Как студия мобильной разработки Seven Winds автоматизировала управление продажами и проектами

Студия Seven Winds, ведущий российский разработчик мобильных приложений и VR/AR-решений, столкнулась с проблемой разрозненности бизнес-процессов. Команда использовала 4-5 разных систем для управления задачами (Jira, Trello), продажами (amoCRM) и документацией (Confluence). Это создавало хаос в коммуникациях, дублирование данных и неэффективный расход ресурсов.

Ключевые цели проекта:

1. Объединить управление продажами, проектами и учет времени в единой системе.

2. Автоматизировать рутинные операции в работе с клиентами.

3. Создать стандартизированные процессы для разных типов проектов (фиксированная цена, Time & Material).

4. Адаптировать систему управления под специфику IT-разработки: учет багов, тестовых устройств, квалификации разработчиков.

5. Сократить совокупные затраты на лицензии программного обеспечения.

Для решения этих задач была выбрана платформа Аспро.Cloud. Ее ключевое преимущество — объединение в одном интерфейсе CRM для продаж, таск-менеджера с канбан-досками, трекера времени и модулей для проектного управления. Это позволило выстроить сквозной процесс: от первой заявки клиента до сдачи готового проекта.

Работа была разбита на четкие этапы с фокусом на интеграцию и глубокую кастомизацию.

Первым делом мы перенесли и автоматизировали процессы, связанные с клиентами.

• Настройка CRM: Создали структурированную воронку продаж, отражающую все этапы сделки с клиентом.

• Интеграция с Calltouch: Настроили автоматический сбор лидов со всех источников (телефон, email, сайт) напрямую в сделки Аспро.Cloud. Это исключило потерю заявок.

• Автоматизация рутины: Настроили правила для автоматических действий: назначение менеджеров, отправка писем, создание напоминаний. Это освободило 20% рабочего времени менеджеров.

Следующим шагом мы организовали работу над проектами внутри единой системы.

• Создание библиотеки шаблонов: Разработали 8 шаблонов проектов, разделенных по типу финансирования (фиксированная цена / Time & Material) и платформе (iOS, Android, Unity).

• Внедрение канбан-досок: Перевели управление задачами на визуальные канбан-доски. Это повысило прозрачность и помогло быстро выявлять «узкие места» в процессе.

• Запуск учета времени: Внедрили встроенный тайм-трекер. Теперь время по задачам автоматически учитывается для расчета стоимости (T&M) и анализа эффективности команды.

Чтобы система идеально легла на процессы студии, мы максимально адаптировали ее под отраслевую специфику.

• Пользовательские списки: Создали три ключевых справочника внутри системы:

1. Тестовый парк устройств (характеристики всех смартфонов и планшетов для тестирования).

2. Библиотека тест-кейсов (типовые сценарии проверки функционала).

3. База разработчиков (квалификация и специализация каждого сотрудника для точного назначения задач).

• Система управления багами: Добавили в задачи кастомные поля для автоматической нумерации багов и привязки ошибки к конкретному устройству. Это ускорило коммуникацию в команде.

• Инструменты планирования: Начали активно использовать встроенные ментальные карты для проектирования архитектуры новых систем.

Спустя 6 месяцев после старта внедрения студия Seven Winds получила комплексный результат, который затронул как операционную, так и финансовую сторону бизнеса.

Операционные результаты:

• Единое рабочее пространство: Все ключевые процессы (продажи, проекты, задачи, учет времени) теперь ведутся в рамках одной системы Аспро.Cloud. Это устранило хаос и необходимость постоянного переключения между сервисами.

• Автоматизация рутины: Настроенные процессы автоматизации освободили до 20% времени менеджеров, позволив им сосредоточиться на работе с клиентами.

• Стандартизация и скорость: Запуск новых проектов по готовым шаблонам ускорился на 30-50%. Каждый проект теперь имеет четкую, предсказуемую структуру.

Финансовые результаты:

• Сокращение затрат на ПО: Отказ от нескольких отдельных подписок (Jira, Confluence, amoCRM и др.) в пользу одной лицензии Аспро.Cloud привел к значительной экономии без потери функциональности.

• Прозрачность и контроль: Точный учет времени и привязка его к стоимости часа дали руководству инструмент для прогнозирования рентабельности проектов и контроля финансов.

«Мы наконец-то смогли управлять практически всеми процессами в рамках единой облачной системы. К тому же в финансовом плане мы стали тратить гораздо меньше на ПО, чем приходилось раньше при использовании других облачных продуктов», — Константин Травкин, производственный директор Seven Winds Studio.

Планы на будущее: Следующим шагом студия планирует внедрить модуль «Аспро.Финансы» для полного закрытия цикла управления и автоматизации финансового учета.

Этот кейс наглядно показывает, что для технологического бизнеса инвестиции в правильную систему управления — это не расходы, а инструмент для роста. Автоматизация рутины и объединение данных в одной системе позволяют командам сосредоточиться на главном — создании качественных цифровых продуктов.