Как оптовому интернет-магазину попасть в альтернативную реальность без применения плутония

Мир оптовой торговли как будто застрял во времени. Вокруг цифровизация, роботы, искусственный интеллект, а там - царство прайс-листов, заказы через Excel и прочие средневековые радости. Нам удалось автоматизировать работу клиента, несмотря на традиции отрасли. Как говорится, и рыбку съесть, и на паровозе покататься.

Поиски решения

ОптСтронг — компания с большим ассортиментом товаров. Она работает с 50 поставщиками продукции и продает ее нескольким тысячам своих клиентов. Типичная схема работы — получить прайс-листы от поставщиков, разместить продукцию на сайте. Часть клиентов зайдет на сайт, но после этого позвонит менеджеру и по телефону сделает заказ. Часть клиентов запросит прайс-лист, заполнит его и отправит файл менеджеру по почте. В итоге менеджер львиную долю своего времени тратит на рутинную работу, а хотелось бы, чтобы он больше занимался продажами.

При этом поставщики, конечно, не откажутся от своих прайс-листов в пользу, например, обмена данными через API. С клиентами история проще, но тем не менее крупные клиенты всё равно будут диктовать свои условия работы — если им удобно заполнять эксель-таблицы, они будут продолжать это делать.

На сайте optstrong.ru мы разработали систему, которая позволила автоматизировать процесс обновления каталога продукции и оформления заказа, сохранив при этом концепцию прайс-листов.

Автоматическое обновление каталога

У каждого поставщика прайс-лист с индивидуальной структурой, но эта структура стабильна, меняется редко. На сайте мы разработали конфигуратор прайс-листов, при помощи которого можно разметить файл, т.е. сообщить сайту какой тип информации в каких ячейках файла находится. Теперь достаточно загрузить на сайт актуальный прайс-лист, а сайт самостоятельно обновит цены и номенклатуру каталога.

Автоматизация запросов прайс-листов

Поскольку сайт теперь умеет разбирать прайс-листы поставщиков, можно освободить менеджера от необходимости постоянно запрашивать актуальный прайс-лист у поставщика. Теперь сайт по расписанию отправляет письмо поставщику с просьбой прислать новый прайс-лист. Полученный файл сразу разбирается при помощи конфигуратора, каталог на сайте обновляется.

Автоматизация закупок

Еще одна регулярная и однообразная работа — когда товар заканчивается на складе, нужно заполнить прайс-листы поставщиков (напомню — пятидесяти поставщиков) и отправить каждому письмо с заказом. С этой задачей тоже может справиться сайт. Для этого мы обращаемся к системе складского учета и берем оттуда данные по остаткам на складах. Выбираем те товары, которые почти закончились. На основании истории продаж вычисляем необходимое количество для закупки. Формируем прайс-лист в формате поставщиков и отправляем им письма с заказом.

Мы разобрались с одной стороной процесса — поставщиками. Но у нас по-прежнему есть клиенты, которые не хотят пользоваться интернет-магазином, а хотят (платье) заполнять эксель.

​Для них мы разработали функционал заказа через прайс-лист. В личном кабинете такой клиент оформляет заказ в три этапа. На первом он выгружает актуальный прайс-лист — мы строим его исходя из текущего состояния каталога и текущего количества продукции на складах. На втором этапе клиент заполняет файл, т.е. указывает количество для нужных ему товаров. На третьем — загружает файл обратно на сайт.

Мы разбираем файл и добавляем товары в корзину — клиенту остается только ввести данные для доставки заказа. Такой заказ проводится по общей схеме, как если бы его сделали, набирая товары из каталога на сайте. Специальных действий от менеджера не требуется.

Надо сказать, что после написания этого кейса работа с этим сайтом не остановилась. Мы сделали еще много классных и полезных фич, о которых обязательно напишем в новом кейсе.

Генератор акций с произвольными условиями

Система отслеживания хрупких товаров

Акционный калькулятор

Информация о ближайших поставках

Статистика продаж по типам клиентов

и многое другое

Cказать, что в результате нашей работы бизнес пошел в гору — сказать только часть правды. Бизнес действительно набирает обороты — количество заказов увеличилось на 44%.

Вторая часть правды в том, что мы смогли сделать работу сотрудников Оптстронг творческой, вдохновляющей и мотивирующей на свершения. Ведь когда не нужно тратить время на рутину, хочется совершать подвиги. Время — невосполнимый ресурс. Мы подарили клиенту дополнительных 400 часов в месяц.

Смотреть в будущее нужно смело, без оглядки на существующие ограничения. Как правило, их можно преодолеть. Алгоритм довольно прост — нужно подробно рассмотреть существующие бизнес-процессы, формализовать то, что можно формализовать, исключить то, что не структурируется. Вы получите модель, которая поддается оцифровыванию. И тогда вы смело шагнёте в мир будущего, где на долю человека остается только самое интересное, а все остальное сделают роботы.

— Док, а как же все эти разговоры, что нельзя менять будущее? Про пространственно-временной континуум?

— Да я подумал, ну его к чёрту этот континуум.(с)

Решение для всех

​Автоматические процессы часто разрабатывают с учетом запросов большинства. При таком подходе есть риск потерять часть клиентуры, возможно, небольшую по количеству, но вносящую значительный вклад в прибыль компании. При правильном подходе можно учесть интересы всех участников процесса.