете прибыльности перевозки.

Исторические сведения из Excel были подготовлены к переносу в новую структуру учета.

Настроили межфирменные взаиморасчеты

В компании используются несколько юридических лиц : оплата от клиента может поступить на одну организацию, а расчеты с поставщиками выполняться от другой.

Для корректного учета таких операций спроектировали механизм межфирменного перераспределения денежных средств. Он позволяет фиксировать внутренние расчеты между организациями и учитывать их при формировании финансовой отчетности.

В результате компания получает достоверную картину доходов, расходов и задолженности не только по перевозкам, но и в разрезе юридических лиц.

Подготовили переход на серверную архитектуру 1С

Для повышения стабильности и производительности подготовили миграцию файловой базы на серверную вер сию 1С с использованием PostgreSQL или MS SQL Server .

Серверная архитектура обеспечивает :

• стабильную одновременную работ у нескольких пользователей ;

• более высокую скорость обработки больших о бъемов данных ;

• работ у регламентных заданий без постоянно открытого клиента 1С ;

• надежное резервное копирование ;

• возможность дальнейшего масштабирования системы.

Компания получила основу единого финансового контура, в котором каждая операция связана с конкретной перевозкой, контейнером, клиентом и юридическим лицом.

Финансовые документы формируются на основании заявок экспедирования, дополнительные расходы учитываются непосредственно в 1С, а руководство и бухгалтерия могут контролировать доходы, расходы, оплаты и фактическую прибыль без ручного сведения нескольких Excel-таблиц .

Решение снизило зависимость от ручных операций, повысило прозрачность финансового учета и подготовило систему к дальнейшему рост у количества перевозок и пользователей.