Карта офиса: как маленький запрос от клиента вырос в полноценный проект

Всем привет, на связи Лаборатория Эм Си Арт! Сегодня рассказываем историю, как к нам обратился клиент, который честно сказал: «У нас высокая текучесть кадров, два этажа сотрудников, и новички просто теряются. Нам нужна карта офиса, на которой видно, кто где сидит».

Звучит просто? Но на деле за этим стоит серьезная проблема: потеря времени, стресс у новичков, сложности во внутренних коммуникациях и, как следствие, медленная адаптация персонала. Когда мы посмотрели на ситуацию шире, стало ясно: проблема не в самом запросе, а в том, что действующие решения не справляются.

Первым делом мы погрузились в контекст, чтобы понять, как компании в принципе решают такие задачи. Где-то на стенах висят распечатанные схемы этажей, где-то сотрудники поддерживают списки вручную, а кто-то просто передает информацию устно: «Иван Иванович сидит за третьей дверью по коридору налево». Но все эти форматы плохо работают: они быстро устаревают, не масштабируются и не дают новичку уверенности, что он найдет нужного человека с первого раза.

Тогда мы сформулировали ключевой вопрос: «Как создать инструмент, который будет полезен каждому — от новичка до руководителя?». Решением стала единая визуальная карта с привязкой к CRM, чтобы информация была всегда актуальна и связана с сотрудниками.

В Dunder Mifflin из сериала «Офис» было не так много сотрудников и запомнить, кто где сидит, было легко – а что если бы их было в 5 раз больше? Источник: reddit.com

Новичок, руководитель, HR — каждый должен с первого взгляда на карту получить ответы, а не искать их в хаосе из схем и таблиц. Поэтому мы сформулировали принципы, на которых будет строиться вся логика будущего модуля. Карта должна быть:

1) Интуитивно понятной — чтобы любой сотрудник сразу понимал, кто и где находится;

2) Легко читаемой — без нагромождения списков, таблиц и лишних элементов;

3) Динамичной — связанной с профилями сотрудников для автоматического обновления вместе со структурой компании.

Мы начали с дизайна. Схему офиса превратили в полноценный интерактив: рабочие места, кабинеты, переговорные — всё можно обозначить, подписать и привязать к конкретным сотрудникам. Здесь важно было найти баланс между точностью (ведь на схемах всегда много нюансов) и простотой отображения. В итоге мы создали простую структуру, где каждый элемент на карте — это объект, который можно редактировать, обновлять и перемещать без участия программиста.

Задача была не просто «показать сведения», а проработать целые сценарии. Мы рассматривали ситуацию с разных ролей и фиксировали реальные потребности:

• новый сотрудник открывает карту и моментально понимает, где находится его команда;

• руководитель видит, как распределены рабочие места;

• HR (или другое ответственное лицо) может поддерживать порядок на карте без лишних действий;

• сотрудники могут находить друг друга быстрее — а значит, проще налаживать коммуникации.

Но главное, что мы хотели — это сделать так, чтобы карта была частью CRM, а не отдельной сущностью: все данные о сотрудниках подтягиваются автоматически и всегда сохраняют актуальность.

Такой подход позволяет эффективно работать со структурой офиса, хранить данные в виде отдельных сущностей и при этом сохранять удобный доступ к ним из административной части. Это особенно важно для решений на Битрикс24, где администрирование данных играет важную роль.

Highload-блоки изначально предназначены для работы с большими объёмами данных. Данные хранятся в отдельных таблицах. Такая модель не требует сложного перестроения индексов, характерного для классических инфоблоков, что уменьшает нагрузку на сервер.

Выбранная архитектура позволит безболезненно расширять функциональность модуля в обновлениях: добавлять новые поля и параметры сущностей с помощью стандартных инструментов системы, а также масштабировать проект по мере роста — отдельные сущности легче оптимизировать и развивать независимо друг от друга.

По сути, бэкенд модуля выступает надёжной основой для фронтенда: он управляет структурой данных, связями между объектами и правилами их изменения, обеспечивая стабильную работу интерактивной карты офиса.

Такое архитектурное решение позволяет сосредоточиться на пользовательском опыте и визуальной части, сохраняя при этом полный контроль над данными и возможностью дальнейшего развития продукта.

Решение находится на модерации в Маркете Битрикс24. Хотите узнать больше про «Карту офиса»? Оставьте заявку на демонстрацию решения по ссылке ниже.