Как мы упростили работу проектных менеджеров с помощью разработки своего собственного сервиса

Разработать удобный инструмент, который позволит:

- контролировать затраченное время по проектам;

- фиксировать и вести учёт входящих и исходящих денежных операций;

- контролировать остаток по авансовым платежам и дебиторскую задолженность;

- собирать и анализировать статистику по проектам и специалистам — суммарно и отдельно;

- минимизировать ручной труд менеджеров и снизить влияние человеческого фактора при учёте и контроле финансовых показателей.

Какой функционал мы реализовали:

1. Контроль бюджетов проектов

Мы стандартизировали и упростили процесс контроля экономики проектов.

Раз в месяц ответственный обновляет данные о внутренних ставках сотрудников, а список специалистов и фактически затраченные часы автоматически выгружаются из таск-трекера компании. Менеджеру проекта остаётся актуализировать внешние ставки проекта и количество часов, выставленных клиенту.

Дефолтно все расчёты ведутся в рублях, но для валютных проектов дашборд показывает сумму, которую нужно выставить клиенту, в заданной валюте — долларах или евро. Валютная ставка ежедневно обновляется по курсу ЦБ РФ.

2. Контроль остатка бюджета

Для проектов с фиксированной стоимостью мы предусмотрели удобный раздел для прозрачного контроля остатка бюджета.

В начале этапа менеджеру нужно внести виды работ — колонка «Роль» в первой таблице, — количество проданных клиенту часов и внешние ставки. Затем данные о затраченных часах учитываются в таблицах 2 и 3.

Так менеджер видит, насколько корректно часы были изначально распределены между ролями и сколько средств ещё можно потратить на реализацию проекта.

3. Статистика по проектам

Для руководителей мы собрали несколько шаблонов отчётов, которые позволяют видеть картину целиком:

• на каких проектах самая высокая прибыль;

• где команда отгружает больше всего часов;

• какие специалисты приносят больше всего прибыли;

• какой менеджер показывает наилучшую проектную эффективность.

Все показатели можно посмотреть в динамике, сравнить периоды и сформировать гипотезы или рекомендации для улучшения процессов. Раньше на сбор подобных отчётов у руководителя уходило по 4–5 часов в месяц, а теперь это время можно тратить на более важные стратегические задачи.

4. Генерация шаблонных документов

Около 90% документов по проектам шаблонные. Чаще всего в них меняются только период, сумма и контрагент. Поэтому мы решили минимизировать ручной труд и в этом процессе — для этого подготовили модуль генерации документов.

На подготовительном этапе в модуль нужно загрузить шаблоны доступных для генерации документов, подписи агентов и недостающую информацию по контрагентам.

После этого со страницы любого проекта можно перейти в раздел создания документа, выбрать или сменить привязанного к проекту контрагента, заполнить недостающие данные — сумму, дату, список работ — и сохранить документ.

При электронном документообороте счета, акты и другие документы отправляются в Контур.Диадок для обмена данными.

5. Контроль оплат и дебиторской задолженности

Для учёта всех полученных и планируемых оплат мы создали наглядный и удобный раздел. Он сразу позволяет увидеть, кто и сколько нам должен, у кого был аванс и какая сумма из него ещё осталась неизрасходованной.

Для удобства мы добавили фильтрацию по вкладкам, быстрый поиск и возможность перейти в отчёт, чтобы посмотреть статистику в динамике: сколько компания выручила и сколько получила за тот или иной месяц.

1. Собственный инструмент за 3 месяца

   За 300 часов работы команды разработали дашборд для проектного и финансового учёта.

2. Замена таблиц и «Финтабло»

   Дашборд заменил 5 Google-таблиц и один внешний сервис управленческого финансового учёта.

3. Экономия времени команды

   Каждый проектный менеджер экономит до 6 часов в месяц, а руководитель отдела PM — до 15 часов в месяц.

4. Меньше ошибок в учёте времени

   Количество ошибок при фиксации и обработке затраченного времени снизилось на 90%.

5. Прозрачный контроль бюджета

   Контроль оставшегося бюджета стал проще, понятнее и прозрачнее для менеджеров и руководителей.