Кейс Аспро.Cloud: как digital-агентство увеличило контроль над проектами

Агентство «Соломка» специализируется на комплексном маркетинговом продвижении среднего и крупного бизнеса. Разнообразие клиентов требует гибкого подхода к управлению проектами и продажами.

До внедрения комплексного решения команда использовала другой сервис для управления задачами. Инструмент справлялся с планированием работы, но не мог решить задачи по ведению клиентской базы и контролю продаж. Это приводило к проблемам:

• Потеря потенциальных клиентов и контактов.

• Отсутствие системного контроля над сделками и этапами переговоров.

• Забытые менеджерами звонки и встречи.

• Невозможность для руководства отследить эффективность работы отдела продаж.

• Информационные разрывы между проектными и продажными процессами.

Главной задачей стало найти единую платформу, которая объединит управление проектами и CRM, сохранив при этом операционную эффективность команды.

Команда провела анализ рынка и выбрала для внедрения систему Аспро.Cloud. Решение привлекло возможностью гибкой кастомизации и сочетанием CRM-функций с инструментами управления проектами в рамках единого интерфейса.

Была выбрана стратегия поэтапного внедрения, чтобы минимизировать риски для действующего бизнеса и обеспечить плавный переход без остановки работы.

Руководитель агентства самостоятельно провел первичную настройку системы за 5 рабочих дней. На первом этапе платформу протестировал управляющий состав: изучили основные возможности, настроили базовые процессы и структуру проектов. Это позволило оценить удобство системы и подготовить ее для всей команды.

Первым практическим шагом стал перенос всех активных клиентских проектов из предыдущего инструмента. Миграция проходила постепенно, чтобы не остановить работу над текущими заказами:

• Сначала перенесли несколько пилотных проектов.

• После успешного тестирования процессов перенесли все остальные задачи.

• Использовали готовые шаблоны рабочих процессов (Kanban) для быстрой организации работы.

В результате в Аспро.Cloud было размещено более 40 активных проектов.

Параллельно с миграцией проектов была настроена полноценная CRM-система с нуля. Были реализованы ключевые функции:

• Детализированная воронка продаж для отслеживания статуса каждой сделки в реальном времени.

• Пользовательские поля в карточках клиентов для сохранения специфической информации.

• Система напоминаний с автоматическими уведомлениями менеджеров, исключающая пропуск важных действий.

• Учет источников сделок для анализа эффективности маркетинговых каналов.

Особое внимание уделили автоматизации рутинных операций. Например, настроили правило: при переводе сделки в статус «Успешно закрыта» система автоматически создает проект для ее выполнения.

После настройки основных модулей к работе в системе подключили всех сотрудников. Дополнительно внедрили инструменты для централизованной коммуникации:

• Общий чат для команды.

• Комментарии к задачам и сделкам.

• Совместный календарь для планирования встреч и созвонов.

После полного внедрения Аспро.Cloud агентство получило значимые улучшения в работе:

• Повышение дисциплины и контроль сроков. Благодаря единой системе удалось исключить ситуации с забытыми задачами. Руководство отмечает, что команда теперь практически всегда укладывается в установленные дедлайны.

• Улучшение коммуникации внутри команды. Централизованные инструменты общения упростили взаимодействие между отделами, исчезли информационные пробелы между менеджерами по продажам и проектной командой.

• Полный контроль над воронкой продаж. Менеджеры перестали терять потенциальных клиентов, а руководство получило прозрачную и понятную картину работы отдела продаж.

• Структурированность рабочих процессов. Более 40 проектов ведутся в едином пространстве, что обеспечивает порядок и исключает потерю данных.

• Команда продолжает осваивать дополнительные возможности системы, такие как модуль финансового учета для дальнейшей автоматизации документооборота.

Этот кейс наглядно показывает, что переход на единую платформу управления — это не просто смена инструмента, а системное улучшение бизнес-процессов. Он позволяет устранить хаос, повысить ответственность сотрудников и заложить фундамент для масштабирования бизнеса.