Как ИИ-агент сократил время подготовки коммерческого предложения с 3 дней до 15 минут

Изначально коммерческие предложения в компании полностью готовились вручную, без какой-либо автоматизации. Специалисты собирали и передавали исходные данные, после чего менеджер готовил документ с описанием услуг и их стоимостью.

Позже мы перешли на веб-формат коммерческих предложений, но процесс по-прежнему требовал участия нескольких специалистов. Менеджер формулировал вводные, дизайнер занимался оформлением и вёрсткой. Кроме того, требовалось время на согласование и внесение правок. В итоге подготовка одного коммерческого предложения занимала от 2 до 4 дней.

Наша цель — автоматизировать создание КП, сократить срок подготовки первой версии до комфортных 15 минут и при этом сохранить фирменный стиль и качество оформления.

Задачи

1. Сократить срок подготовки КП. Получение готовой версии коммерческого предложения в течение 15 минут после ввода необходимых данных.

2. Упростить работу с правками. Возможность корректировать текст, кейсы, условия, цены и контактные данные в одном чате с ИИ-агентом.

3. Автоматизировать подбор кейсов и подготовку текста. ИИ-агент анализирует данные о клиенте, отрасли и задачах, выбирает подходящие кейсы из внутренней базы и формирует на их основе содержание предложения.

4. Сохранить фирменное оформление. Соответствие корпоративным стандартам и качеству профессиональной вёрстки: использование единого шаблона, фирменного цвета, типографики и логотипа.

5. Исключить ошибки при переносе данных. Информация о клиенте, цены и контакты подставляются в предложение без ручного копирования между документами.

6. Передать управление процессом. Менеджер самостоятельно запускает генерацию, вносит изменения и получает финальную версию КП без привлечения дизайнера, верстальщика и других специалистов.

До и после

Как мы настроили ИИ-агента для создания КП

1. Подготовили справочники.

• Тарифы SEO/Директ/Комплекс с ценами и составом работ

• Типовые планы работ по каждому виду коммерческих предложений

• Подборка кейсов для подстановки в КП

• Маппинг работ и статей

2. Подготовили шаблон.

• Основной HTML-шаблон с переменными {{variable}}

• Логотип для конвертации в формате Base64

3. Описали дизайн-систему.

• Цвета, шрифты, карточки, маркеры, выравнивания — всё в CSS

4. Задали структуру для каждого типа предложений.

5. Определили входные данные.

• client_name, client_site, type, tariff, price, works и т. д.

• Дефолты: телефон, email, адрес, НДС 5%

6. Настроили алгоритм генерации.

7. Описали доставку файла в Nextcloud.

8. Зафиксировали требования к тексту и правила оформления цен.

Создание коммерческого предложения в чате

Менеджер описывает задачу своими текстом, а ИИ-агент формирует готовое коммерческое предложение. Ниже показано, как проходит этот процесс.

Как работает ИИ-агент

Создание коммерческого предложения проходит в пять этапов. Менеджер описывает задачу в чате, после чего ИИ-агент самостоятельно анализирует вводные, формирует КП и публикует готовую версию.

1. Постановка задачи.

Менеджер указывает название компании клиента, тип коммерческого предложения, адрес сайта, стоимость, тариф, перечень работ. Для запуска достаточно двух параметров: клиент и тип КП. Недостающие сведения агент подставляет из подготовленных справочников.

2. Изучение бизнеса.

ИИ-агент просматривает сайт компании, определяет специфику её деятельности и готовит персонализированное вступление. Затем он выбирает из базы Flexites кейсы, которые соответствуют отрасли и задачам клиента.

3. Сборка готовой страницы.

На основе HTML-шаблона агент формирует коммерческое предложение в фирменном стиле компании. Он подставляет данные и текст, добавляет логотип и дату, а также выстраивает блоки в соответствии с выбранным видом КП.

4. Размещение и передача.

Готовая страница загружается на Nextcloud. Менеджер может сразу отправить ссылку клиенту или загрузить файл на сайт, чтобы КП было на нашем домене.

5. Обновления и правки.

Чтобы изменить предложение, достаточно написать запрос в чате: «удали пункт», «скорректируй стоимость» или «добавь новый раздел». Агент редактирует страницу, а обновлённая версия остаётся доступной по той же ссылке.

Данные для генерации КП

Готовое коммерческое предложение в виде HTML-страницы с фирменным оформлением.

Страницу можно:

• опубликовать на сайте и отправить ссылку клиенту

• сохранить в PDF

• открыть на смартфоне благодаря адаптивной вёрстке

• распечатать без дополнительной подготовки документа

ИИ-генерация коммерческих предложений в цифрах

• 15 мин. От постановки задачи до первой версии КП

• 2–5 мин. Внесение правок и обновление

• 6 типов. SEO, Директ, комплексное продвижение, разработка, промо, аудит. Можно добавлять новые виды КП

• 0 ошибок. При копировании данных между КП