Кейс Аспро.Cloud: как RANX сократила время работы с финансами в 4 раза

Компания RANX, создающая сайты и системы для онлайн-бизнеса, столкнулась с проблемой фрагментации управленческих процессов. Используя Аспро.Cloud для управления проектами и документооборота, руководство не имело оперативного доступа к детальной финансовой аналитике. Ключевые показатели рентабельности были доступны только бухгалтеру и формировались раз в квартал, что не позволяло быстро реагировать на изменения и управлять денежными потоками.

Конкретные проблемы, которые нужно было решить:

• Отсутствие оперативной финансовой прозрачности: Руководство не могло в реальном времени контролировать доходы, расходы и рентабельность проектов.

• Ручной и трудоемкий процесс учета: Операции по обработке платежей, привязке их к счетам и распределению по статьям доходов выполнялись вручную.

• Работа в разрозненных системах: Документооборот (счета, акты) велся в Аспро.Cloud, а финансовый учет — в отдельном специализированном сервисе, данные между которыми не синхронизировались.

• Потеря времени и ошибки: На обработку одного платежа уходило до 20 минут, а ручной перенос данных между системами приводил к ошибкам в отчетности.

Команда RANX приняла решение отказаться от связки разрозненных сервисов и консолидировать все финансовые процессы и документооборот в единой платформе Аспро.Cloud. Ключевым фактором стало развитие функционала платформы и появление в ней полноценных инструментов для управленческого финансового учета.

Работа велась по двум основным направлениям:

• Техническая миграция и настройка: Перенос финансового учета в Аспро.Cloud и настройка автоматических связей между модулями.

• Оптимизация бизнес-процессов: Перестройка ежедневных операций сотрудников с учетом новых возможностей единой системы.

Прежде чем вернуться в Аспро.Cloud, команда оценила новый функционал платформы. Было важно убедиться, что система покрывает ключевые потребности в финансовой аналитике, которые ранее решались сторонним сервисом.

Что было сделано:

• Изучены обновленные возможности модуля финансов в Аспро.Cloud.

• Проанализированы исторические данные и шаблоны документов, которые уже были созданы в системе.

• Спланирована процедура миграции данных с минимальными disruptions для текущей работы.

Этот этап был ключевым для устранения ручного труда. Главной задачей стала настройка автоматической связки между выставленными счетами и поступающими платежами.

Что было сделано:

• Перенос учета: Финансовые данные и структура статей доходов/расходов были перенесены в Аспро.Cloud.

• Настройка автоматизации: Настроены правила для автоматического отнесения входящих платежей к конкретным счетам и проектам.

• Структурирование отчетности: Финансовые операции разнесены по видам деятельности (операционная, инвестиционная, финансовая) для точной аналитики прибыльности.

Чтобы изменения прижились, необходимо было не только внедрить технологию, но и изменить привычки команды.

Что было сделано:

• Сотрудники обучены новому, упрощенному процессу работы: создание счета → автоматическое отражение в финансовом модуле → автоматическая обработка оплаты.

• Руководство получило доступ к дашбордам и отчетам для контроля показателей в реальном времени.

• Была отлажена система напоминаний клиентам об оплате.

Спустя месяц после полного перехода на работу в единой системе Аспро.Cloud компания RANX получила измеримые результаты.

1. Скорость работы выросла в 4 раза. Время на обработку одного платежа (поиск счета, привязка к статье доходов) сократилось с 15-20 минут до 3-5 минут. Экономия составила 6-8 часов рабочего времени руководителя в месяц.

2. Исчезли ошибки учета. Автоматическая связка платежей со счетами полностью исключила человеческий фактор и ошибки ручного распределения доходов.

3. Достигнута финансовая прозрачность. Руководство получило возможность в любой момент видеть актуальное финансовое состояние, движение денежных средств и рентабельность проектов без ожидания квартальных отчетов.

4. Упрощена работа команды. Менеджерам больше не требуется переключаться между разными системами и вручную переносить данные. Весь цикл работы с клиентом — от счета до учета оплаты — происходит в едином интерфейсе Аспро.Cloud.

Вывод руководителя RANX, Константина Султанова:

«Сейчас мы работаем в двух системах параллельно, одна из которых — Аспро.Cloud, что все еще неидеально. Но хотя бы с финансами и счетами работаем в одном сервисе. Могу дать совет: если вы только выбираете CRM-систему, позаботьтесь, чтобы она покрывала все потребности. Потому что переезжать в другую всегда очень сложно. Присмотритесь к Аспро.Cloud: в системе есть финансы, счета и акты, проекты можно вести, и, само собой, CRM».