Кейс Аспро.Cloud: как DEEPSOUND настроила управление проектами по аренде оборудования

Компания DEEPSOUND, много лет успешно работавшая на рынке технического обеспечения мероприятий, столкнулась с необходимостью кардинальной перестройки своей операционной модели. Изменения на рынке привели к упразднению классического отдела продаж — остался только проектный отдел. Клиенты обращались сами, когда им требовалась аренда оборудования, что делало традиционную воронку продаж неэффективной.

Основные вызовы:

• Несоответствие процессов: Существующая система управления (работа со сделками в CRM) не отражала реальную проектную специфику бизнеса, где каждый заказ — это комплекс работ от согласования до подписания актов.

• Дублирование и ручной труд: Чтобы сформировать коммерческое предложение (КП), сотрудникам приходилось создавать сделку в одной системе, а затем всю дальнейшую работу вести в другом месте, тратя время на перенос данных.

• Отсутствие единого стандарта: Не было унифицированного подхода к управлению разными типами заказов (мероприятия «под ключ» и простая аренда).

• Непрозрачность финансов: Сложно было контролировать бюджет и рентабельность каждого отдельного проекта в реальном времени.

• Сложности удаленного контроля: Руководству, находящемуся в другом городе, было трудно контролировать рабочие процессы и качество коммуникаций с клиентами.

Цель: Перестроить управление бизнесом с классических продаж на проектный подход, автоматизировав и объединив все этапы работы с заказом в единой системе для повышения прозрачности, скорости и контроля.

Специалисты Аспро.Cloud провели комплексный аудит бизнес-процессов и предложили отказаться от неподходящей модели работы со сделками. Вместо этого был реализован переход на полноценное проектное управление в Аспро.Cloud. Работа велась по нескольким ключевым направлениям: перепроектирование основного рабочего процесса, глубокая настройка шаблонов проектов под специфику компании, автоматизация финансового учета и документооборота, а также интеграция инструментов для коммуникации и планирования.

Первым шагом стал детальный анализ того, как компания работает с заказами. Мы выяснили, что цикл от звонка клиента до закрытия проекта идеально ложится на логику проектного управления, а не на воронку продаж. Было принято ключевое решение: полностью перенести все взаимодействие с клиентом в модуль «Проекты». Для этого мы оперативно доработали функционал, позволив привязывать коммерческие предложения и счета напрямую к проектам, и отказались от использования неподходящего модуля.

Чтобы стандартизировать работу, мы создали единый шаблон проекта, который подошел для двух основных сценариев компании:

• Мероприятие «под ключ» с монтажом.

• Простая аренда оборудования.

Мы оптимизировали структуру, заменив множество мелких задач на укрупненные этапы с подробными встроенными чек-листами и шаблонами отчетов. Это упростило контроль, сохранив внимание к деталям. Теперь при входящем звонке руководитель в несколько кликов создает проект по шаблону, система автоматически формирует задачи и назначает ответственных, а КП и счет генерируются и отправляются клиенту прямо из карточки проекта.

Мы провели консультации с бухгалтером и руководителями проектов, чтобы выстроить понятный и прозрачный финансовый контур. Было настроено разделение всех доходов и расходов по статьям внутри каждого проекта. Бухгалтер вносит операции в систему, и они сразу отражаются в соответствующем проекте для план-фактного анализа. Менеджеры устанавливают плановые даты и суммы платежей, а система автоматически подсвечивает отклонения фактических данных от плана, давая руководству реальную картину финансового здоровья каждого заказа.

• Учет договоров: Через гибкий инструмент «Пользовательские списки» мы создали структуру для учета договоров, которые теперь можно привязать одновременно к клиенту и проекту. Все соглашения с клиентом видны в его карточке.

• Интеграция телефонии: Настроили интеграцию с телефонией, чтобы все звонки автоматически записывались и прикреплялись к карточкам клиентов и проектов. Это дало возможность удаленного контроля качества обслуживания для руководства.

• Календарное планирование: Внедрили использование общего календаря для отметки дат мероприятий и бронирования оборудования, что исключило конфликты и простои техники.

Провели цикл онлайн-консультаций в процессе настройки и итоговую очную встречу, где на реальных примерах показали сотрудникам весь новый цикл работы — от создания проекта до финансового закрытия.

Спустя несколько месяцев после внедрения DEEPSOUND получила не просто новую программу, а целостную и прозрачную систему управления бизнесом.

1. Скорость и стандарт запуска проектов выросли в разы. Время от запроса клиента до отправки КП и формирования задач сократилось с часов до минут благодаря готовым шаблонам. Все проекты теперь ведутся по единому, качественному стандарту.

2. Финансовая прозрачность и контроль стали реальностью. Руководство в любой момент видит бюджет, фактические расходы и доходы, а также отклонения от плана по каждому проекту, что позволяет оперативно принимать управленческие решения и повышать рентабельность.

3. Исчезли операционные накладки. Устранено дублирование работы между системами. Автоматизированное календарное планирование исключило конфликты в расписании оборудования, повысив эффективность использования ресурсов.

4. Обеспечен эффективный удаленный контроль. Интеграция с телефонией и централизация всех данных в одной системе позволили руководителю из любого города контролировать ключевые процессы и качество работы команды.

Этот кейс наглядно показывает, что правильная цифровизация — это не просто перенос старых процессов в компьютер, а их переосмысление и адаптация мощного инструмента под реальные нужды бизнеса. В случае DEEPSOUND переход от неподходящей CRM-логики к проектному управлению в Аспро.Cloud стал основой для новой, более эффективной операционной модели.