Как мы «поставили на рельсы» корпоративный портал Первой грузовой компании

В 2021 году в компании существовал интранет-портал, реализованный на SharePoint. Мы проанализирвовали действующий интранет, чтобы оценить ожидания сотрудников от портала и реальность.

Глубинные интервью показали, что респонденты не удовлетворены текущим порталом на SharePoint. Из недостатков отмечали:

• отсутствие мобильной версии,

• недостаточное количество сервисов,

• отсутствие возможности общаться и взаимодействовать с другими сотрудниками,

• сложности при поиске информации.

Предпосылками для переезда интранета с платформы SharePoint на платформу Bitrix стали новые бизнес-задачи и коммуникационные потребности компании, которые нельзя было решить средствами SharePoint, а также кастомизированная разработка, не позволявшая оперативно внедрять новый функционал.

Интранет ПГК — ключевая площадка для трансляции сотрудникам позиции компании и её возможностей, для коммуникаций и объединения команды, помощник в ежедневной̆ работе сотрудников и инструмент для выполнения бизнес-задач подразделений.

Он должен быть:

• информативный (канал трансляции официальной позиции компании и информации, необходимой для работы);

• объединяющий (помогает преодолеть барьеры между филиалами и подразделениями центрального аппарата);

• удобный (единый интерфейс и подход к навигации во всех сервисах и разделах);

• мобильный (обеспечивает доступ к информации и сервисам с мобильных устройств);

• продуктивный (помогает сотрудникам решать ежедневные задачи, содержит актуальные справочники и бизнес-процессы).

Вместе с подрядчиком мы организовали процесс по следующей схеме:

• Agile+Waterfall: гибридная методология управления проектом;

• Глубинные интервью для подготовки концепции и сбора бизнес-требований;

• MVP-подход: ранжирование требований, выбор самого важного для быстрого запуска в рамках бюджета;

• Планирование спринта: вовлеченность всех участников проекта на еженедельной основе;

Команда тщательно и ответственно подошла к проверке портала перед запуском на 14 офисов по всей России. Мы разделили ввод в эксплуатацию на 7 этапов, и на протяжении этого времени команда почти в круглосуточном режиме была на связи с пользователями.

• Создание маскота. Символом нового портала стал Первый.

• Онлайн-марафон «Знаток портала». Коллеги проходили несложные задания (например, добавить фото в личный профиль, вступить в сообщество) и получали призы.

• Обучающие видео. Серия видеороликов по каждой новой для сотрудников функции портала.

• Телеграм-канал. Ввели новый тег #порталПГК, чтобы еженедельно выкладывать посты о возможностях нового портала.

• Сообщество «Про портал» + чат «Поддержка портала» на главной странице.

• Пользовательское тестирование. Первыми портал увидели самые активные сотрудники, которые дали обратную связь.

• 18 активных сообществ (рост с нуля), суммарное число участников — 50% сотрудников компании.

• Истории: 30% контента создают сотрудники.

• Скорость загрузки страниц в среднем увеличилась на 40% в сравнении с прежним порталом.

• Поиск: быстрый, сквозной, со структурированной выдачей. Помимо общего поискового окна на главной странице, реализован отдельный поиск с фильтрами в таких разделах, как документы и новости.

• Обратная связь: 50 вопросов в среднем ежемесячно приходят через портал.

• Статистика: количество просмотров всех страниц портала еженедельно выросло с 35% до 60% от числа сотрудников, количество читателей новостей еженедельно выросло со 160 до 350, комментарии сотрудников к новостям выросли на 100% (на прежнем портале практически не комментировали).

Внутренний портал с момента запуска расширялся и развивался. Теперь сотрудники воспринимают его не только как источник информации, но и как флагманскую площадку для работы и взаимодействия. На базе портала появились новые функции: корпоративная энциклопедия Wiki станция, корпоративный магазин мерча PGKShop с системой начисления внутренней валюты — ПГКоина — и возможностью поделиться ею, нематериальная мотивация в виде наград в профиле, истории от имени сообщества, возможность записаться на йогу и инициировать закупочную процедуру. Портал даже умеет транслировать аудио (функция использовалась для радиоэфира в честь Дня рождения компании).

Благодаря инструментам портала выполняются задачи внутренних коммуникаций.

1. Информирование. Портал служит основным источником информации о компании. Новости редакции набирают в среднем 450-500 читателей, что составляет четверть от численности штата с учётом производственных площадок, сотрудники которых в целом редко используют цифровые сервисы из-за специфики работы.

2. Коммуникация и взаимодействие. На портале реализован личный и групповой чаты, обсуждения, поздравления и отправки электронных призов (благодарности), что способствует формированию корпоративной культуры и укреплению командного духа.

3. Доступ к файлам. Портал позволяет сотрудникам легко находить и получать доступ к необходимым документам, инструкциям и фотографиям.

4. Управление проектами. Интегрированы инструменты для управления проектами, что позволяет отслеживать прогресс, назначать задачи и управлять временем.

5. Обратная связь. Портал создаёт возможности для сотрудников выражать свое мнение и задавать вопросы через единую форму СПРОСИТЬ, что важно для развития организации и повышения уровня удовлетворённости.

6. Обучение и развитие. Портал включает разделы с менторингом, карьерным консультированием и содержит переход на обучающие материалы.

7. Календарь событий. Портал служит местом для анонса корпоративных мероприятий, что помогает сотрудникам быть в курсе происходящего.

8. Аналитика и отчётность. Портал предоставляет аналитику по активности сотрудников и их интересам, что позволяет корректировать контент, форматы коммуникации и смыслы.

9. Интеграция с другими системами, что повышает эффективность работы.

10. Формирование сообщества. Портал создаёт возможность для создания внутренних сообществ по интересам, что способствует обмену опытом и знаниями между сотрудниками.

За 2024 год страницы портала открыли 4 млн 376 тыс. 196 раз, в среднем за неделю — 85 807 раз.

Чтобы обозначить динамику интереса читателей, ниже приводим данные по числу сотрудников, которые открыли редакционную новость на портале в течение 7 дней после её публикации за 2022-2024 годы.