Как мы перевели «Пациент Менеджмент» на Битрикс24 и автоматизировали лечение за границей

Компания использовала устаревшую самописную CRM, которая не поддерживала нужные интеграции и уже не справлялась с растущими потребностями. Требовалось современное решение, которое улучшило бы работу с пациентами и ускорило бизнес-процессы

На базе тарифа Профессиональный и доступа к Маркету мы внедрили:

1. CRM

Миграция данных, автоматизация, генерация договоров, нестандартная перелинковка

2. HRM

Электронное расписание смен, КЭДО

3. Интеграции

Телефония и мессенджеры, эквайринг, Контур.Эльба

Мы провели миграцию данных из устаревшей самописной CRM в современный Битрикс24, полностью сохранив их целостность. В рамках проекта была реализована функциональность, ранее недоступная в старом решении:

- Миграция данных

Для переноса данных из старой CRM мы:

1. Получили выгрузку данных в Excel и преобразовали структуру данных под формат Битрикс24

2. Импортировали тысячи карточек клиентов, истории взаимодействий, диагнозы и договоры.

3. Провели тщательную проверку данных, чтобы убедиться в их корректности.

- Автоматизация работы с визами и загранпаспортами

Для компании, работающей в сфере медицинского туризма, важно не забывать об актуальности виз и паспортов. В старой системе менеджеры часто забывали напоминать клиентам о сроках действия документов, что приводило к задержкам и ошибкам.

В Битрикс24 мы реализовали механизм, который автоматически напоминает о необходимости продления виз и паспортов. Система заранее предупреждает сотрудников о предстоящих сроках, что позволяет избежать проблем с документами и гарантировать своевременность всех этапов лечения.

- Система связей между пациентами и представителями

В медицинском туризме клиенты часто путешествуют не одни, а с сопровождающими — родственниками, ассистентами или переводчиками. Стандартный функционал Битрикс24 не предусматривал возможности автоматического связывания пациентов с их представителями.

Мы разработали кастомное приложение (собственный модуль для маркетплейса), которое позволяет автоматически устанавливать связи между пациентами и их сопровождающими в CRM. Это упрощает процессы коммуникации, так как все данные о сопровождающих фиксируются в одном месте и сразу доступны для работы с пациентом.

- Генерация договоров в пару кликов

Процесс создания договоров и соглашений всегда был долгим и сложным, так как приходилось вручную заполнять шаблоны и редактировать их под каждого клиента. В Битрикс24 мы реализовали автоматическую генерацию договоров, которая существенно упростила этот процесс.

Теперь система автоматически заполняет шаблоны с учетом специфики каждого клиента, что позволяет сэкономить время и исключить ошибки при создании документов. Это решение интегрировано с остальными процессами компании, что повышает скорость обработки запросов и делает работу с договорами более эффективной.

Упростили работу кадровиков и навели порядок в расписании работы сотрудников.

- КЭДО

Сотрудники компании теперь могут оформлять заявления на отпуск и подписывать кадровые документы в электронном виде — через мобильное приложение «ГосКлюч»

- Электронное расписание смен

До внедрения Битрикс24 сотрудники компании составляли графики работы операторов вручную в Excel, распечатывали их и вешали на стену. Это был неудобный и трудоемкий процесс, требующий постоянных обновлений.

Мы внедрили наше решение График дежурств для Битрикс24, которое теперь доступно всем сотрудникам через корпоративный портал.

- Телефония и мессенджеры

Теперь клиенты могут обращаться через различные каналы связи, включая WhatsApp, Telegram и e-mail. Все обращения автоматически фиксируются в CRM, что облегчает работу сотрудников и делает процесс более оперативным.

- Интеграция с PayKeeper

Интеграция с платежными системами позволяет системе автоматически обновлять статусы счетов после поступления денег, что минимизирует вероятность ошибок в финансовых расчетах и ускоряет процесс обработки платежей.

- Интеграция с Контур.Эльба

Наше решение автоматизирует процесс создания контрагентов и счетов в Контур.Эльба на основе данных из Битрикс24.

Оно также обеспечивает синхронизацию статусов оплаты счетов между двумя системами, что значительно упрощает контроль за финансовыми операциями и снижает вероятность ошибок.

Переход с самописной CRM на Битрикс24 предоставил «Пациент Менеджмент» удобный, гибкий и автоматизированный инструмент для работы с пациентами. Теперь компания может быстро реагировать на запросы клиентов, не переживая о потере данных, и автоматизировать рутинные процессы.