Как свадебное ателье «Она сказала Да» перешло от хаоса в Excel к четкому управлению 700+ заказами

Полностью автоматизировать управление жизненным циклом индивидуальных заказов в быстрорастущем свадебном ателье. Компания «Она сказала Да», работающая с клиентами из 30+ стран, столкнулась с тем, что привычные таблицы Excel перестали справляться с объемом в 500-700 параллельных заказов, каждый из которых имеет длинный цикл (5-6 месяцев) и множество уникальных этапов. Конкретные проблемы:

• Потеря заказов и информации в ручном учете.

• Невозможность контролировать соблюдение многочисленных этапов (получение мерок, согласование деталей, сроки пошива).

• Отсутствие прозрачности для руководителя: непонятно, на каком этапе находится каждый из сотен заказов.

• Высокая административная нагрузка на менеджеров и риск человеческих ошибок, ведущих к срыву сроков и недовольству клиентов.

Было принято решение внедрить комплексную CRM-систему Аспро.Cloud, но с нестандартным подходом: использовать ее не для классических продаж, а для управления постпродажным производственным циклом. Вместе со специалистами по внедрению мы проанализировали все бизнес-процессы, от снятия мерок до отгрузки готового платья, и адаптировали систему под уникальную специфику свадебного ателье.

Провели детальный аудит всех этапов работы с заказом — от покупки на маркетплейсе Etsy до получения готового платья невестой. Выявили 8 ключевых этапов длительного цикла и «узкие места», где информация терялась. Основной фокус: настроить систему не на привлечение лидов, а на безупречное исполнение уже заключенных договоров.

Создали в Аспро.Cloud специализированную воронку, отражающую реальный производственный путь каждого платья. Настроили автоматизацию для каждого этапа:

• Автоназначение номера заказа и создание карточки после оплаты.

• Автоотправка инструкций по снятию мерок клиенту.

• Автонапоминания менеджеру, если мерки не получены в течение 5 дней.

• Автоматическое создание проектов в производственный отдел при готовности всех данных к пошиву.

• Интеграция с PayPal для моментального выставления счетов на допуслуги.

Для этапа непосредственного пошива, где над одним изделием могут работать до 16 человек, настроили проектное пространство:

• Создали шаблоны проектов для типовых процедур.

• Настроили канбан-доску проектов для визуального контроля прогресса по каждому платью всеми отделами.

• Внедрили календарь производства для планирования загрузки портных и контроля дедлайнов.

• Разработали регламент взаимодействия между менеджерами и мастерскими внутри системы.

Провели обучение для всех сотрудников — от менеджеров до портных. Акцент делался на преодолении консерватизма и демонстрации, как система экономит время каждого. Особое внимание уделили дисциплине ведения данных, чтобы информация в CRM всегда была актуальной.

Спустя полгода после внедрения Аспро.Cloud свадебное ателье «Она сказала Да» полностью трансформировало свои операционные процессы и получило измеримые результаты:

1. Исключен хаос и потеря заказов. Все 500-700 текущих заказов теперь видны в единой системе. Руководитель в реальном времени видит статус каждого договора и общую картину.

«В Аспро.Cloud мне больше всего нравится тот факт, что когда я захожу в систему, я четко вижу, на какой стадии сколько договоров сейчас находится. Это один из самых важных показателей для меня как для руководителя», — Андрей Павленко, основатель бренда.

2. Автоматизирован контроль критических сроков. Система автоматически напоминает менеджерам и клиентам о необходимости действий (например, отправить мерки), что свело на нет срывы сроков по вине человеческого фактора.

3. Налажено взаимодействие отделов. Менеджеры, портные и конструкторы работают в едином информационном поле. Карточка заказа или проекта содержит всю историю коммуникаций и технические данные.

4. Повышено качество сервиса и доверие клиентов. За счет прозрачности и множества точек своевременного контакта уровень удовлетворенности клиентов достиг 80%, что является исключительным показателем для индустрии индивидуального пошива.

5. Заложен фундамент для масштабирования. Отработанная на международных заказах модель управления успешно переносится на локальные салонные продажи. Компания готова к дальнейшему росту без операционных сбоев.

Этот кейс доказывает, что даже самый сложный и длительный производственный цикл с сотнями уникальных параметров можно сделать прозрачным и управляемым. Правильно настроенная CRM-система становится «цифровым скелетом» бизнеса, который позволяет расти, не теряя качества и контроля.