Как мы перевели фулфилмент-компанию для маркетплейсов с Excel на полноценную CRM-систему

До начала проекта компания не использовала CRM. Менеджеры очень много времени тратили на подготовку договоров с клиентами и последующих документов на оплату, допускали ошибки в них. Все заявки на забор груза, упаковку, отгрузку и хранение вели в Excel, процессы сопровождения шли вручную, без четкой фиксации стадий и истории. Не хватало прозрачности - не было понимания на каком этапе находится та или иная сделка, какая эффективность сотрудников и многое другое.

На базе облачного Битрикс24, тариф "Профессиональный" мы внедрили:

CRM

Переход с Excel на Битрикс24, автоматизацию хранения и отгрузки, цифровое рабочее место, сквозную синхронизация, BI-аналитику

Мы перевели SIBA-F с Excel на Битрикс24 и выстроили сквозную систему управления заявками. Настроили цифровое рабочее место склада, параллельные процессы и автоматическую синхронизацию этапов, реализовали недоступную ранее функциональность:

Миграция данных

Импортировали заказы из Excel и внутренней базы, чтобы сохранить историю работы с клиентами

Разделение воронок и зон ответственности

Создали отдельные процессы для отдела сопровождения и склада, с разными зонами ответственности и логикой взаимодействия

Цифровое рабочее место для склада

Организовали смарт-процессы: подготовка, хранение, отгрузка — с автоматическим созданием задач из заявки

Сквозные процессы: от хранения к отгрузке

Связали все стадии между воронками, чтобы заявки проходили путь от оформления до отгрузки без лишних действий

BI-отчет и аналитика

Собрали аналитику по всем ключевым метрикам: загрузка склада, заявки, эффективность сотрудников — теперь всё на дашборде

Первым этапом стала полноценная миграция всех накопленных данных. Мы выгрузили все действующие заказы из таблиц, переработали структуру и загрузили в Битрикс24. Для клиента это было важно: система должна была не просто стартовать «с нуля», а сохранить всю историю взаимодействий с клиентами и заказами.

Также мы импортировали информацию из внутренней системы заявок, которая использовалась параллельно с Excel. Таким образом, в CRM попали не только текущие, но и архивные данные, что позволило сразу сформировать полноценную аналитику и видеть статистику задним числом.

Одним из главных решений в рамках проекта стало разделение работы отдела сопровождения и склада. Изначально заказчик хотел объединить всю логику в одну сделку, чтобы избежать лишних переходов между сущностями. Однако мы предложили иную модель, которая в итоге показала себя более гибкой и масштабируемой.

Мы выстроили отдельную воронку для менеджеров сопровождения, а для склада создали три цифровых смарт-процесса: подготовка заказа, хранение и отгрузка с хранения. Каждый сотрудник работает только в своей зоне и видит только те карточки, за которые отвечает.

Это позволило избежать перегрузки интерфейса, уменьшить количество ошибок и четко распределить зоны ответственности между подразделениями.

Для сотрудников склада мы создали цифровое рабочее пространство с тремя ключевыми воронками. Вся работа начинается с заявки менеджера сопровождения — из карточки сделки автоматически инициируется процесс в нужной воронке склада.

Например, если заявка готова к подготовке, создается карточка в соответствующем процессе. Все дальнейшие действия сотрудника склада синхронизированы со стадиями сделки, что позволяет менеджеру видеть актуальный статус в реальном времени. Когда процесс завершен, менеджер получает уведомление и подтверждает выполнение — сделка движется дальше.

Таким образом, работа склада и отдела сопровождения стала связанной, но не смешанной — каждый выполняет свою часть, не мешая друг другу.

Еще одним решением стала логика связанных процессов. Из одной карточки сделки можно создать сразу заявку на хранение, а из хранения — отгрузку. Вся цепочка автоматически выстраивается внутри системы, и пользователь не теряет контекст. Это особенно удобно при частичных поставках или комбинированных операциях со склада.

На основе всех выстроенных процессов мы подготовили BI-дашборд, который показывает ключевые показатели: текущие заявки, загрузку склада, эффективность сотрудников. Руководитель теперь получает всю аналитику автоматически — без необходимости сводить данные вручную в Google Таблицах, как это было раньше.

SIBA-F полностью отказались от Excel в операционном учете. Теперь склад и сопровождение работают в своих цифровых пространствах, все процессы автоматизированы, а руководитель видит актуальные отчеты и показатели в реальном времени. 

Информация не теряется, действия не дублируются — всё работает чётко и прозрачно. Операционная деятельность теперь ведётся в CRM, а не в таблицах.