Кейс Аспро.Cloud: как IT-студия Positron в 2 раза повысила эффективность управления проектами

IT-студия Positron, разрабатывающая веб-сервисы и занимающаяся продвижением для среднего и крупного бизнеса, столкнулась с классическими проблемами роста. Компания, начавшая с фриланса, за несколько лет выросла до команды из 20 человек. С увеличением числа проектов и сотрудников прежние методы управления перестали работать.

Основные вызовы, которые нужно было решить:

• Неэффективное планирование загрузки команды. Руководство не могло быстро понять, кто из сотрудников чем занят и как распределить новые задачи.

• Ручной контроль сроков и бюджетов проектов. Ведение учета в таблицах и чатах приводило к ошибкам, срыву дедлайнов и сложностям в оценке рентабельности.

• Отсутствие единого пространства для коммуникации и задач. Информация по проектам терялась между почтой, мессенджерами и личными переговорами.

• Большие временные затраты на рутинные операции. Менеджеры и руководители тратили непропорционально много времени на администрирование, а не на стратегию и развитие.

Студия пробовала разные подходы к организации процессов, но ни один из них не давал нужного баланса между функциональностью и простотой использования для творческой IT-команды.

Было принято решение внедрить специализированную платформу для управления проектами и клиентскими отношениями, которая была бы адаптирована под специфику IT-бизнеса. После анализа нескольких вариантов выбор пал на Аспро.Cloud.

Решение было комплексным и затронуло ключевые процессы:

• Внедрение единой воронки продаж для структурирования работы с потенциальными клиентами.

• Централизация управления проектами — от постановки задач до сдачи работы.

• Внедрение учета времени для точного расчета трудозатрат и прозрачной отчетности перед клиентами.

• Стандартизация процессов через создание шаблонов для типовых проектов.

Специалисты вместе с руководством Positron детально разобрали все бизнес-процессы: от первого контакта с клиентом до поддержки сданного проекта. Были выявлены ключевые точки, где происходили наибольшие потери времени и информации. На основе этого анализа составили план настройки Аспро.Cloud.

За неделю были настроены основные модули системы под нужды студии:

• Создана и настроена воронка продаж с этапами, соответствующими циклу сделки в IT-сфере.

• Перенесены данные по активным проектам и клиентам.

• Настроены роли и права доступа для сотрудников разных отделов: менеджеров, разработчиков, дизайнеров.

Был выстроен единый цикл работы над проектом внутри Аспро.Cloud:

• После заключения договора менеджер создает карточку проекта.

• Руководитель проекта или тимлид декомпозирует проект на конкретные задачи в системе.

• Задачи распределяются по исполнителям через канбан-доску.

• Все обсуждения, файлы и правки ведутся прямо в карточках задач.

• Время по задачам фиксируется в системе для последующего анализа и отчетности.

Руководство лично провело обучение для всех сотрудников, объяснив новые правила работы. Акцент был сделан на том, как система экономит время каждого специалиста, а не добавляет ему отчетности. Первые проекты велись под усиленным контролем для быстрого решения возникающих вопросов.

После накопления опыта работы в системе для повторяющихся типов проектов (например, «Лендинг», «Корпоративный сайт», «Интернет-магазин») были созданы шаблоны. Шаблон включает в себя готовый набор этапов и типовых задач, что позволяет запускать новые проекты в несколько кликов, экономя часы на планировании.

Спустя несколько месяцев после внедрения студия Positron получила измеримые и качественные результаты.

Операционные результаты:

• В 2 раза выросла эффективность управления. Руководство и менеджеры тратят значительно меньше времени на координацию и администрирование, так как вся информация доступна в системе.

• Прозрачность загрузки команды. Стало понятно, кто и над чем работает, что позволяет равномерно распределять задачи и избегать «бутылочных горлышек».

• Контроль сроков и бюджетов. Фиксация времени по задачам дала точные данные для оценки трудозатрат и расчета рентабельности каждого проекта.

Бизнес-результаты:

• В период активного использования системы штат компании удвоился. Аспро.Cloud стал тем инструментом, который позволил масштабировать процессы и безболезненно интегрировать новых сотрудников.

• Повысилось качество коммуникации с клиентами. Готовые отчеты на основе данных из системы, отправляемые заказчикам, повысили прозрачность и доверие.

• Снизились операционные риски. Централизация информации исключило ее потерю и искажение при передаче.

Михаил Грохотов, основатель студии Positron: «Для нас было критически важно найти систему, которая не будет усложнять жизнь разработчикам, но при этом даст руководству все необходимые инструменты для контроля. Аспро.Cloud стал именно таким решением — простым в использовании, но мощным по функциональности. Это один из ключевых факторов, который позволил нам уверенно расти даже в непростой период».

Этот кейс наглядно показывает, что для IT-компаний правильная цифровизация процессов — не просто удобство, а стратегическая необходимость для роста. Инвестиция в специализированную систему управления проектами окупается за счет повышения эффективности каждого члена команды и создания устойчивой основы для масштабирования бизнеса.