Как юридическая компания Win&Joy управляет 30 проектами в Аспро.Cloud

Юридическая компания Win&Joy с 2015 года специализируется на арбитражных спорах, банкротствах и корпоративных конфликтах. За 10 лет работы команда реализовала более 100 проектов для таких клиентов, как агрохолдинг «Московский», сеть аптек «Мелодия здоровья» и АО «Энергокомплекс».

В штате всего 5 человек: руководитель, ассистент и 3 юриста (плюс внештатные помощники). При такой компактной команде в работе одновременно находится до 30 дел. Каждое требует жесткого контроля сроков (чтобы не пропустить заседание), переписки с клиентами, подготовки документов и распределения задач между сотрудниками.

Проблема: Операционная нагрузка росла и начала «съедать» время, предназначенное для юридической экспертизы. На старте использовали Trello, но его возможностей перестало хватать для полной картины по проектам. Из-за ручного контроля возникали риски пропуска процессуальных сроков, рос уровень стресса в команде, а качество проработки дел могло страдать.

Цель: Внедрить систему, которая позволит контролировать все этапы судебных дел, учитывать рабочее время юристов (для расчета стоимости услуг) и снизить операционную нагрузку на руководителя.

Мы провели внедрение CRM-системы Аспро.Cloud, которая закрыла все ключевые потребности юридического бизнеса: от учета времени до финансового контроля.

Ключевые требования к решению:

• Понятный интерфейс для консервативных сотрудников (юристов).

• Инструменты проектного управления (так как каждое дело — это отдельный проект).

• Встроенный тайм-трекер для учета часов и расчета себестоимости услуг.

• Удобная модель оплаты за группу пользователей (чтобы легко подключать стажеров и аутсорсеров без лишних затрат).

Руководитель компании настраивала систему своими силами. Благодаря интуитивному интерфейсу переход прошел спокойно. На старте команда воспользовалась бесплатной консультацией от эксперта Аспро.Cloud, который показал ключевые сценарии работы и базовые возможности. Это помогло быстрее адаптировать CRM под специфику юридических процессов.

Юридическая сфера консервативна, поэтому сотрудники не сразу начали работать в системе с полной дисциплиной. Возникали типовые сложности: забывали закрывать задачи, не фиксировали время, не заполняли базу знаний. Руководителю потребовалось время, чтобы приучить команду к порядку и показать пользу автоматизации для их личной эффективности.

Мы помогли команде внедрить основные инструменты:

• Воронка продаж: Настроили этапы под специфику услуг: «Новая заявка» → «Консультация» → «Договор» → «Исполнение» → «Документы» → «Оплата». Особенность в том, что сделка может циклично возвращаться между этапами «Исполнение» и «Документы», если в рамках одного договора клиент заказывает несколько услуг (консультация, претензия, иск, сопровождение).

• Проектный модуль (шаблоны): Для типовых дел (например, банкротство физлиц) создали шаблоны проектов с фиксированными этапами: анализ финансов, подготовка документов, подача заявления, участие в суде. Это ускорило запуск новых дел — не нужно каждый раз придумывать структуру с нуля.

• Тайм-трекер: Сотрудники начали фиксировать время по задачам. Система автоматически формирует отчеты, позволяя руководителю видеть загрузку команды и рентабельность каждого дела.

• Финансовый модуль и календарь: Настроили автоматическое формирование счетов по этапам и интеграцию с банками. Общий календарь синхронизирует заседания и встречи, чтобы исключить наложения и пропуски сроков.

Внедрение Аспро.Cloud позволило Win&Joy выстроить прозрачную систему управления делами и получить измеримые улучшения:

1. Прозрачность проектов: Руководитель видит стадию каждой сделки и может контролировать выполнение задач без ежедневных "ручных" проверок.

2. Контроль загрузки команды: Благодаря тайм-трекеру понятно, кто сколько работает и насколько эффективно. Это помогает корректно планировать ресурсы и рассчитывать стоимость услуг для клиентов.

3. Снижение операционной нагрузки: Автоматизация рутины (счета, отчеты, напоминания) высвободила время для юридической экспертизы.

4. Упрощение финансового учета: Данные по оплатам и выставленным счетам подтягиваются автоматически, снижая риск ошибок.

5. База знаний: В компании начала формироваться внутренняя библиотека шаблонов договоров, кейсов и судебной практики, что ускоряет адаптацию новичков.