Кейс Аспро.Cloud: Как цифровая трансформация помогает юридическим компаниям повысить качество услуг

Рост юридической компании REDROW GROUP выявил критическую проблему в организации работы. Использование разрозненных инструментов (электронная почта, мессенджеры, локальные файлы) для управления задачами, документами и сроками привело к хаосу. Команда из семи специалистов столкнулась с рисками пропуска процессуальных сроков, потерей контроля над статусом задач и отсутствием единого пространства для работы с клиентскими делами. В юридической сфере, где цена любой ошибки крайне высока, такое положение дел создавало угрозу для репутации и качества услуг.

Необходимо было:

• Создать единую, структурированную систему для управления всеми юридическими проектами.

• Внедрить надежный механизм контроля процессуальных сроков, исключающий человеческий фактор.

• Организовать централизованное и безопасное хранение документов по делам.

• Повысить прозрачность работы для клиентов и обеспечить возможность регулярного информирования о ходе дел.

• Заложить технологический фундамент для дальнейшего масштабирования бизнеса без потери управляемости.

Команда REDROW GROUP выбрала для систематизации рабочих процессов платформу Аспро.Cloud. Решение было принято благодаря ее гибкости, возможности адаптации под отраслевую специфику и интуитивно понятному интерфейсу.

Компания REDROW GROUP специализируется на комплексном юридическом сопровождении бизнеса.

Работа над проектом велась в несколько последовательных этапов, нацеленных на постепенную, но полную цифровизацию ключевых рабочих процессов юридической фирмы.

Первым шагом стал анализ текущих болевых точек. Было выявлено, что основная проблема — в отсутствии единой системы координации. Информация была рассредоточена по множеству каналов: задачи в чатах, документы на почте, сроки в личных календарях.

«Мы столкнулись с типичной проблемой растущего бизнеса: информация рассредоточена по разным каналам, сложно отследить выполнение поручений, нет единого пространства для хранения материалов дела», — поделился Роман Захаров, генеральный директор REDROW GROUP.

После изучения рынка для решения этих задач была выбрана платформа Аспро.Cloud. Ключевыми факторами стали возможность настройки рабочих процессов под юридическую специфику и простота самостоятельного внедрения.

На этом этапе была создана структура для визуализации и контроля всех дел компании.

• Были определены и настроены этапы рабочего процесса по каждому типу дел (от «Принято в работу» до «Завершено»).

• Внедрена канбан-доска, которая стала основным инструментом для команды. Она позволяет каждому сотруднику видеть актуальный статус всех проектов, свои задачи и дедлайны.

• Для каждого дела создавались карточки, в которых фиксировались все поручения, комментарии и ответственные.

«Возможность в любой момент зайти в карточку дела и увидеть полную историю работы — от сроков выполнения до ответственных исполнителей — стала настоящим прорывом. Мы перестали упускать задачи», — отмечает руководитель.

Самый критичный для юристов процесс — контроль процессуальных сроков — был полностью автоматизирован.

• Все ключевые даты (судебные заседания, сроки подачи документов, встречи с клиентами) стали вноситься в единый календарь Аспро.Cloud.

• Были настроены автоматические напоминания для ответственных специалистов.

• Руководство получило инструмент для общего контроля загрузки команды и соблюдением всех дедлайнов.

Для исключения потерь документов и ускорения доступа к информации был структурирован архив.

• Модуль «Файлы» в Аспро.Cloud стал единым хранилищем для всех материалов по делам.

• Документы были систематизированы по папкам, соответствующим делам и типам материалов.

• Настроены уровни доступа для обеспечения конфиденциальности чувствительной информации клиентов.

Спустя год после внедрения Аспро.Cloud компания REDROW GROUP получила измеримые результаты, которые напрямую повлияли на качество услуг и удовлетворенность клиентов.

1. Контроль сроков на 100%: За весь период использования системы не было зафиксировано ни одного случая пропуска судебного заседания или нарушения процессуального срока. Это фундаментально повысило надежность услуг.

2. Повышение качества клиентского сервиса: Благодаря прозрачности процессов у юристов появилась возможность уделять каждому клиенту больше внимания и регулярно информировать его о ходе дела.

«Клиенты видят, что им уделяют внимание. А внимание и забота — это самое главное, что нужно в этой сфере. Услуга становится более качественной», — объясняет Роман Захаров.

3. Рост операционной эффективности: Время на поиск документов и координацию между сотрудниками сократилось. Высвободившиеся ресурсы были перенаправлены на содержательную юридическую работу и коммуникацию с клиентами.

4. Создание платформы для роста: Компания внедрила систему «на вырост». Текущие потребности закрыты базовым функционалом, но по мере масштабирования бизнеса можно активировать дополнительные модули Аспро.Cloud (например, для работы со счетами или углубленной автоматизации) без смены платформы.

Этот кейс наглядно показывает, что цифровизация в юридическом бизнесе — это не про сложные технологии, а про создание четкой и прозрачной системы работы. Инвестиции в такую систему напрямую влияют на ключевые для юристов показатели: надежность, доверие клиентов и способность бизнеса расти без потери качества.