Как зерновая компания «Сто Пудов» увеличила количество сделок на 25% с помощью Битрикс24

О КЛИЕНТЕ

Клиент: ООО «Зерновая компания «Сто Пудов».

Чем занимается: закупка, хранение, транспортировка и продажа зерна.

Главная задача: навести порядок в основных бизнес-процессах – от закупки до транспортировки.

Главный результат: время на подбор перевозчиков сократилось с нескольких часов до 20 минут, а количество сделок увеличилось на 25% благодаря ускорению и систематизации процессов.

В ЧЕМ БЫЛА ПРОБЛЕМА?

— Контакты фермеров в записных книжках. Это приводило к потере коммуникаций, забытым сделкам и невыполненным обещаниям.

— Нет системы контроля задач. Задачи забывались, поручения оставались невыполненными, а сроки затягивались.

— Сложности с логистикой. Подбор перевозчиков занимал часы, так как не было централизованной базы транспортных компаний и данных о транспортных средствах.

— Скорость прохождения процессов влияла на прибыль. Медленное выполнение этапов и ограниченное количество параллельных сделок снижали доходы и возможности для роста.

Эти проблемы делают работу компании неэффективной и мешают масштабированию бизнеса.

Компания остановила свой выбор на Битрикс24. Основные причины выбора этого решения:

— Встроенная CRM для ведения сделок.

— Автоматизация задач, бизнес-процессов и контроль поручений.

— Возможность интеграции с другими системами, включая 1С.

— Централизованная база данных перевозчиков и сотрудников.

Провели серию встреч с ключевыми сотрудниками компании: учредителями и топ-менеджерами, руководителями подразделений, заготовителями и логистами. Выяснили, кто участвует в закупке и транспортировке зерна, основные этапы этих процессов.

По итогу анализа выявили ключевые проблемы: отсутствие единой базы данных, размытые зоны ответственности, отсутствие автоматизации документооборота и контроля задач. На основе этих данных сформулировали задачи по проектированию воронок, канбан-досок и смарт-процессов.

Для обеспечения безопасности данных компании был настроен выделенный сервер. На него установили коробочную версию Битрикс24, чтобы адаптировать систему под специфические требования бизнеса.

Воспроизвели организационную структуру компании в системе, включая отделы, роли и должности. Для каждой роли настроили права доступа: сотрудники получают доступ только к той информации, которая необходима для их работы. Это обеспечило безопасность данных и исключило возможность ошибок или утечек информации.

Сделки структурировали по этапам — от первой коммуникации до завершения. На каждом этапе система автоматически запускает бизнес-процессы и ставит задачи ответственным сотрудникам. Руководители отделов видят эти задачи и могут контролировать сроки их выполнения.

Создали шаблоны карточек, которые содержат ключевую информацию о сделках, клиентах и перевозчиках. В карточке сделки мы запрограммировали поля, которые позволяют выбрать тип зерновой культуры, указать количество тонн и качество.

— Стандартные «Товары» в CRM не подошли, так как они сразу влияют на стоимость сделки.

— В текущей бизнес-модели стоимость определяется значительно позже, после проведения экспертизы качества зерна.

Это решение исключает ошибки при внесении данных и ускоряет процесс обработки информации.

В CRM настроили четкую привязку фермеров к заготовителям. Теперь каждый заготовитель видит всю историю взаимодействий и отвечает за выполнение сделок.

Теперь все коммуникации с фермерами записываются. Руководитель отдела может открыть любую сделку, посмотреть переписку, прослушать запись разговора, вовремя вмешаться в ситуацию и повлиять на ход сделки.

В систему добавили информацию о перевозчиках, их контакты, данные об автомобилях. Теперь логисты быстрее подбирают подходящий транспорт по параметрам, с учетом расположения фермера и перевозчика.

В зависимости от условий сделки оплата может быть полная, частичная, до/после погрузки и еще массы особенностей. Сделали отдельный смарт-процесс, в котором элементы создаются именно в тот момент, когда оплата согласована и нужно оплачивать зерно. Интеграция с WhatsApp упростила уведомление фермеров об отправленной оплате.

Нередко логисту необходимо организовать транспортировку большого количества зерна несколькими автомобилями или одним автомобилем, но несколькими рейсами. Логист подбирает транспортное средство, связывается с перевозчиками и организовывает трансфер. Все договоренности и коммуникации фиксируются в карточке смарт-процесса.

Разработали отчеты, которые позволяют руководителям отслеживать выполнение задач, прогресс по сделкам и эффективность работы сотрудников. Это улучшило контроль процессов и дедлайнов, позволило оперативно реагировать на проблемы и решать их.

Внедрение Битрикс24 привело к заметным улучшениям в работе компании:

— Скорость процессов. Подбор транспорта сократился с нескольких часов до 30 минут.

— Увеличение оборота. Количество сделок выросло на 25% за счет ускорения работы и возможности параллельно вести больше операций.

— Точность данных. Автоматизация документооборота исключила ошибки, связанные с ручным вводом данных.

— Контроль и прозрачность. Руководители видят статус всех задач, этапы сделок и коммуникации в одном окне, что помогает оперативно реагировать на проблемы.

— Рост прибыли. За счет ускорение основных бизнес-процессов: закупка, транспортировка, хранение, продажа. А увеличение количества параллельно обрабатываемых сделок привели к росту доходов и снижению операционных затрат.

КАКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПРОДУКТА ОКАЗАЛИСЬ НАИБОЛЕЕ ПОЛЕЗНЫ?

— Настройка прав доступа с учетом оргструктуры. 

Реализовали настройку прав доступа для сотрудника с должностью “Заготовитель”. Теперь новый сотрудник в отделе закупок автоматически получает нужные права.

— Канбан-доски в задачах с колонками на основе сроков исполнения.

С помощью колонок по срокам исполнения можно легко расставлять приоритеты, фокусируясь на наиболее срочных задачах.

Канбан-доска позволяет легко перемещать задачи между колонками, что делает процесс управления задачами более гибким и эффективным.

ЧТО ДАЛЬШЕ?

Зерновая компания «Сто Пудов» планирует автоматизировать этапы хранения и продаж. Для этого предстоит настроить интеграцию Битрикс24 с 1С. Это позволит навести порядок в ведении учёта зерна на складах и автоматизировать управление запасами.