Как мы в «Диасофт» навели порядок в управлении проектами и перестали терять людей

Сделать видимой реальную загрузку команд, устранить дублирование задач, сократить ручную отчётность и повысить контроль сроков, ресурсов и бюджета проектов в масштабной компании.

Разработана внутренняя платформа управления проектами Digital Q.PM, объединяющая управление портфелем проектов, задачами, ресурсами, аналитикой и контрольными точками в одном пространстве. Система позволяет нормировать задачи, прогнозировать загрузку команд, централизовать работу с задачами и автоматически формировать управленческую отчетность в реальном времени.

Мы, Диасофт, — компания с 34-летней историей и сотнями успешно реализованных проектов. В нашем штате более 2500 специалистов, и мы одновременно ведем десятки сложных ИТ-проектов.

Но с ростом нагрузки заметили тревожный сигнал: сотрудники начали выгорать. А выгорание почти всегда влечёт за собой ошибки — для нашей компании недопустимые. Это стало отправной точкой нашего кейса.

Цифры, которые нас отрезвили

Чтобы понять масштаб проблемы, мы провели внутренний аудит — результаты оказались болезненными.

- Руководители проектов тратили до 8 часов в неделю на ручную склейку отчётов в Excel — почти 20% рабочего времени.

- До 30% задач дублировались: их обсуждали в чатах, потом пересылали по почте или ставили повторно.

- Мы не видели реальную загрузку людей. Один аналитик одновременно числился в четырёх проектах, работал по 12 часов в день, но формально отчитывался, что «всё в порядке». Мы узнали о проблеме только после его ухода.

Стало понятно: дело не в людях и не в дисциплине. Нам не хватало прозрачной системы управления.

Решение: собственная платформа управления проектами

После аудита мы решили разработать внутреннюю систему управления проектами, которая объединит планирование, ресурсы, задачи и аналитику в одном пространстве.

Так появилась Digital Q.PM — платформа, которая позволила нам увидеть реальную картину загрузки команд, выявить узкие места и сохранить управляемость.

Мы спроектировали и реализовали ключевые модули Digital Q.PM, которые решают реальные бизнес-боли: управление портфелями и проектами, ресурсное планирование, бюджетирование, контроль задач, мероприятия и аналитика.

1. Управление портфелями, программами и проектами

Было: данные о проектах хранились в Excel, почте и чатах.

Стало: единый экран со статусом всего портфеля.

Результат: −40% времени на мониторинг проектов, меньше рисков пропуска критических задач.

2. Ресурсное планирование и нормирование задач

Было: субъективные оценки, скрытые перегрузки, конфликты между командами и менеджерами.

Стало: объективная картина загрузки и прогноз ресурсов.

Ключевым элементом стало нормирование задач на базе Digital Q.Management. Теперь команда указывает тип работы (например, «разработка серверной процедуры»), а система автоматически рассчитывает трудоемкость.

Это позволило: повысить точность планирования сроков, снизить конфликтность при оценке задач, находить точки роста производительности на уровне процессов, а не людей.

3. Бюджетирование проектов

Было: ручные отчёты и контроль постфактум.

Стало: управленческий учет в реальном времени.

Результат: −50% времени на подготовку бюджетов и прозрачность финансов по всем проектам.

4. Управление задачами

Было: 30% задач дублировались и «зависали» в переписках.

Стало: централизованная работа с задачами, ответственными и сроками.

Для этого мы в Digital Q.PM интегрировали систему Digital Q.Tasks&Teams — решением, которое по возможностям может заменить популярные трекеры задач типа Jira.

В отличие от стандартных инструментов, Digital Q.Tasks&Teams поддерживает: бизнес-процессы на уровне задач, гибкую настройку типов и связей, автоматическую обработку типовых зависимостей.

При этом система не ограничивает методологию: проекты можно вести по водопаду, SCRUM, гибридным моделям, методу критического пути и другим подходам — в рамках одной платформы.

5. Мероприятия и контрольные точки

Было: встречи и контрольные точки проходили хаотично.

Стало: все мероприятия планируются, фиксируются и контролируются в системе. 

В результате: улучшена коммуникация внутри команд, контроль за выполнением контрольных точек стал прозрачным.

6. Дашборды и аналитика

Было: чтобы собрать статус по портфелю, требовались дни работы.

Стало: дашборды в реальном времени по срокам, ресурсам и бюджету. 

В результате: руководители видят актуальные KPI и узкие места команд, повысилась скорость и качество управленческих решений.

Для нас Digital Q.PM стала не просто системой управления проектами, а инструментом заботы о командах. Мы научились видеть реальную нагрузку сотрудников, предотвращать выгорание и принимать решения на основе данных, а не предположений — сохраняя при этом темп роста и качество проектов.

Что изменилось после внедрения

После внедрения Digital Q.PM управление проектами в «Диасофт» перешло из ручного и фрагментированного формата в единую, прозрачную и управляемую систему.

 - Мы увидели реальную загрузку сотрудников по всем проектам. Это позволило выявлять перегрузки на раннем этапе, равномерно распределять задачи и снижать риски выгорания и ухода ключевых сотрудников.

- Руководители перестали тратить до 20% времени на отчетность. Актуальные данные по срокам, задачам и ресурсам формируются автоматически и доступны в режиме реального времени.

- Снизился операционный шум. Все зафиксировано в системе. Задачи больше не теряются в чатах и почте, а дублирование поручений практически исключено.

- Увеличился уровень контроля сроков, бюджетов и рисков. Все риски стали видны до того, как превращались в проблемы.

Одним словом, платформа объединила планирование, ресурсы, коммуникации и контроль показателей в одном пространстве — без Excel, дублирования и «слепых зон».

Как это сработало на практике

1. Управление задачами — конец «слепым копиям»: Доля потерянных задач снизилась до нуля. Каждый руководитель проекта стал экономить в среднем около 4 часов в неделю на поиске и уточнении задач. При штате из 50 РП это дало около 200 часов экономии в неделю по всей компании.

2. Ресурсы — рентген для загрузки: Мы обнаружили архитектора с загрузкой 180%, участвующего в шести проектах одновременно. После перераспределения ресурсов простои в ожидании экспертов сократились на 25%.

3. Финансы — контроль в моменте: Мы увидели, что на трёх проектах перерасход трудозатрат идёт уже второй месяц, хотя отчёты говорят об укладывании в бюджет. Остановили «финансовую дыру» на 2,7 млн рублей, просто вовремя вмешавшись.

4. Коммуникации: Количество служебных писем сократилось на 40% . Потому что обсуждать задачи стали в карточках, а не в бесконечных цепочках «Ответить всем». А если учесть, что средний сотрудник тратил на разгребание писем по 1,5 часа в день. Стало — 40 минут. Для нашей компании из 2500+ специалистов это возврат в производство тысяч часов.

5. Отчётность: Самая любимая функция наших топ-менеджеров. Раньше, чтобы собрать статус по портфелю, нужно было три дня и отдел из трех человек. Сейчас — дашборды в реальном времени. Руководитель заходит и видит: «Ага, у этого проекта красный статус по срокам, у этого — перегруз ресурса».

В итоге мы полностью расформировали группу, которая занималась сводкой отчётов. Это 40 часов работы в неделю чистой экономии фонда оплаты труда.

Эпилог: эффект бабочки

Сегодня Digital Q.PM — стандарт для 250+ проектов «Диасофт».

За год мы сэкономили 10 000 часов работы руководителей проектов, предотвратили перерасход на сотни тысяч рублей и, главное, перестали терять сотрудников из-за выгорания — потому что, когда загрузка прозрачна, невозможно перегрузить человека незаметно.

Наш вывод

Если вы чувствуете, что тонете в хаосе задач, встреч и отчётов — проблема уже стоит денег. Мы создали Digital Q.PM, чтобы система говорила правду, и проверили её на себе. Она работает.

P.S. Попробуйте посчитать, сколько часов ваши ключевые специалисты тратят на поиск задач и «бумажную работу». Умножьте на их ставку — и цена вопроса станет очевидной.