Как отредактировать 369 лекций и 37 пособий, вырастить редакцию и добиться хороших отзывов

АНО ДПО «Институт прикладной психологии в социальной сфере» (ИППвСС) — образовательная организация с государственной лицензией. Проводит курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации для психологов и коучей, а также для тех, кто хочет использовать психологические знания в работе и личной жизни, не меняя сферу деятельности.

Ситуация на старте проекта

Когда я пришла в ИППвСС, в институте уже действовало несколько десятков программ. Одной из основных проблем было то, что подготовку контента почти полностью брали на себя преподаватели. Это отличные психологи-практики со стажем 15–20 лет, но у большинства из них не было опыта разработки понятного, структурированного контента для новичков.

Слушатели жаловались на академический язык. В лекциях было очень мало примеров, которые помогли бы лучше понять материал, а также типичных ситуаций из практики, которые готовили бы будущих специалистов к работе.

Кроме того, тексты лекций в основном представляли собой «простыни» без качественного форматирования и визуальных элементов.

В результате у слушателей часто возникали вопросы, им непросто было сдавать тесты и выполнять практические задания, не все успевали пройти блоки программы в срок. Кураторы института были постоянно загружены.

Руководство ИППвСС решило полностью обновить контент (тексты, видеоуроки, вебинары, презентации, учебники и пр.). Нужно было расширить штат: нанять больше методистов, дизайнеров, специалистов, работающих с видеоконтентом. И с нуля создать редакцию, поскольку ее в институте не было.

Главная цель — сделать так, чтобы слушатели учились по понятным, полезным материалам, которые помогали бы им подготовиться к работе с клиентами. Безусловно, очень много знаний они получали на практических занятиях, видеоуроках, консультациях и вебинарах. Но текстовые лекции тоже были важной частью обучения. Более того, именно текстовые учебники можно было скачать и использовать как методички в дальнейшей работе.

А значит, нужно было:

- собрать команду, обучить ее, разработать редакционную политику и общие правила работы с текстами;

- совместно с дизайнерами проработать визуальный стиль;

- отредактировать тексты лекций и подготовить их к публикации.

1. Поиск редакторов

На старте заказчик предлагал нанять двух специалистов. Но этого оказалось недостаточно — чем меньше команда, тем больше времени займет обновление контента. В итоге я собрала команду из семи человек.

В редакцию я выбирала только опытных специалистов, которые проходили тщательный отбор — в среднем в команду попадал только один человек из 5–7 кандидатов. В итоге удалось сформировать постоянную команду без текучки. За полгода из команды пришлось уйти только одному редактору.

2. Работа с маркетинговыми данными

Я проанализировала информацию, которую предоставили маркетологи и менеджеры по продажам: особенности каждой программы обучения, сравнение с конкурентами, сегменты целевой аудитории, возражения и пр.

Это важный этап. Чем больше мы знаем о продукте, конкурентах и клиентах, тем выше шансы, что мы сможем предложить аудитории именно тот контент, который ей нужен.

3. Взаимодействие с кураторами 

Кураторы постоянно работают со слушателями — они точно знают, когда и почему в процессе обучения возникают вопросы, с какими трудностями сталкиваются ученики, что им нравится и что не нравится в процессе обучения, какие тесты чаще проваливают, какие практические задания реже удается выполнить с первого раза.

Благодаря информации от кураторов я узнала о конкретных проблемах отдельных дисциплин. В частности, слушателям мешали:

- отсутствие примеров;

- сложный академический язык;

- обилие терминов, значение которых приходилось гуглить;

- отсутствие иллюстраций и вообще визуального материала;

- неструктурированная информация, повторы, «перепрыгивания» с пятого на десятое и обратно на пятое;

- лишняя информация в текстах, вода;

- множество ошибок и опечаток.

Все эти моменты мы с командой учитывали, работая над текстами. А чтобы решить проблему с терминами, сделали глоссарий — теперь термины, фамилии известных специалистов, названия методик, экспериментов и пр. выделялись как ссылки. Когда слушатель нажимает на такую ссылку, всплывает окно с небольшой словарной статьей. Так мы и дали дополнительную информацию тем, кому она нужна, и уменьшили объем лекций, и углубили материал. Кроме того, сложные термины, которые встречаются в лекциях много раз, благодаря глоссарию запоминать проще. Забыл значение — подсмотрел в словаре.

С новыми сотрудниками работали по такой схеме:

Я передавала в работу полный набор материалов по дисциплине (в среднем от 9 до 15 текстов), ТЗ и подробную информацию об особенностях работы (для кого предназначены тексты, каких принципов нужно придерживаться при редактуре и пр.).

Редактор работал с одной лекцией и приходил ко мне с результатом. Если в процессе у него возникали вопросы, он мог задать их мне сразу. В команде действовал принцип «Не бойся задавать глупые вопросы — лучше спросить и сделать правильно, чем промолчать и допустить грубые ошибки». Редакторы никогда не получали ответы в духе «Могла бы сама догадаться, ты же профессионал» или «Не лезь с дурацкими вопросами, я занята».

Я проверяла лекцию и оставляла подробные комментарии с объяснениями, что сделано неверно, почему так не нужно делать, как это можно исправить.

Редактор дорабатывал лекцию и после повторной проверки передавал ее эксперту — я объясняла и показывала на примерах, как общаться с преподавателями института, но когда общение начиналось, старалась в него не вмешиваться. Об ошибках в общении говорила с редактором только лично — его репутация в глазах эксперта не должна быть испорчена выговорами главреда.

Редактор дорабатывал лекцию по комментариям эксперта. Если требовалось, я вмешивалась в процесс.

Так мы последовательно прорабатывали все лекции. Хороший специалист очень быстро учится на своих ошибках — с каждой новой лекцией правок требуется всё меньше. Как правило, после плотной совместной работы над одной дисциплиной редактор уже мог без проблем прорабатывать тексты самостоятельно.

Нужно, чтобы каждый знал свою зону ответственности и общие правила работы.

Вместе мы разработали множество блоков разных типов (например, с примерами, определениями, итогами и пр.):

Добавили в лекции визуал: стимульные материалы, схемы, иллюстрации, шкалы, примеры выполненных заданий (например, по методикам, где клиент должен что-то нарисовать по просьбе психолога) и пр. Чтобы удобнее было изучать материал, использовали разнообразные плитки, стрелки, подписи, выделение цветом и пр.

Подготовила подробные документы с правилами работы — это значительно упрощает и взаимодействие с сотрудниками других отделов, и работу самих редакторов, и адаптацию новых специалистов в команде.

Выстроила систему, описала правила распределения задач, принципы взаимодействия с методистами, дизайнерами, экспертами, бухгалтерами, контент-менеджерами и пр.

За процессом и результатами можно было следить — всё было собрано в одном месте, так что сразу было видно, что готово, что в работе, кто из редакторов скоро освободится, сколько времени в среднем уходит на проработку одной дисциплины и т. п.

Кураторы института отметили, что работать стало гораздо проще. Если раньше при прохождении некоторых дисциплин слушатели постоянно задавали вопросы, жаловались, не всегда успевали изучить материалы и порой не могли сдать практические задания и тесты даже с третьего раза, то сейчас, по словам руководителя отдела, «в чатах тишина». Материалы стали короче (ведь из них исчезла вода и повторы) и намного проще для понимания.

Особенно приятно было получать отзывы слушателей. Жалобы на сложный язык, отсутствие примеров, ошибки, трудности в освоении материала почти исчезли:

Я наладила все процессы и передала их вместе с документами, таблицами, редполитикой и другими материалами новому главному редактору — Ларисе Дрибас.