Кейс Аспро.Cloud: как строительная компания Start Office упростила управление проектами и финансами

Компания Start Office, специализирующаяся на создании офисных пространств под ключ, столкнулась с проблемами роста. Работая на рынке 8 лет и имея в портфолио более 50 проектов, компания управляла множеством процессов:

• Координация работы нескольких отделов: дизайнеров, инженеров, строителей, снабжения и продаж.

• Контроль длинных сделок, где решение клиента может приниматься несколько месяцев.

• Финансовый учет и планирование по каждому проекту.

• Риск потери информации при передаче между командами.

Используемый ранее инструмент для управления проектами не имел встроенных возможностей для финансовой аналитики и контроля платежей. Это не позволяло видеть полную картину по рентабельности проектов и эффективно планировать денежные потоки.

Руководство поставило задачу: найти платформу, которая объединит управление проектами, клиентскими заявками и финансами в едином пространстве, чтобы повысить прозрачность, контроль и масштабировать бизнес.

Выбор пал на комплексное решение Аспро.Cloud и Аспро.Финансы. Чтобы система точно соответствовала специфике строительного бизнеса, Start Office обратилась к специалистам для профессионального внедрения.

Совместный аудит выявил основные направления для работы:

• Настройка структурированной воронки продаж для контроля длинных сделок.

• Централизация всех данных по проекту (задачи, документы, коммуникация) в одном месте.

• Создание шаблонов для стандартизации повторяющихся процессов.

• Внедрение инструментов финансового планирования и план-фактного анализа.

Работа велась поэтапно, с вовлечением всех отделов компании и постоянной поддержкой на время адаптации.

Первый месяц был посвящен глубокому анализу бизнес-процессов компании. Специалисты вместе с руководством Start Office детально разобрали путь клиента от заявки до сдачи объекта и выявили ключевые точки, где происходили потери информации или времени. Были четко сформулированы 4 цели внедрения, которые легли в основу плана работ.

Была построена и автоматизирована воронка обработки заявок в Аспро.Cloud. Для длинных строительных сделок созданы этапы: "Первичный запрос", "Подготовка КП", "Согласование договора", "Проект в работе". Канбан-доска позволила менеджерам визуально контролировать, на каком этапе находится каждый клиент, и не упускать из виду перспективные заказы. Также была загружена и структурирована база контрагентов (клиенты и поставщики).

Все данные по каждому проекту были сконцентрированы в единой карточке. В нее теперь вносятся:

• Все задачи с исполнителями и сроками.

• Вся переписка с клиентом.

• Чертежи, сметы и техническая документация.

• Финансовые документы (счета, акты).

Это исключило потерю информации и необходимость искать данные в разных источниках.

Разработан универсальный шаблон проекта, который охватывает все стандартные этапы работы компании: от подготовительных работ и дизайна до строительства и комплектации. Создание нового проекта теперь занимает минуты, а общая доска с проектами дает руководству наглядную картину загрузки и прогресса по всем объектам.

С помощью Аспро.Финансы был настроен детальный финансовый учет по проектам. Система позволяет:

• Вести план-фактный анализ доходов и расходов.

• Контролировать график платежей от клиентов и автоматически напоминать о предстоящих оплатах.

• В режиме реального времени оценивать рентабельность каждого проекта.

• Формировать профессиональные счета в корпоративном стиле.

Проведено обучение для всех сотрудников — от руководителей до специалистов на объектах. В течение двух месяцев команда получала приоритетную поддержку в отдельном чате, что помогло быстро решать возникающие вопросы и привыкнуть к работе в новой системе.

Спустя несколько месяцев после внедрения компания Start Office получила измеримые результаты:

• Полная прозрачность процессов. Руководство видит статус каждого проекта, загрузку команд и финансовое состояние в режиме реального времени.

• Контроль денежных потоков. Исключены кассовые разрывы благодаря четкому планированию поступлений и контролю дебиторской задолженности. Система напоминает о предстоящих платежах.

• Повышение эффективности продаж. Менеджеры не теряют долгосрочные лиды, так как воронка наглядно показывает клиентов, требующих внимания.

• Способность масштабироваться. Благодаря стандартизации и централизации информации компания может вести больше проектов одновременно без потери контроля и качества.

• Сокращение операционных рисков. Вся коммуникация и документы хранятся в одном месте, что исключает их потерю и упрощает взаимодействие между отделами.

Галина Голотина, генеральный директор Start Office: «Мы получили именно то, что искали — единую систему для управления проектами и финансами. Теперь мы видим полную картину по каждому объекту: что сделано, какие задачи в работе, каков финансовый результат. Это дает уверенность для принятия решений и роста бизнеса».

Этот кейс показывает, как правильная цифровизация процессов помогает решить ключевые операционные проблемы в проектном бизнесе. Объединение управления задачами, клиентами и финансами на одной платформе создает основу для контролируемого роста и повышения прибыльности.