Кейс агентства LAVA AGENCY: От хаоса к понятным процессам с Аспро.Cloud

Превратить хаос в Telegram в прозрачную систему управления digital-агентством.

LAVA AGENCY — digital-агентство с 7-летним опытом, работающее с брендами от стартапов до международных корпораций (Marriott, Inglot, Novikov Group). На старте бизнес-процессы выстраивались вокруг Telegram: обсуждения, постановка задач, согласование дедлайнов — всё в рабочих чатах и личных сообщениях.

С ростом команды и увеличением количества проектов этот формат перестал работать. Ключевые проблемы:

• Задачи терялись в переписках, дедлайны пропускались.

• Контроль проектов требовал постоянного ручного вмешательства.

• У руководства не было единой картины по загрузке команды и статусам задач.

• Процесс найма был разрозненным: отклики собирались вручную из разных каналов.

Агентство уже пыталось внедрить систему управления проектами, но предыдущий сервис не развивался, имел устаревший интерфейс, а функциональности не хватало для агентских процессов. Инструмент приходилось подстраивать под проекты, вместо того чтобы он закрывал потребности бизнеса.

Цель: Найти платформу, которая объединит управление проектами, задачами, финансами и HR в едином контуре, обеспечит прозрачность и масштабируемость без роста операционной нагрузки.

Команда LAVA AGENCY выбрала Аспро.Cloud — платформу, которая изначально рассматривалась как сервис для документооборота, но оказалась полноценной системой управления бизнесом.

Ключевые критерии выбора:

• Регулярные обновления и развитие функционала (релизы раз в неделю).

• Современный и понятный интерфейс.

• Универсальность для разных типов проектов.

• Наличие инструментов для проектов, CRM, финансов и базы знаний в одном окне.

• Конкурентоспособная стоимость.

Внедрение:

Команда провела внедрение самостоятельно за 1 неделю. Адаптировала систему под особенности агентства, настроила проекты, шаблоны задач, HR-воронку и интеграции.

Первый и самый важный этап — перенос проектной деятельности из Telegram в систему. В Аспро.Cloud настроили карточки проектов, где теперь хранится вся информация: требования, бюджет, задачи, сроки и ответственные.

Что сделали:

• Создали карточки проектов с историей взаимодействия.

• Разработали шаблоны проектов под разные направления (SMM, контент, таргет).

• Настроили регулярные задачи для еженедельной отчетности.

Результат этапа:

Менеджеру достаточно выбрать шаблон — система автоматически добавляет задачи и настройки. Сотрудники сразу начинают работу, не тратя время на планирование. Руководители видят, где могут возникнуть проблемы, и решают их заранее.

Раньше процесс подбора сотрудников требовал использования множества сервисов: сбор откликов вручную, переписка в личных аккаунтах, потеря данных. Команда поставила задачу собрать весь цикл найма внутри одной системы.

Что сделали:

• Настроили HR-воронку в CRM с этапами: «Заявка» → «Скрининг» → «Интервью» → «Оффер».

• Интегрировали Telegram-бота для автоматического сбора откликов.

• Настроили автоматическое создание карточек кандидатов с полным набором данных (контакты, резюме, примеры работ).

Результат этапа:

HR-специалист всегда знает, на каком шаге находится каждый кандидат. Отклики перестали теряться, время обработки заявок сократилось в 2 раза.

Документы, регламенты и инструкции были разбросаны по разным платформам — поиск информации занимал часы. Команда решила централизовать все знания и автоматизировать ввод новичков в должность.

Что сделали:

• Собрали в базе знаний Аспро.Cloud: правила работы, должностные инструкции, шаблоны продаж, справочник по продуктам и тарифам.

• Настроили ролевой доступ: продажи видят чек-листы, руководство — договоры и отчетность.

• Создали персонализированные обучающие курсы для онбординга новых сотрудников.

Результат этапа:

Новички проходят адаптацию внутри платформы. Ни одно задание не остается незавершенным — система контролирует прохождение всех шагов. Сотрудники быстрее встраиваются в команду и сразу работают по единым стандартам.

Заключительный этап внедрения — подключение финансового модуля и инструментов планирования.

Что сделали:

• Настроили автоматическую загрузку данных из банка «Точка». Все поступления и траты моментально попадают в систему.

• Оформление счетов и актов перенесли напрямую в платформу.

• Внедрили общий календарь с привязкой к проектам и участникам.

• Настроили повторяющиеся события и напоминания.

Результат этапа:

Финансисты сверяют данные и готовят отчеты без ручного ввода. Сотрудники перестали пропускать встречи — система отправляет уведомления всем участникам заранее. В календаре видно, кто участвует, по какому проекту встреча и какие вопросы нужно обсудить.

Спустя 1 неделю внедрения и 3 месяца активной работы в Аспро.Cloud агентство получило:

Количественные результаты:

• HR-процессы ускорились в 2 раза — обработка откликов и найм проходят вдвое быстрее.

• Снижение ручных операций — автоматическая загрузка данных из банка и сбор заявок через Telegram-бота исключили ручной ввод.

• Единый центр управления — 100% проектов, задач и внутренних процессов ведутся в одном окне.

Качественные изменения:

• Задачи и дедлайны перестали теряться. Коммуникация внутри команды стала быстрее и прозрачнее.

• Руководители видят полную картину по проектам и загрузке сотрудников.

• Новые специалисты включаются в работу за 1 день благодаря онбордингу в системе.

• Сотрудники тратят меньше времени на рутину и больше — на стратегию и креатив.

Дополнительный эффект:

Агентство использует Аспро.Cloud не только для клиентских проектов, но и для управления собственной SMM-командой (сообщество с охватом 3,5+ млн пользователей и 100+ тыс. подписчиков). Управление контентом и задачами построено по той же логике: прозрачно, с четкими сроками и единой точкой контроля.