Как мы настроили управление проектами в Битрикс24: дорожные карты, отчеты и контроль сроков

Наш клиент — компания в сфере финансовых решений, крупная организация, которая предлагает широкий спектр финансовых услуг как частным лицам, так и бизнесу. Компания специализируется на управлении личными финансами, расчетно-платежных операциях, кредитных продуктах и инвестиционных решениях, помогая клиентам достигать своих финансовых целей.

Компания обратилась к нам с целью внедрения эффективной системы управления проектами в Битрикс24. Основная задача — создать удобный и автоматизированный процесс ведения проектов внутри системы.

Были поставлены следующие цели:

● Заведение проектов в системе и отслеживание их статусов;

● Создание дорожной карты проекта с планом задач;

● Отслеживание задач на диаграмме Ганта;

● Оперативное вмешательство в случае просрочки отдельных задач;

● Оперативное вмешательство при отставании проектаот графика;

● Обеспечение доступа сотрудников к задачам проекта и возможность их выполнения;

● Настройка автоматизированных отчетов по задачам и проектам.

Эти задачи позволяют повысить прозрачность, улучшить координацию команды и сократить время на ручной контроль выполнения проектов.

С помощью Битрикс24 был внедрен единый процесс управления проектами, адаптированный под бизнес-задачи клиента. Настроена дорожная карта, воронка проектов и представление задач в виде диаграммы Ганта, что обеспечило прозрачность, стандартизацию и удобство отслеживания этапов. История проекта позволяет анализировать ключевые события и причины изменений, а автоматизированные отчеты дают возможность оперативно контролировать статусы, сроки и риски, повышая общую эффективность управления проектами.

На первом этапе мы провели детальный сбор и анализ требований клиента к процессу управления проектами. Мы изучили текущие практики компании, выяснили, как ведётся работа с проектами, какие инструменты используются и где возникают трудности.

Далее мы представили бизнес-процесс в виде визуальной модели — это позволило клиенту наглядно увидеть текущую схему взаимодействия, согласовать её и понять, где возможны автоматизация и оптимизация. На основе этой модели мы определили ключевые точки для цифровизации и предложили решения, соответствующие целям клиента.

После этого был подготовлен документ технического задания, в котором были сформулированы цели, функциональные требования и этапы внедрения Битрикс24 в процесс управления проектами. Это стало основой для последующей реализации.

На этом этапе мы реализовали ключевые элементы системы управления проектами в Битрикс24, чтобы обеспечить прозрачность, удобство и эффективность работы с проектами.

► Реализация дорожной карты проекта

Мы настроили функционал дорожной карты, в которой руководитель проекта может вносить планируемые задачи, указывая для каждой:

● срок выполнения

● исполнителя и соисполнителей

● краткое описание задачи

Такой подход позволяет визуализировать этапы проекта, контролировать сроки и распределять ответственность.

► Настройка воронки проектов

Мы создали воронку проектов, которая позволяет:

● отслеживать статусы проектов в реальном времени

● видеть общую картину всех активных, приостановленных, просроченных и завершённых проектов

● быстро находить нужный проект по стадии его реализации

Битрикс24 также позволяет просматривать проекты в виде списка — удобный формат для тех, кто предпочитает текстовую информацию.

► Настройка карточки проекта

На основе бизнес-модели и требований клиента была разработана и внедрена карточка проекта, включающая:

● основные данные проекта

● статусы и сроки

● участников и исполнителей

● дополнительную информацию

Такая структура позволяет быстро находить проекты, даже если они завершены или находятся в архиве, и обеспечивает полноту информации для всех участников.

Мы настроили отображение задач проекта в виде диаграммы Ганта — это позволяет участникам проекта наглядно видеть сроки выполнения, последовательность задач и их взаимосвязь.

Ключевая особенность настройки — динамическое обновление сроков. Если срок одной из задач изменяется, система автоматически корректирует сроки последующих задач.

Такой подход обеспечивает:

● прозрачность сроков

● контроль над критическими этапами

● оперативное планирование и корректировку графика

● удобство для команды при работе с задачами проекта

Мы внедрили функционал отслеживания истории проекта — важный элемент для обеспечения прозрачности и контроля за ходом реализации.

Теперь каждый ключевой этап проекта фиксируется в истории:

● согласование

● приостановка

● изменение статуса

Это позволяет участникам проекта в любой момент увидеть, какие действия были выполнены, кто их инициировал, а также получить полную информацию о причинах пауз, комментариях и решениях, принятых на этапе согласования.

Такой подход обеспечивает:

● полноту информации о ходе проекта

● возможность анализа на основе истории

● оперативное реагирование на изменения

● повышение прозрачности и ответственности участников

Для упрощения мониторинга мы также вынесли причину паузы на Канбан-доску проектов. Это позволяет команде быстро понимать текущее состояние проекта и основные факторы, влияющие на его выполнение, без необходимости заходить в детали проекта.

Для обеспечения прозрачности и контроля за выполнением проектов мы настроили автоматизированные отчеты, которые позволяют оперативно получать актуальную информацию о статусе задач и проектов в целом.

Дашборд текущих проектов — отображает основную информацию по проектам, их статусы, срок иактивность.

Отчет по задачам — позволяет отслеживать:

● выполненные в срок задачи

● просроченные задачи

● открытые задачи с указанием количества дней до дедлайна

Все отчеты настроены на автоматическое обновление, что исключает необходимость ручного сбора информации и позволяет руководителям и участникам проекта всегда быть в курсе текущей ситуации.

✔ Создан единый процесс управления проектами

Клиент получил унифицированную схему работы с проектами, которая соответствует его бизнес-задачам и позволяет стандартизировать подход к планированию и исполнению.

✔ Настроена дорожная карта проекта

Теперь руководители могут вносить задачи, назначать исполнителей, указывать сроки и отслеживать этапы проекта в одном месте.

✔ Внедрена воронка проектов

Обеспечена прозрачность статусов проектов, возможность фильтрации и поиска по стадиям, что упрощает управление и контроль.

✔ Настроено представление задач в виде диаграммы Ганта

Участники проекта могут визуализировать сроки и взаимосвязи задач, а также корректировать график при изменении сроков.

✔ Внедрена история проекта

Теперь все ключевые действия (согласования, паузы, изменения статусов) фиксируются и доступны для просмотра, а причины приостановок видны также и на Канбане.

✔ Настроены автоматизированные отчеты

Клиент получил возможность оперативно получать информацию о статусах проектов, выполнении задач, сроках и рисках, что позволяет предотвращать просрочки и улучшать планирование.