Как упростить работу стоматологической клиники с помощью кастомизированной CRM

Stomika.by — стоматологическая клиника, которая занимается сложными видами лечения, протезированием и имплантацией зубов. Пациенты проходят первичный осмотр или получают консультацию, по итогам которых доктор составляет поэтапный план лечения для каждого возможного вида и способа лечения. Администраторы клиники рассчитывают стоимость лечения каждого зуба, в том числе с учетом различных материалов.

CRM у клиента уже была, но функционала для эффективной работы было недостаточно. В итоге заказчик обратился к нам, чтобы исправить текущее положение.

Задача:

1) Автоматизировать процесс составления плана лечения и расчета стоимости для каждого лида. На первичном осмотре пациент должен видеть итоговую стоимость работ по каждому из возможных вариантов лечения. Врач отмечает в CRM-системе, какие предстоят работы, выбирает материал и технику работы. Таким образом формируется пошаговый план лечения. Для того чтобы не прописывать этапы вручную, доктор производит все действия в CRM-системе в нужном блоке, где отображается направление лечения. Присутствует возможность выбрать конкретный зуб, над которым необходимо произвести работу, для клиента формируется схема лечения зубов. В итоге для большей наглядности система выводит общий план лечения с изображением зубов. По каждому этапу отображается стоимость услуг.

2) Сохранение истории болезни. Доктор видит как проделанную работу, так и намеченный план лечения.

3) Формирование договора для клиента. Стоимость лечения отображается из CRM в договоре. Туда же заносятся личные данные клиента. Шаблон договора уже встроен в систему, что облегчает работу персонала клиники.

4) Реализация возможности конвертации всех сумм в нужную валюту.

5) Визуализация итогов работ.

6) Получение простого и понятного в использовании функционала.

Подготовка:

1) Изучаем процессы и нюансы их реализации в компании и обсуждаем основные требования к функционалу, а также параметры, которые необходимо заложить в функционал.

2) Составляем подробное ТЗ на основе полученных данных.

3) Создаем прототип, на котором отображаем весь необходимый функционал, далее согласовываем с клиентом и вносим правки.

4) Создаем функционал, готовый к тестированию.

5) Вносим необходимые правки по результатам тестирования.

6) Производим финальный запуск/ввод в эксплуатацию.

Разработка велась в две итерации:

1. Разработка основного функционала, необходимого для работы в первую очередь.

2. Разработка дополнительного функционала, который требуется для работы реже.

Функционал реализован как отдельное приложение для системы Битрикс24 с возможностью настройки всех параметров. Расчет стоимости производится на основании данных, внесенных в настройки модуля. Реализована конвертация в другие валюты и функционал автоматического обновления курсов от Нацбанка каждый день.

Автоматический расчет стоимости формируется исходя из установленных тарифов в административной части, что позволяет оперативно менять цены при их изменении. Нет необходимости рассылать новые прайсы по всем офисам.

Поскольку часть работ невозможно производить одновременно, реализована возможность разбивать план на этапы. Каждый этап сохраняется при нажатии на соответствующую кнопку или при переходе на следующий этап. Возможно редактирование любого этапа уже готового плана. Модуль доступен в виде отдельной вкладки в карточке каждого лида.

Название плана лечения формируется автоматически из ФИО пациента, указанных в карточке лида.

После успешного создания плана отображаются доступные виды работ:

- Удаление.

Процедура удаления зубов подразумевает отметку чекбоксом в зубной формуле подлежащих удалению зубов. «Вид удаления» — настраиваемый параметр, он может включать в себя неограниченное количество значений. Допустимо как текстовое, так и числовое название.

На выбранном зубе ставится буквенная отметка в зависимости от того, какой вид удаления был выбран. Это решение исключает путаницу и позволяет докторам не держать в уме подобные моменты, сосредоточившись на своей основной работе.

- Костная пластика.

Костная пластика включает в себя 3 процедуры.

Расчеты по каждой из них также происходят после выбора зубов в формуле, за исключением синус-лифтинга: данная процедура применяется не к зубам, а к верхнечелюстным пазухам. Вкладка позволяет без труда определять, над каким зубом производятся работы, и сохранять последующий план лечения.

- Установка имплантов.

Вкладка позволяет указывать место на нумерации зубов, куда планируется установка импланта, а также производителя имплантов из общего списка. Вкладка полезна для быстрого расчета стоимости работ и сохранения истории пациента.

Также сохраняется буквенная отметка, исходя из того, какой вид был выбран в работах по установке имплантов. Список производителей в визуальной части не отображается, но сохранен для дальнейших расчетов на основе параметров, выбранных на вкладке «Установка имплантов».

Расчет возможен как по двум видам материалов коронок одновременно (металлокерамические и циркониевые), так и по одному из них. Так пациент сможет выбрать наиболее приемлемый с точки зрения цены вариант лечения.

Период от предыдущего этапа, необходимый для заживления имплантов, выбирается из выпадающего списка или вводится вручную, если нет необходимого значения.

Установка комплекса (целой челюсти) и установка имплантов являются взаимоисключающими процедурами, поскольку не имеет смысла ставить штучные импланты на ту челюсть, на которую затем будет ставиться протез. И наоборот.

Поэтому та челюсть, на которую в предыдущем этапе были установлены штучные импланты (в нашем примере — верхняя), на вкладке комплексов заблокирована для выбора.

Расчеты возможны как по двум видам комплексов одновременно, так и по каждому отдельно.

Установка комплекса также разбита на два этапа, так как после установки имплантов-опор необходимо время для заживления от 6 до 12 месяцев.

Период от предыдущего этапа установки выбирается из выпадающего списка или заполняется вручную, если нет нужного значения.

На втором этапе — протезирование — выбирается вид материала.

Как мы видим, весь функционал создан для удобства врача и исключения путаницы в лечении. При правильном заполнении карточки пациента другой врач сможет легко понять, какие работы уже производились, и продолжить курс лечения.

Вкладка «Дополнительные расходы» включает в себя перечень процедур, которые также необходимо выполнить. Ее также можно настроить.

Вкладка «Терапия» позволяет произвести работы по лечению того или иного зуба:

- многоканального или одноканального;

- с первичным или повторным лечением;

- с закладкой лечебной пасты или без;

- с установкой стекловолоконного штифта или без него.

Для работ доступны только те зубы, на которые в предыдущих этапах не были установлены те или иные импланты и комплексы.

Также здесь можно выбрать работы по шинированию.

На вкладке «Ортопедия» доступны для расчетов:

- установка различного вида коронок отдельно от имплантов;

- со стекловолоконными штифтами или без;

- установка культевых вкладок или накладок;

- съемных протезов.

Здесь также заблокированы для выбора те зубы, на которые установлены импланты или комплексы на предыдущих этапах работ.

Вкладка «Комментарии» позволяет внести любые данные и сведения, которые могут понадобиться пациенту дополнительно.

Дополнительно реализован функционал выбора докторов каждого из подразделений клиники, которые работали над планом. Он доступен на странице с общей информацией по плану лечения в двух вариантах:

- Выбор из списка вручную.

- Автоматическое отображение ФИО из данных об учетной записи, которую использовал доктор.

Здесь же находится кнопка генерации готового документа, кнопка скачивания. Доступно добавление нового этапа работ и выбор периода, а также конвертация в ту или иную валюту.

Сгенерированный документ, помимо расчетов стоимости, включает в себя визуальное отображение для имплантации и установки коронок. Визуализация работ по терапии и ортопедии планируется, но пока нет данных по срокам реализации.

Документы доступны для скачивания в формате .doc и .pdf. Возможно их частичное редактирование и отправка по почте в карточке лида, на основе которого были сгенерированы эти документы.

Исходя из потребностей клиента мы разработали необходимые вкладки и кастомизировали функционал Битрикс24 под работу стоматологии. Важно, что присутствует возможность и дальше расширять инструменты под нужды клиента, добавлять новые вкладки и различные виды услуг.

На проекте Stomika.by был реализован удобный функционал для автоматизации рутинной работы врачей и администраторов. Все данные о клиенте, начиная от ФИО и заканчивая планом лечения, сохраняются в CRM-системе с возможностью создавать необходимые документы на базе шаблонов, в которых отображается нужная информация. Модуль можно кастомизировать под другие услуги, если такие появятся в клинике.