Как сократить время ожидания клиентов с 5 до 3 дней с помощью Битрикс24

Перед «Центром измерений» стояла амбициозная задача — провести комплексную оптимизацию внутренних бизнес-процессов.

— Ручная обработка заявок на поверку счётчиков приводила к задержкам, потерям данных;

— Отсутствие единой системы управления проектами и задачами координации делало взаимодействие между отделами хаотичным;

— У руководства была ограниченная видимость всех внутренних процессов, затрудняющая принятие обоснованных решений;

— Высокая нагрузка на сотрудников — значительная часть рабочего времени уходила на рутинные операции, выполняемые вручную.

Мы пришли к однозначному выводу: необходимо внедрить и настроить Битрикс24 как единую систему, обеспечивающую сквозной контроль всех этапов — от поступления заявки от клиента до полного выполнения услуги.

1. Анализ и стратегическое планирование

Перед настройкой системы мы провели глубокий аудит текущих процессов «Центра измерений»: изучили типы услуг, взаимодействие между отделами. Это позволило адаптировать CRM под реальные бизнес-потребности, а не под стандартные шаблоны.

2. Настройка CRM-системы

Мы внедрили и настроили Битрикс24. Теперь вся информация о клиентах — контакты, история обращений, статусы заявок, документы — централизована в одном месте.

3. Настройка сделок

Создали структуру сделок с учётом того факта, что в «Центре Измерений» есть разные виды услуг. Проще говоря, каждая услуга теперь имеет свою уникальную последовательность шагов. Это позволяет сотрудникам точно знать, что нужно делать на всех этапах работы с конкретным заказом.

4. Автоматизация рутинных операций

С помощью роботов и триггеров мы автоматизировали ключевые процессы:

— Новая заявка автоматически регистрируется в системе;

— Клиент мгновенно получает подтверждение о приёме запроса.

Это сокращает время обработки и освобождает сотрудников для решения других задач.

5. Интеграция с почтовыми сервисами

Реализовали интеграцию Битрикс24 с почтовыми сервисами. Все письма от клиентов и партнёров теперь автоматически появляются в системе, не нужно постоянно переключаться между почтой и CRM.

6. Разработка отчётов

Создали настраиваемые отчеты для мониторинга ключевых показателей, включая эффективность продаж и производительность сотрудников. Это дало руководству возможность принимать более обоснованные решения и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе.

7. Обучение команды

Обучили команду работе с новым инструментом, включив в программу не только технические навыки, но и управление временем и проектами.

Увеличение скорости обработки заявок

— Время обработки заявок на поверку сократилось на 40%.

— Среднее время ожидания для клиентов уменьшилось с 5 до 3 дней.

Систематизация управления проектами

— Введение единой системы управления задачами и проектами снизило количество ошибок на 30%.

— Улучшилась координация между отделами.

Повышение прозрачности

— Разработка и внедрение кастомизированных отчётов дали руководству актуальную информацию о ключевых показателях эффективности.

— Время на принятие управленческих решений сократилось на 25%.

Снижение нагрузки на сотрудников

— Автоматизация рутинных задач освободила до 20% рабочего времени сотрудников.